Registrar vacaciones
TUTORIAL ⏱ 8 min 📦 Compras, gastos e inventarios. Nómina y finiquitos
Antes de empezar
- Ten los importes ya calculados: los días de vacaciones, la prima vacacional y el ISR que retienes.
- Decide el clasificador de costo del periodo. Es lo que define a qué cuenta de gasto o de costo se cargan.
- El clasificador es uno por documento. Si el importe se reparte entre dos o más clasificadores, captura un registro por cada uno.
- Revisa la barra de referencia de abajo: la sucursal que aparezca ahí es la que va a tomar el documento.
Pasos
Entra por el menú Opciones › Todas las opciones y, en la categoría Compras y gastos, busca el grupo Nómina: ahí está Registro de vacaciones, junto con Registro de aguinaldo, Registro de nómina y finiquitos y Registro de PTU. En el menú corto de Opciones › Compras y gastos no aparece. La primera pantalla es la de consulta.
- Haz clic en Nuevo.
- Captura la Fecha con la que reconoces el gasto. En el ejemplo, 31/08/2026.
- Escribe el Concepto con el periodo o el ejercicio. En el ejemplo, VACACIONES 2026.
- Revisa C. Costo y Moneda. El folio lo asigna Crol al guardar y la sucursal la fija la barra de referencia.
En el encabezado se ve también el catálogo de esta transacción: ocho conceptos de percepción, no los 57 del registro de nómina. Está filtrado por transacción.
- Captura los días en el renglón VACACIONES. En el ejemplo, 11,200.00.
- Captura la PRIMA VACACIONAL en su propio renglón. En el ejemplo, 2,800.00.
Los dos conceptos van por separado porque en la póliza se cargan a cuentas distintas:
La pestaña Deducciones trae siete conceptos: amortización de créditos INFONAVIT, aportación voluntaria al INFONAVIT, aportación voluntaria al SAR, cuotas obreras IMSS, ISR retenido por salarios, préstamos a empleados por nómina y redondeo.
- Cambia a Deducciones y captura el ISR RETENIDO POR SALARIOS. En el ejemplo, 1,050.00.
Antes de guardar, comprueba el resumen: en el ejemplo, 14,000.00 menos 1,050.00 son 12,950.00.
- Haz clic en Guardar.
¿Qué deberías ver al terminar?
- El aviso El registro ha sido guardado. y el Folio ya asignado.
- Las dos tablas compactadas: quedan solo los renglones con importe.
- El Saldo del documento con el neto, porque las vacaciones todavía no se han pagado.
- El aviso Sumas de CFDi no validadas en el encabezado, porque la pestaña Folios fiscales está vacía. No impide guardar ni pagar.
Cuando la póliza termina de generarse, se ve el asiento completo, con los dos cargos separados y el pasivo en su cuenta:
| Renglón | Cuenta | Importe |
|---|---|---|
| Cargo | 2.2.2.3.1.5 PRIMA VACACIONAL | 2,800.00 |
| Cargo | 2.2.2.3.1.4 VACACIONES | 11,200.00 |
| Abono | 1.2.1.11.3.1.1.1 ISR RETENIDO POR SALARIOS | 1,050.00 |
| Abono | 1.2.1.3.4.1.2 VACACIONES POR PAGAR | 12,950.00 |
El neto no cae en SUELDOS POR PAGAR: cae en su propia cuenta de VACACIONES POR PAGAR. Solo los cargos llevan el clasificador de costo; los abonos van sin él.
Si algo salió diferente
La pestaña Póliza contable dice que está en proceso de generación
Causa: la póliza no se arma en el mismo instante en que guardas.
Solución: espera unos segundos y vuelve a cargar la transacción. Cambiar de pestaña no basta: hay que recargar el documento. No vuelvas a guardar.
No encuentro el concepto que necesito
Causa: el catálogo está filtrado por transacción. El registro de vacaciones ofrece ocho conceptos de percepción y siete de deducción, y nada más.
Solución: si el importe no es de vacaciones ni de su prima, revisa si te toca el registro de aguinaldo, el registro de PTU o el registro de nómina y finiquitos.
El documento no aparece en la pantalla de consulta
Causa: la pantalla de consulta no se refresca sola.
Solución: pulsa el botón de refrescar de la tabla de documentos. Si aun así no aparece, revisa que la sucursal activa en la barra de referencia sea la misma con la que se capturó.
El resto de los avisos y validaciones de esta familia de transacciones está en la guía de problemas al registrar la nómina.