Descontar un anticipo de sueldo en la nómina
CÓMO SE HACE ⏱ 4 min 📦 Compras, gastos e inventarios. Nómina y finiquitos
Pre-requisitos
- El registro de nómina ya guardado, con sus percepciones y deducciones capturadas. Si es el primero, el tutorial de la nómina quincenal tiene el recorrido completo.
- El anticipo de sueldo ya registrado y con saldo. Esta opción no crea el anticipo: lo aplica.
- El egreso del anticipo con fecha anterior que el registro de nómina.
- El documento sin pagar: si ya está saldado no queda neto del que descontar. El pago se registra desde el propio registro o con un egreso.
Dónde nace el anticipo
El anticipo no se captura en nómina: se captura en el banco. Es un egreso con el que le pagas al trabajador antes de que cierre el periodo, y lo que lo convierte en anticipo recuperable es el concepto de la partida: tiene que ser ANTICIPO DE SALARIOS, que es un concepto de cuentas por cobrar. Con ese concepto el egreso conserva saldo después de guardarse, y ese saldo es exactamente lo que aparece en el desplegable de esta ventana. Con cualquier otro concepto — de costos y gastos, de pasivo, de capital — el egreso se salda solo al guardarse y no queda nada que asignar.
Así se ve el egreso ya guardado. Lo que hay que comprobar son dos datos: el concepto de la partida y que el Saldo no esté en cero. Ese saldo es el anticipo pendiente de recuperar.
Hay un requisito más, y es de fechas: el egreso tiene que tener fecha anterior a la del registro de nómina. Tiene sentido, porque un anticipo se entrega antes de que cierre el periodo. Si el egreso tiene fecha posterior, Crol no lo acepta aunque aparezca en el desplegable.
Pasos
El descuento no vive en la tabla de deducciones: es una acción del documento. Se llega por la barra de opciones, con el registro de nómina abierto.
- Abre el registro de nómina desde la pantalla de consulta.
- En la barra de opciones, haz clic en Acciones.
El menú se abre con ocho opciones; sobre un documento guardado y sin pagar solo tres están habilitadas:
- Elige Asignar anticipo de salarios. Crol abre una ventana con dos campos.
El desplegable Documento no es una lista de nombres: se abre como una reja con tres columnas — Documento, Total y Saldo — y lista los egresos de anticipo que todavía tienen saldo, con su fecha y su folio.
Al elegir el renglón, Crol copia el documento al campo. En Importe puedes aplicar el anticipo completo o solo una parte, si lo vas a recuperar en varias nóminas: el campo no acepta más que el saldo del egreso.
- Selecciona el anticipo en Documento.
- Captura en Importe lo que vas a recuperar en esta nómina.
- Haz clic en Aceptar.
Crol responde La acción ha sido ejecutada y cierra la ventana.
Resultado esperado
En la nómina lo que cambia es el saldo. En el ejemplo, un registro de 58,600.00 de percepciones y 10,950.00 de deducciones tenía 47,650.00 de neto y 47,650.00 de saldo; después de asignar un anticipo de 5,000.00 el neto sigue en 47,650.00 y el saldo baja a 42,650.00. La póliza del registro de nómina no se toca: mismos doce renglones y las mismas sumas iguales de 58,600.00.
- El Saldo del documento baja por el importe aplicado: es lo que realmente va a salir del banco.
- El Neto a pagar no cambia, porque el anticipo no es una deducción.
- La Póliza contable del registro de nómina no cambia.
- El movimiento queda en la Bitácora como Documento asignado, con el folio del egreso en las notas.
- El egreso del anticipo queda saldado y desaparece del desplegable.
Si vuelves a abrir la ventana, el egreso que asignaste ya no está en la lista: se quedó en cero y solo se ven los anticipos que todavía tienen saldo.
Dónde queda la contabilidad
La asignación sí genera contabilidad, pero no aquí: la póliza se hace en el egreso. Si buscas el asiento del anticipo en la póliza de la nómina no lo vas a encontrar, y no es un defecto. Abre el egreso y ve a su pestaña Póliza contable: ahí están las dos pólizas.
La primera es la del pago, con la fecha del egreso. Carga la cuenta por cobrar del trabajador y abona el banco: por eso el egreso nació con saldo. La cuenta de ANTICIPO DE SALARIOS tiene subcuenta por persona, así que el anticipo queda identificado a nombre de quién lo recibió.
La segunda la crea la asignación, y llega con la fecha del registro de nómina, no con la del egreso. Carga SUELDOS POR PAGAR y abona la misma cuenta por cobrar: cancela el anticipo contra lo que la empresa le debía al trabajador. Su comentario lo dice, Egreso — Documento asignado 000003.
El cruce entre los dos documentos se ve también en la pestaña Asignaciones del egreso, con el folio del registro de nómina, su total, su saldo y el importe aplicado.
Errores frecuentes
Crol avisa que el egreso no debe tener partidas o debe ser anterior
Causa: el mensaje completo es «El egreso bancario no debe de tener partidas para poder asignar el pago ó debe de tener fecha anterior al registro de nómina». Aparece cuando el egreso que elegiste tiene fecha igual o posterior a la del registro de nómina.
Solución: usa un egreso con fecha anterior. Un anticipo se entrega antes de cerrar el periodo, así que la fecha del egreso siempre debería ser anterior a la de la nómina que lo recupera; si te equivocaste de fecha al capturarlo, corrígela en el egreso y vuelve a asignar.
El desplegable Documento no muestra ningún anticipo
Causa: no hay ningún egreso con saldo de ANTICIPO DE SALARIOS: o no se ha capturado, o se capturó con otro concepto y nació saldado, o los que había ya se aplicaron completos en otra nómina.
Solución: revisa el egreso con el que pagaste el anticipo: tiene que estar guardado, con el concepto ANTICIPO DE SALARIOS en la partida, y con saldo del documento distinto de cero. Un desplegable vacío aquí casi siempre significa que el egreso se capturó con otro concepto y nació saldado, no que la opción esté fallando.
El neto a pagar no cambió
Causa: el anticipo no reduce las percepciones ni aumenta las deducciones: reduce el Saldo del documento.
Solución: revisa el saldo, no el neto. El neto a pagar sigue siendo percepciones menos deducciones; lo que cambia es cuánto queda por pagar.
La opción Asignar anticipo de salarios está en gris
Causa: el documento no está guardado, o ya está saldado y no queda saldo del que descontar.
Solución: guarda primero el registro. Si ya está saldado, el anticipo tiene que aplicarse en la nómina siguiente.