Registrar el aguinaldo y su provision en Crol ERP

Registrar aguinaldos

TUTORIAL ⏱ 8 min 📦 Compras, gastos e inventarios. Nómina y finiquitos

Al terminar este tutorial habrás registrado la provisión del aguinaldo del ejercicio y Crol habrá generado su póliza, con el pasivo en su propia cuenta de AGUINALDO POR PAGAR. Esta transacción no calcula el aguinaldo: registra el que ya calculaste. Para el detalle de cada campo usa la referencia de campos.

Antes de empezar

  • Ten el aguinaldo ya calculado, y también el ISR que le retienes. Aquí no hay tablas de ISR ni de subsidio al empleo.
  • Decide el clasificador de costo: es lo que define si el gasto cae en administración, en venta o en mano de obra de producción.
  • El clasificador es uno por documento. Si el aguinaldo del periodo se reparte entre dos o más clasificadores, captura un registro por cada uno.
  • Revisa la barra de referencia de abajo: la sucursal que aparezca ahí es la que va a tomar el documento.
  • Si tu empresa usa Crol Nómina, revisa antes si el registro ya se creó solo al archivar el periodo.

Pasos

Entra por el menú Opciones › Todas las opciones y, en la categoría Compras y gastos, busca el grupo Nómina: ahí está Registro de aguinaldo, junto con Registro de nómina y finiquitos, Registro de PTU y Registro de vacaciones. En el menú corto de Opciones › Compras y gastos no aparece. La primera pantalla es la de consulta.

  1. Haz clic en Nuevo.

El botón vive en la barra negra de opciones, arriba de la tabla de documentos:

Pantalla de consulta de Registro de aguinaldo de Crol ERP mostrando el botón Nuevo resaltado sobre la tabla de documentos.

Crol abre el formulario con el folio en blanco y la fecha de hoy. El aguinaldo se paga antes del 20 de diciembre, así que lo primero es poner la fecha con la que quieres reconocer el gasto.

  1. Captura la Fecha del reconocimiento. En el ejemplo, 19/12/2025.
  2. Escribe el Concepto con el ejercicio que estás provisionando. En el ejemplo, AGUINALDO 2025.
  3. Revisa C. Costo y Moneda. El folio lo asigna Crol al guardar y la sucursal la fija la barra de referencia.

Así queda el encabezado con los dos datos capturados:

Encabezado del registro de aguinaldo de Crol ERP con los campos Fecha y Concepto resaltados.

Ahora los importes. Y aquí está la diferencia con el registro de nómina: esta transacción no trae los 57 conceptos del catálogo completo. La pestaña Percepciones llega con dos renglones — AGUINALDO y REDONDEO — porque son los únicos que caben en un documento de aguinaldo.

  1. Captura el importe en el renglón AGUINALDO. En el ejemplo, 42,000.00.

El total se actualiza en el renglón gris de abajo y en el resumen del documento:

Pestaña Percepciones del registro de aguinaldo de Crol ERP con la columna Importe y el renglón de total resaltados.

La pestaña Deducciones trae cuatro conceptos: ISR retenido por salarios, pensión alimenticia, préstamos a empleados por nómina y redondeo.

  1. Cambia a Deducciones y captura el ISR RETENIDO POR SALARIOS del aguinaldo. En el ejemplo, 3,150.00.
Pestaña Deducciones del registro de aguinaldo de Crol ERP con el importe del ISR retenido por salarios resaltado.

Antes de guardar, comprueba el resumen: percepciones menos deducciones es el neto que va a salir del banco. En el ejemplo, 42,000.00 menos 3,150.00 son 38,850.00.

  1. Haz clic en Guardar.
Nota: El importe de un renglón se toma cuando sales del campo. Si capturas el último importe y pulsas Guardar de inmediato, sal primero del campo con el tabulador o haciendo clic fuera.

¿Qué deberías ver al terminar?

  • El aviso El registro ha sido guardado. y el Folio ya asignado.
  • Las dos tablas compactadas: quedan solo los renglones con importe.
  • El Saldo del documento con el neto, porque el aguinaldo todavía no se ha pagado.
  • El aviso Sumas de CFDi no validadas en el encabezado, porque la pestaña Folios fiscales está vacía. No impide guardar ni pagar.
Registro de aguinaldo de Crol ERP recién guardado, con el aviso de guardado y el folio asignado resaltados.

La póliza tarda unos segundos. Cuando está lista, la pestaña Póliza contable muestra el asiento completo, y es ahí donde se ve por qué conviene usar esta transacción y no la nómina ordinaria:

Póliza contable del registro de aguinaldo de Crol ERP con el abono a la cuenta de aguinaldo por pagar resaltado.
RenglónCuentaImporte
Cargo2.2.2.3.1.9 AGUINALDO42,000.00
Abono1.2.1.11.3.1.1.1 ISR RETENIDO POR SALARIOS3,150.00
Abono1.2.1.3.4.1.3 AGUINALDO POR PAGAR38,850.00

El neto no cae en SUELDOS POR PAGAR: cae en su propia cuenta de AGUINALDO POR PAGAR. Esa es la razón de fondo para registrar el aguinaldo aquí. Solo los cargos llevan el clasificador de costo; los abonos van sin él.

Importante: Hay empresas que incluyen el aguinaldo dentro de la nómina ordinaria del periodo. Se puede, y en ese caso se captura en el registro de nómina y finiquitos, pero con una consecuencia que conviene tener clara: el pasivo se acumula en SUELDOS POR PAGAR y deja de presentarse por separado en los estados financieros.

Si algo salió diferente

La pestaña Póliza contable dice que está en proceso de generación

Causa: la póliza no se arma en el mismo instante en que guardas.

Solución: espera unos segundos y vuelve a cargar la transacción. Cambiar de pestaña no basta: hay que recargar el documento. No vuelvas a guardar.

Pestaña Póliza contable del registro de aguinaldo de Crol ERP mostrando el aviso de póliza en proceso de generación, resaltado.

En percepciones solo aparecen dos conceptos

Causa: no es un error. El catálogo está filtrado por transacción: el registro de aguinaldo ofrece AGUINALDO y REDONDEO, y nada más.

Solución: si el importe que necesitas registrar no es aguinaldo, no va en esta transacción. Revisa si te toca el registro de vacaciones, el registro de PTU o el registro de nómina y finiquitos.

El documento no aparece en la pantalla de consulta

Causa: la pantalla de consulta no se refresca sola.

Solución: pulsa el botón de refrescar de la tabla de documentos. Si aun así no aparece, revisa que la sucursal activa en la barra de referencia sea la misma con la que se capturó.

El resto de los avisos y validaciones de esta familia de transacciones está en la guía de problemas al registrar la nómina.

Hazlo simple.