Tu primer cierre mensual con AutoTran +

Antes de empezar

Verifica que se cumplan estos requisitos antes de iniciar el tutorial:

• El Add-on AutoTran + está activo en tu suscripción de Crol ERP.
• Tu certificado FIEL está cargado y vigente en Configuración → Certificados. Sin FIEL, AutoTran + no puede sincronizar con el SAT.
• Tienes al menos un mes de operación con CFDIs emitidos o recibidos en el periodo que vas a cerrar.
• Tu usuario tiene permiso de acceso al módulo AutoTran + en el perfil de seguridad de Crol.

Paso 1 — Abre AutoTran + y revisa el Tablero

En el menú principal de Crol ERP, ve a AutoTran + → Tablero.

El Tablero te muestra en una sola vista el estado de tu conciliación para el mes activo. Se divide en tres áreas:

Tarjetas de conciliación (CFDI Recibidos y CFDI Emitidos) — cada tarjeta muestra tres columnas: SAT (total de CFDIs y su importe en el SAT), Crol (los ya registrados) y Diferencia (lo que falta por registrar, en rojo). Dentro de cada tarjeta hay cuatro renglones: documentos vigentes, importe vigentes, documentos cancelados e importe cancelados. Si hay documentos no reconocidos, aparece una alerta en la parte inferior de la tarjeta con el botón Revisar.

Indicadores inferiores — cuatro tarjetas pequeñas:

• EFOS – Listados SAT: número de CFDIs y proveedores detectados en los listados del artículo 69-B del CFF. Botón Revisar.
• Duplicados detectados: CFDIs que aparecen más de una vez. Cuando no hay pendientes muestra "Todo limpio". Botón Ver.
• Conceptos no identificados: partidas que InteliTran no ha mapeado aún. Botón Clasificar que lleva directo a la sección correspondiente.
• CFDIs archivados: documentos que sacaste del flujo activo. Botón Ver.

Panel Acciones rápidas (derecha) — acceso directo a tres funciones: subir XMLs manualmente arrastrándolos, verificar el estado del servicio de descarga automática del SAT (se ejecuta cada 6 h) y el Buzón inteligente (factura@crol.mx).

Paso 2 — Verifica que la descarga del SAT esté al día

AutoTran + descarga automáticamente los CFDIs del SAT cada 6 horas. No necesitas iniciar ningún proceso manual; el sistema lo hace solo.

Para confirmar que la descarga del periodo ya se completó:

1. Ve a AutoTran + → Tablero → Bitácora → Descargas.
2. Localiza las filas del mes que vas a cerrar. Verás una fila por cada combinación de fecha y tipo (Recibidos / Emitidos).
3. Revisa la columna Estatus: las descargas terminadas muestran Completado. Si alguna fila muestra En proceso, espera a que finalice antes de continuar.
4. Compara las columnas CFDIs SAT y CFDIs Crol: cuando son iguales, ese día está al 100 % de conciliación. Cuando difieren, hay documentos pendientes de registrar.

Ve a AutoTran + → Tablero → Análisis SAT vs Crol. Esta sección muestra en la parte superior cuatro cuadros de totales que resumen el estado de tu conciliación para el periodo seleccionado:

• Total SAT: todos los CFDIs (emitidos + recibidos) que el SAT tiene a tu nombre en el periodo.
• Total en Crol ERP: los CFDIs ya conciliados (registrados en ambos lados).
• Solo en SAT – falta en Crol ERP: los que necesitas registrar en Crol. Este cuadro es tu lista de trabajo.
• Activos en Crol ERP – cancelado en SAT: documentos que ya no son válidos en el SAT pero siguen activos en Crol. Revísalos manualmente.

1. Selecciona el año y el mes que vas a cerrar en los filtros de la esquina superior derecha.
2. Haz clic en el cuadro Solo en SAT – falta en Crol ERP. La lista de detalle en la parte inferior se actualiza y muestra únicamente los CFDIs pendientes de registrar, tanto recibidos como emitidos.
3. Revisa las columnas Tipo (Recibido / Emitido), Emisor / Receptor, Total y Cancelado para priorizar.
4. Para trabajar con los CFDIs pendientes, ve a la Bandeja de CFDI (Paso 4) o a Conceptos no identificados para clasificar las partidas que InteliTran aún no reconoce (Paso 5).
   

Paso 4 — Registra los CFDIs en Crol desde la Bandeja de CFDI

Ve a AutoTran +  → Bandeja de CFDIs. La bandeja lista todos los CFDIs del periodo con sus columnas de Tipo, Comprobante, Fecha, Folio, Emisor, Receptor, UUID, Estado y Total. El estado te indica qué acción corresponde:

• No registrado: el CFDI existe en el SAT pero aún no está en Crol. Es el que debes procesar.
• En proceso: AutoTran + está trabajando en él. Espera a que cambie de estado.
• Registrado: ya está en Crol. No requiere acción.

Registrar un CFDI individual

1. Haz clic en el renglón del CFDI para abrir su panel de detalle. Verás el importe total, el estado, los datos del comprobante, la información del emisor y del receptor, y la tabla de conceptos.
2. Haz clic en Registrar en Crol ERP. Si InteliTran ya tiene mapeados todos los conceptos del CFDI, Crol crea la factura de compras y gastos con el XML adjunto en archivos digitales. Si algún concepto no está mapeado, el sistema lo envía a Conceptos no identificados: ve al Paso 5, clasifícalos y regresa a registrar.
3. Si el documento no corresponde a una operación real, haz clic en Archivar para sacarlo del flujo activo sin eliminarlo del historial.
   

Registrar varios CFDIs a la vez (registro masivo)

1. Marca la casilla de selección en el encabezado de la tabla para seleccionar todos los CFDIs visibles en la página, o marca individualmente los que quieras procesar.
2. Aparece una barra de acción en la parte superior con el conteo de documentos seleccionados y tres botones: Descargar XML, Archivar y Registrar en ERP.
3. Haz clic en Registrar en ERP. AutoTran + procesa todos los seleccionados en un solo lote.
4. Los CFDIs cuyos conceptos ya estaban clasificados por InteliTran quedan registrados en Crol. Los que aún tienen conceptos sin mapear pasan a Conceptos no identificados para que los clasifiques en el Paso 5.
   

Paso 5 — Clasifica los conceptos no identificados

Ve a AutoTran + → Conceptos no identificados. Esta pantalla agrupa todas las partidas de CFDIs que InteliTran aún no sabe cómo clasificar. El panel superior te muestra el avance global: cuántos conceptos están pendientes de mapear, cuántos corresponden a compras, cuántos a ventas y cuántos contactos tienen partidas pendientes.

Clasificar por contacto (uno a uno)

1. En el panel izquierdo, selecciona un contacto de la lista. La vista derecha muestra solo las partidas pendientes de ese proveedor o cliente.
2. Por cada partida, elige el Clasificador de costo y gasto en la columna correspondiente (por ejemplo: Gastos de administración, Costo de ventas).
3. Elige el Concepto de Crol en la columna siguiente. Usa el campo de búsqueda para encontrarlo por nombre.
4. Repite para cada partida del contacto. InteliTran guarda la regla y la aplica automáticamente la próxima vez que llegue un CFDI del mismo proveedor con ese concepto.

Asignación rápida (un contacto o todos a la vez)

Si varios conceptos pendientes comparten el mismo clasificador, usa la Asignación rápida en la parte superior de la vista para aplicar la regla en un solo clic:

1. En el panel izquierdo, selecciona Todos los contactos para aplicar la regla a todas las partidas pendientes, o selecciona un contacto específico para limitarla solo a sus partidas.
2. En el campo de la izquierda del banner de asignación rápida, elige el Clasificador de costo y gasto que aplica (por ejemplo: Gastos de administración, Gastos generales, Gastos de venta).
3. En el campo de la derecha, busca y selecciona el Concepto de Crol correspondiente.
4. Haz clic en Asignar concepto. El sistema aplica esa regla a todas las partidas del alcance seleccionado.

Paso 6 — Revisa EFOS y duplicados

Antes de dar por cerrado el mes, revisa los indicadores de riesgo en el Tablero.

EFOS

1. Ve a AutoTran + → Tablero → EFOS.
2. Si hay proveedores marcados, consulta en qué listado del SAT aparecen (presunto, desvirtuado, sentencia favorable o definitivo).
3. AutoTran + solo alerta; no bloquea el registro del CFDI. Consulta a tu contador antes de registrar o deducir cualquier CFDI de un emisor en listado EFOS definitivo.

Duplicados

1. Ve a AutoTran + → Tablero → Duplicados.
2. Revisa cada par de CFDIs duplicados e identifica cuál es el documento que no debe registrarse.
3. Cancela ese CFDI directamente en el portal del SAT. La cancelación en el SAT es la forma correcta de resolver un duplicado; elimina el comprobante de origen y evita que vuelva a aparecer en futuras sincronizaciones.
4. Una vez cancelado en el SAT, AutoTran + lo reflejará en la siguiente descarga automática y lo sacará del contador de duplicados.

Paso 7 — Verifica los CFDIs emitidos

El flujo de CFDIs emitidos es más corto porque ya los registraste al facturar desde Crol. AutoTran + solo confirma que el SAT los tiene y que no hay diferencias de importe.

1. En el Tablero, revisa la tarjeta CFDI Emitidos. El porcentaje de conciliación debe ser 100 % o muy cercano.
2. Si hay diferencias, ve a Análisis SAT vs Crol, filtra por tipo Emitidos y revisa los CFDIs con estado distinto de Registrado.
3. AutoTran + tiene un servicio en segundo plano que valida periódicamente el estado de los CFDIs emitidos contra el SAT. Si detecta que uno fue cancelado en el SAT, ejecuta la cancelación correspondiente en Crol ERP de forma automática, sin que tengas que hacerlo manualmente.

¿Qué deberías ver al terminar?

AutoTran + no tiene un indicador explícito de "mes cerrado". El cierre se confirma revisando que el Tablero muestre estos valores:

• Tarjeta CFDI Recibidos: diferencia en 0, conciliación en 100 %, sin alerta de "no reconocidos".
• Tarjeta CFDI Emitidos: diferencia en 0, conciliación en 100 %, sin alerta de "no reconocidos".
• Indicador EFOS – Listados SAT: 0, o con evidencia documentada de la gestión realizada sobre los proveedores detectados.
• Indicador Duplicados detectados: "Todo limpio".
• Indicador Conceptos no identificados: 0.

Cuando el Tablero refleja esos valores, la información está lista para que el contador revise la balanza de comprobación y cierre el periodo contable en Crol.

Si algo salió diferente

• El Tablero no muestra CFDIs del SAT aunque ya pasaron varias horas: verifica que tu FIEL esté vigente en Configuración → Certificados. Una FIEL vencida o con contraseña incorrecta bloquea la descarga automática sin mostrar un error evidente. También revisa en Bitácora → Descargas si la última descarga del periodo muestra Completado o quedó en En proceso.
• InteliTran no reconoce conceptos que ya clasificaste antes: el aprendizaje está ligado al RFC del emisor. Si el proveedor factura con un RFC diferente al que usó antes, InteliTran lo trata como un emisor nuevo. Clasifica los conceptos de nuevo para ese RFC.
• El porcentaje de conciliación no llega al 100 % aunque ya registraste todo: puede haber CFDIs en estado Archivado que el sistema no cuenta como registrados. Ve a la vista de archivados y verifica que son documentos que sí decidiste no registrar.
• El botón "Registrar en Crol ERP" no está disponible: el CFDI puede estar en estado Archivado o puede tener conceptos sin clasificar. Resuelve primero los conceptos pendientes o desarchiva el documento.

Siguientes pasos

Ahora que conoces el flujo completo, estos artículos te ayudan a profundizar en cada parte:

• Cómo cargar tu FIEL en AutoTran + — configura el certificado antes de tu primer sincronización.
• Cómo enseñar a InteliTran a clasificar un concepto nuevo — guía paso a paso para el aprendizaje de conceptos.
• Qué hacer si un proveedor aparece en EFOS — acciones recomendadas y cómo documentar la gestión.
• Referencia: campos del panel de detalle de un CFDI recibido — descripción completa de cada campo y botón.