TUTORIAL ⏱ 8 min 📦 Cómo vender. Pedido de cliente

Antes de empezar

• El cliente ya existe en el catálogo de contactos, con su RFC y su domicilio fiscal.
• Los productos que vas a capturar ya están dados de alta con su precio en la lista que vas a usar.
• La barra de referencia de abajo tiene la sucursal, el almacén y el proyecto con los que quieres trabajar: el pedido los hereda de ahí.
• Tu perfil de usuario tiene los permisos para capturar y autorizar pedidos. Los define un administrador en Configuración › Sistema › Administración de perfiles de usuario.

Pasos

Abre Pedido de cliente. Llegas a la pantalla de consulta, con los pedidos que ya existen y el botón Nuevo arriba a la izquierda.

1. Haz clic en Nuevo.

Se abre el formulario vacío. Los campos en amarillo son los obligatorios. El Folio está en blanco: Crol lo asigna al guardar.

2. Captura el Contacto. Escribe las primeras letras y elige al cliente de la lista. Crol trae automáticamente su RFC, domicilio fiscal, ciudad, Uso del CFDi, vendedor, días de crédito y saldo.

Ahora las partidas. En la primera línea, escribe parte del nombre del producto: Crol te muestra el nombre, el código, el código de barras, el número de parte y las existencias del almacén activo.

3. Elige el producto de la lista. Crol llena la unidad, la existencia y el precio unitario de la lista de precios.
4. Captura la Cantidad. El importe de la línea se recalcula solo.
5. Repite en las líneas 2 y 3. Para seguir el ejemplo tal cual, captura Taza personalizada cantidad 6, Termo reutilizable cantidad 12 y Playera con diseño cantidad 10: son los tres productos que verás en las capturas siguientes. Si necesitas más renglones, usa Insertar partida de la barra de opciones.

Antes de guardar, revisa las fechas. Si capturas Tiempo de entrega en días, Crol recalcula la Fecha de entrega sumándoselo a la fecha del pedido.

6. Captura el Tiempo de entrega en días y verifica la Fecha de entrega.

Baja al resumen del documento. Ahí ves el subtotal, el IVA y el total, y tienes el campo Notas para las instrucciones que el cliente pidió.

7. Escribe en Notas lo que deba viajar impreso en el pedido.
8. Haz clic en Guardar (el disquete de la barra de opciones).

Crol asigna el folio y bloquea los campos del encabezado. El pedido queda en estado Capturado.

Falta autorizarlo para que se pueda surtir. Despliega el menú Acciones: con el pedido en Capturado están disponibles Autorizar y Cerrar.

9. Elige Autorizar.

¿Qué deberías ver al terminar?

Crol muestra el aviso La acción ha sido ejecutada. en la parte superior. No hay diálogo de confirmación: la autorización se aplica de inmediato.

• El pedido aparece en la pantalla de consulta con estado AUTORIZADO.
• En la pestaña Bitácora hay un renglón Capturado y otro Autorizado, con tu nombre y la hora.
• En la pestaña Archivos digitales está el PDF del pedido, que Crol generó al guardar.
• En el menú Acciones, Autorizar queda en gris y se habilita Rechazar.

Si algo salió diferente

El pedido nuevo no aparece en la pantalla de consulta

Causa: la consulta no se refresca sola cuando cierras el formulario.

Solución: pulsa el botón de refrescar, en la esquina inferior derecha de la tabla de documentos.

El almacén o el proyecto que necesitas no están en la lista

Causa: el formulario solo ofrece el almacén y el proyecto activos en la barra de referencia.

Solución: cierra el pedido, cambia el almacén o el proyecto en la barra de abajo, acepta el aviso de que se recargan las pestañas y vuelve a empezar.

Guardaste y ahora no puedes corregir el contacto o las notas

Causa: al guardar, Crol bloquea buena parte del encabezado.

Solución: usa el menú Cambiar, que tiene una opción por cada dato que sí se puede modificar después de guardar.