CÓMO SE HACE ⏱ 6 min 📦 Cómo vender. Pedido de cliente

Pre-requisitos

• El pedido está en estado Autorizado o Vendido. Los Cerrados y los Cancelados no aparecen en el selector. Que un pedido ya Vendido siga apareciendo es lo que te permite surtir el resto en otra nota.
• El pedido no está vencido. Un pedido con la fecha de Vigencia pasada desaparece del selector, aunque en el listado siga marcado como Autorizado. Es la causa más difícil de adivinar, porque nada en la pantalla avisa.
• Si en Información de la empresa › Configuración › Autorizaciones la casilla de Pedido de cliente no está marcada, el pedido se autoriza solo al guardarlo y por eso puede surtirse de inmediato. El selector nunca muestra pedidos en Capturado: con la casilla apagada simplemente no quedan pedidos en ese estado.
• Hay existencia del producto en el almacén de la barra de referencia: a diferencia del pedido, la nota de venta sí valida existencias. La excepción es que marques Venta sin afectar inventario o que la empresa no maneje inventarios.
• Estás parado en el mismo almacén y proyecto con los que se capturó el pedido.

Pasos

Abre Nota de venta y pulsa Nuevo. Captura el Nombre / Razón social del cliente: el selector filtra por contacto, así que si el campo está vacío no vas a ver ningún pedido.

1. Captura el contacto en Nombre / Razón social.
2. Haz clic en el ícono que está a la derecha del campo Documentos relacionados, en el encabezado.

Se abre la ventana Referencia con los documentos que ese cliente tiene pendientes de consumir. Cada renglón trae Folio, Documento, Contacto, Importe, Moneda, Fecha, Domicilio, Domicilio de entrega y Tasa IVA.

3. Marca la casilla del renglón cuyo Documento dice Pedido de cliente.
4. Haz clic en Aceptar.

Crol copia al encabezado el folio del pedido y llena las partidas con el producto, la unidad, la cantidad, el precio unitario, los descuentos y los importes del pedido. También arrastra la referencia, el domicilio de entrega, la lista de precios, el vendedor y las notas del resumen.

Vender menos de lo que pide el pedido

Si no vas a surtir todo, ajusta la nota antes de guardar. Hay dos formas y las dos dejan el faltante registrado igual:

• Baja la Cantidad de la partida a lo que sí vas a entregar.
• Borra la partida completa con la X de la izquierda, si de ese producto no vas a entregar nada.

En el ejemplo el pedido pedía 6 tazas, 12 termos y 10 playeras. Se vendieron 4 tazas y las 10 playeras, y se borró la partida de termos porque no había existencia.

5. Ajusta cantidades o borra partidas.
6. Revisa Método de pago y Forma de pago: si el método es PUE, la forma de pago no puede quedar en 99 - POR DEFINIR.
7. Haz clic en Guardar.

Crol asigna el folio de la nota y deja a la vista, en el encabezado, el folio del pedido del que salió.

Resultado esperado

El pedido cambia de estado en cuanto la nota de venta se guarda, aunque hayas surtido una sola pieza.

• El pedido pasa a Vendido. Crol no tiene un estado intermedio de «surtido a medias».
• La bitácora del pedido registra el movimiento con el folio de la nota.
• La pestaña Documentos relacionados del pedido suma la nota de venta a los documentos que ya tuviera relacionados.
• Las partidas del pedido no se modifican: siguen con las cantidades originales y el total tampoco cambia.

Así queda el renglón nuevo de la bitácora:

Y así la pestaña Documentos relacionados, que reúne todo lo que se relaciona con el pedido. La columna Documento dice de qué tipo es cada renglón: aquí, la nota de venta que lo surtió.

Las cantidades del pedido se quedan como se pidieron, no como se surtieron:

Dónde queda lo que falta por surtir

El faltante no vive en el pedido: vive en el reporte Análisis de pedidos de cliente, en Reportes › Ventas. Ahí el pedido se parte en dos bloques: uno con lo que sigue pendiente y otro marcado (PEDIDO A TIEMPO) con lo que se surtió completo dentro de la fecha de entrega.

• La columna Cantidad por surtir es la diferencia entre lo pedido y lo vendido. En el ejemplo: 2 tazas y 12 termos.
• La columna Referencias trae el folio del documento que surtió, con el prefijo del tipo de documento. Las partidas sin surtir la traen vacía.
• La columna Facturado dice NO cuando el pedido se surtió con nota de venta. Con factura de venta dice Sí.

Surtir el resto en otra nota de venta

Un pedido Vendido no está terminado: vuelve a aparecer en el selector de la nota de venta y de la factura de venta. Por eso, si bajaste una cantidad o borraste una partida, puedes entregar lo que falta más adelante con otra nota, repitiendo los mismos pasos.

En el ejemplo, el pedido 000004 quedó Vendido con la primera nota y ahí sigue, listo para surtir las 2 tazas y los 12 termos que faltaron. Los estados que sí aparecen en el selector son Autorizado y Vendido; los que no, Cerrado y Cancelado. Y ninguno de los dos aparece si el pedido está vencido.

No tienes que calcular el faltante: la nota llega con la cantidad pendiente. Al traer el pedido 000004, la partida de tazas entra con 2 —lo que quedaba de las 6 originales— y la de playeras, ya surtida completa, no entra. Las partidas del pedido conservan sus cantidades originales, pero el selector resta lo ya entregado.

Cerrar el pedido que ya no vas a surtir

Si el cliente ya no quiere el resto, cierra el pedido para que el área de ventas sepa que ese compromiso terminó. Un pedido Vendido conserva la acción Cerrar habilitada; Autorizar y Rechazar quedan deshabilitadas.

Errores frecuentes

El pedido no aparece en el selector

Causa: cuatro posibles, en este orden. Que no hayas capturado todavía el contacto en la nota —el selector filtra por cliente—. Que el pedido esté Cerrado o Cancelado. Que el pedido esté vencido: con la fecha de Vigencia pasada desaparece del selector aunque siga marcado como Autorizado. O que la empresa se haya quedado sin ninguna lista de precios activa.

Solución: captura primero el contacto. Revisa el estado y la Vigencia en la pantalla de consulta: si venció, ábrelo y usa Cambiar › Vigencia en días para darle plazo nuevo, y vuelve a intentarlo. Si ninguna de esas tres lo explica, repórtalo a soporte: las listas de precios no las arregla el usuario.

«Existencia insuficiente para el producto…»

Causa: la nota de venta descarga inventario y no hay piezas en el almacén de la barra de referencia. El pedido sí deja capturar sin existencia; la nota no.

Solución: tienes tres caminos.

• Baja la cantidad de la partida a lo que sí hay en el almacén.
• Borra la partida y súrtela después, en otra nota de venta: el pedido sigue disponible en el selector aunque quede Vendido.
• Si el movimiento no debe tocar el inventario, marca Venta sin afectar inventario en la sección Condiciones.

«No es posible guardar el registro ya que la forma de pago no puede ser 99 - POR DEFINIR y el método de pago PUE…»

Causa: el pedido trae la forma de pago sin definir y la nota la hereda. Con método de pago PUE Crol exige una forma de pago concreta.

Solución: elige la forma de pago real en el campo Forma de pago (que liquidó la operación) y vuelve a guardar.

La ventana Referencia sale vacía

Causa: el contacto todavía no está capturado, o el pedido no está Autorizado y tu empresa sí exige la autorización.

Solución: captura primero el contacto. Si sigue vacía, abre Pedido de cliente y revisa el estado del pedido: autorízalo si está en Capturado. Si en tu empresa la casilla de Pedido de cliente de Información de la empresa › Configuración › Autorizaciones no está marcada, el estado no es la causa: revisa el contacto, el almacén y que el pedido no esté Cerrado ni Cancelado.

Trajiste la cotización en lugar del pedido

Causa: los dos documentos comparten folio y solo los distingue la columna Documento.

Solución: si todavía no guardas, cierra la nota sin guardar y vuelve a empezar. Si ya guardaste, cancela la nota y captúrala de nuevo: el vínculo no se puede cambiar después.