Autorizar un pedido de cliente | Crol ERP

Autorizar un pedido de cliente

CÓMO SE HACE ⏱ 3 min 📦 Cómo vender. Pedido de cliente

Autorizar un pedido de cliente desde el menú Acciones. Es el visto bueno interno que indica que el pedido ya se puede surtir y facturar. Al terminar, el pedido queda en estado Autorizado y el movimiento queda firmado en la bitácora.

Pre-requisitos

  • Tu empresa exige autorizar los pedidos. Se configura en Información de la empresa › Configuración › Autorizaciones, marcando la casilla de Pedido de cliente. Si no está marcada, el pedido no pasa por autorización y esta guía no aplica: se puede surtir directo desde Capturado.
  • El pedido está guardado y tiene folio.
  • El pedido está en estado Capturado. Si ya está Autorizado, Vendido, Cerrado o Cancelado, la opción sale en gris.
  • Las partidas, las cantidades y la fecha de entrega ya están como deben quedar: después de autorizar, Modificar se deshabilita.
  • Tu perfil de usuario tiene permiso para autorizar. Lo define un administrador en Configuración › Sistema › Administración de perfiles de usuario.

Así se ve esa casilla. La lista está en la pestaña Configuración de Información de la empresa, en la opción Autorizaciones del panel izquierdo, y tiene un renglón por cada documento del sistema con la columna Requiere autorización.

Pantalla Información de la empresa en Crol ERP, pestaña Configuración, con la opción Autorizaciones del panel izquierdo y el renglón Pedido de cliente con su casilla marcada, resaltados.

Pasos

Abre el pedido desde su pantalla de consulta y despliega el menú Acciones de la barra de opciones. En estado Capturado solo están activas Autorizar y Cerrar.

Menú Acciones del pedido de cliente en Crol ERP desplegado en estado Capturado, con Autorizar y Cerrar disponibles y Rechazar en gris, resaltado.
  1. Abre el pedido y confirma por el Folio que es el correcto.
  2. Revisa las partidas y la Fecha de entrega: es tu última oportunidad de corregirlas con Modificar.
  3. Despliega Acciones y elige Autorizar.
Importante: Autorizar no pide confirmación. En cuanto haces clic, el pedido cambia de estado.

Resultado esperado

Crol muestra el aviso La acción ha sido ejecutada. en la parte superior del formulario.

Pedido de cliente en Crol ERP con el mensaje La acción ha sido ejecutada después de autorizar.
  • El pedido aparece como AUTORIZADO en la pantalla de consulta.
  • La pestaña Bitácora suma un renglón con el flujo Autorizado, tu usuario y la hora.
  • En el menú Acciones, Autorizar queda en gris y se habilita Rechazar.
  • Modificar y la mayoría de los campos del encabezado quedan bloqueados.

Así se ve la bitácora de un pedido recién autorizado, con el cambio de referencia que se hizo antes y el renglón de la autorización:

Pestaña Bitácora del pedido de cliente 000004 en Crol ERP con sus tres renglones resaltados

Errores frecuentes

«Autorizar» aparece en gris

Causa: el pedido no está en Capturado. Si ya está Autorizado, Vendido, Cerrado o Cancelado, la acción no aplica.

Solución: revisa el estado en la pantalla de consulta. Si el pedido está autorizado y necesitas corregirlo, primero recházalo para regresarlo a Capturado. Si el estado es el correcto y aun así la opción sale en gris, revisa con tu administrador los permisos de tu perfil de usuario.

Tu empresa no pide autorizar el pedido

Causa: la casilla Pedido de cliente no está marcada en Información de la empresa › Configuración › Autorizaciones.

Solución: no hay nada que resolver: así está configurado. El pedido se puede surtir tal cual, desde Capturado, y el selector de la nota de venta y de la factura de venta lo va a mostrar igual. Si tu operación sí necesita el visto bueno interno, pídele a un administrador que marque esa casilla.

Autorizaste y ahora no puedes cambiar una cantidad

Causa: al autorizar, Modificar se deshabilita.

Solución: usa Acciones › Rechazar con el motivo, corrige las partidas y vuelve a autorizar. El menú Cambiar sirve para los datos del encabezado, no para las cantidades.

Autorizaste el pedido equivocado

Causa: dos pedidos del mismo cliente con importes parecidos.

Solución: recházalo indicando el motivo. El pedido vuelve a Capturado y los dos movimientos quedan registrados en la bitácora.

Hazlo simple.

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