CONCEPTO ⏱ 4 min 📦 Cómo vender. Pedido de cliente
El pedido de cliente es un documento interno de venta. Deja por escrito qué productos quiere el cliente, a qué precio, en qué moneda y para cuándo. A diferencia de la cotización, el pedido ya es un compromiso: el cliente dijo que sí.
El pedido no factura ni entrega nada por sí mismo. Es el paso intermedio entre la cotización y el documento que sí mueve dinero e inventario — la nota de venta o la factura de venta. Mientras el pedido vive, Crol lleva la cuenta de cuánto se pidió y cuánto falta por surtir.
Al guardarlo, Crol le asigna un Folio y genera su PDF en la pestaña Archivos digitales, listo para mandárselo al cliente.
El estado se ve en la columna Estado de la pantalla de consulta y manda sobre lo que puedes hacer con el pedido.
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Capturado | Recién guardado. Todavía no está aprobado para surtirse. |
| Autorizado | Aprobado internamente. Es la señal de que ya se puede surtir. |
| Vendido | Ya se usó en una nota de venta o en una factura. La bitácora lo dice con el folio del documento que lo consumió. Pasa a Vendido aunque se haya surtido una sola pieza, y sigue disponible para surtir el resto. |
| Cerrado | Se dio por terminado y ya no se puede surtir. Es terminal. Puede venir de Capturado, de Autorizado o de Vendido. |
| Cancelado | Se anuló. Aparece en rojo en la consulta y con un distintivo en el encabezado. |
Qué acción concreta se habilita en cada estado está en la Referencia de campos, en la tabla de la barra de opciones. Aquí importa el significado, no el detalle.
Hay un movimiento que confunde: Rechazar no crea un estado «Rechazado». Devuelve el pedido a Capturado y guarda el motivo en la bitácora. Es el deshacer de la autorización, no una cancelación.
El paso de autorización no está siempre encendido: es una configuración de la empresa. Vive en Información de la empresa › Configuración › Autorizaciones, en una tabla de dos columnas — Transacción y Requiere autorización — con un renglón por cada documento del sistema. Si la casilla de Pedido de cliente está marcada, el pedido tiene que pasar por Autorizado antes de poder surtirse.
Si no está marcada, el pedido no requiere autorización, y lo que hace Crol es más directo de lo que parece: el pedido se autoriza solo al guardarlo. La bitácora deja los dos renglones —Capturado y Autorizado— con un segundo de diferencia, y a partir de ahí ya se puede surtir sin que nadie lo apruebe.
El selector de la nota de venta y el de la factura nunca muestran pedidos en Capturado, ni con la casilla apagada. No hace falta: con la casilla apagada no quedan pedidos en Capturado. Eso cambia el flujo de todo el módulo, así que vale la pena revisar esa pantalla antes de leer el resto de las guías.
Crol no tiene un estado intermedio para el surtido parcial. Si vendes menos de lo que pide el pedido, el pedido pasa igual a Vendido y sus partidas conservan las cantidades originales: no se recalculan con lo que sí entregaste.
El faltante se lleva en otro lado: en el reporte Análisis de pedidos de cliente, columna Cantidad por surtir. Ese reporte es la lista real de compromisos pendientes; la columna Estado del pedido no lo es. Mientras el pedido esté Vendido todavía se puede surtir lo que falta con otra nota de venta, porque sigue apareciendo en su selector. Cerrarlo es lo que corta esa posibilidad: lo saca del selector, aunque siga contando en el reporte.
Aunque las partidas del pedido no se recalculen, el sistema sí sabe lo que falta. Al volver a traer el pedido a una nota de venta o a una factura, las partidas llegan con la cantidad pendiente, y las que ya se surtieron completas no llegan. Nadie tiene que restar a mano.
El pedido de cliente es una pieza del ciclo de venta y toca varios módulos.
Antes del pedido va la cotización a cliente. Cuando el cliente la acepta, el pedido la trae con el campo Documentos relacionados y copia sus partidas. Después van la nota de venta y la factura de venta: al usarse en una de ellas, el pedido pasa a Vendido y la bitácora anota el folio.
Con inventarios la relación es de consulta. El pedido muestra la existencia del almacén activo en cada partida, pero no la aparta ni la descuenta. El movimiento lo hace el documento que surte.
Con compras la relación es real, aunque indirecta. Cada partida tiene columnas Proveedor y CU proveedor, y el reporte de análisis trae la columna Cantidad ordenada. El pedido no genera la orden de compra por sí mismo: el puente es la requisición, que referencia al pedido y de ahí alimenta la orden de compra, arrastrando el proveedor de la partida.
Con contabilidad no hay relación directa: el pedido no genera póliza. Quien contabiliza es el documento de venta.