CONCEPTO ⏱ 4 min 📦 Compras, gastos e inventarios. Nómina y finiquitos

Qué es

Toda empresa que paga sueldos tiene que reconocer dos cosas en su contabilidad: el gasto del periodo y el pasivo con el que va a pagar. El registro de nómina y finiquitos es la transacción que hace exactamente eso, en un solo documento.

Capturas los importes por concepto en dos tablas — Percepciones y Deducciones — y Crol genera la póliza: carga cada percepción a su cuenta del clasificador de costo y gasto, abona cada deducción a su cuenta por pagar y abona la diferencia a SUELDOS POR PAGAR. Ese saldo es lo que queda pendiente de pagarle al personal. Si es la primera vez que lo capturas, el tutorial de la nómina quincenal te lleva paso a paso por un periodo completo.

El nombre incluye finiquitos porque el mismo documento sirve para el pago de una separación: los conceptos de finiquito y de liquidación — indemnización por separación, prima de antigüedad, gratificaciones por retiro, vacaciones pendientes — viven en el mismo catálogo de percepciones.

Cuándo usarlo

• Tu empresa no usa Crol Nómina y necesitas que la nómina quede en la contabilidad, en la balanza y en los estados financieros.
• Calculas la nómina en otro sistema, en Excel o con tu despacho, y en Crol solo quieres registrar el resultado.
• Vas a pagar un finiquito o una liquidación y necesitas el pasivo reconocido antes de girar el pago.
• Necesitas que el gasto de personal caiga en un clasificador de costo específico: gasto de administración, gasto de venta o mano de obra de producción.

Cuándo NO usarlo

• Si tu empresa usa Crol Nómina. Al archivar el periodo, Crol Nómina crea este registro por su cuenta: capturarlo a mano te deja el gasto y el pasivo duplicados.
• Si lo que necesitas es calcular la nómina. Aquí no hay tablas de ISR, ni subsidio al empleo, ni salario base de cotización: los importes se capturan ya calculados.
• Si lo que necesitas es timbrar el CFDI de nómina. El recibo de nómina se timbra en Crol Nómina; en esta transacción los folios fiscales solo se relacionan.
• Si vas a provisionar aguinaldo, PTU o vacaciones. Lo correcto es usar las transacciones específicas: Registro de aguinaldo, Registro de PTU y Registro de vacaciones. Hay empresas que los incluyen en la nómina ordinaria del periodo; en ese caso sí se registran aquí, con una consecuencia que conviene tener clara: esos pasivos no quedan presentados por separado, se acumulan en SUELDOS POR PAGAR.
• Si el pago es a un asimilado a salarios. Eso va en Asimilados a salarios.

Qué hace y qué no hace

La confusión más frecuente es esperar que esta transacción calcule. No lo hace, y saberlo de entrada ahorra tiempo:

Estados del documento

El documento recorre tres estados, y los dos primeros ocurren en el mismo momento en que lo guardas:

Cómo se conecta con otros módulos

• Contabilidad: el clasificador de costo y gasto que eliges en el encabezado decide a qué cuenta se cargan las percepciones. Es lo que hace que la misma nómina caiga en gasto de administración o en mano de obra directa de producción. El clasificador es uno por documento: si el gasto de un mismo periodo se reparte entre dos o más clasificadores, hay que capturar un registro por cada uno.
• Pólizas: al guardar, Crol genera una póliza de tipo DIARIO con la fecha del documento, no la del día en que lo capturaste.
• Bancos y tesorería: el neto a pagar se liquida con un egreso, que puedes generar desde el propio registro. Mientras no se pague, el documento conserva su saldo y aparece como pendiente.
• Anticipos: si un trabajador ya recibió un anticipo de sueldo, se descuenta desde el propio registro y no se captura como una deducción más.
• Facturación electrónica: los recibos del periodo se suben en Archivos digitales — PDF y XML — y Crol lee los XML para relacionar los folios fiscales con el registro, de modo que las sumas cuadren.