Campos del pedido de cliente
REFERENCIA ⏱ 9 min 📦 Cómo vender. Pedido de cliente
Qué hace cada campo del pedido de cliente, en el orden en que aparecen en pantalla: encabezado, datos del contacto, condiciones, área de detalle y resumen del documento. Consúltala cuando no sepas qué escribir en un campo o qué efecto tiene. Los pasos para capturar un pedido están en el tutorial.
Nota: Los nombres van transcritos tal como aparecen en pantalla, con sus faltas de acento incluidas: el sistema escribe Uso del CFDi y Dias de crédito.
Encabezado
La primera tarjeta del formulario ubica el documento: de dónde sale, a qué proyecto se carga y con qué folio se identifica.
| Campo | Descripción | Reglas |
|---|---|---|
| Sucursal | La sucursal que levanta el pedido. | Se hereda de la barra de referencia. No editable en el formulario. |
| Almacén | El almacén del que se va a surtir la mercancía. Es el que define la existencia que verás en cada partida. | Solo ofrece el almacén activo de la barra de referencia. Después de guardar se cambia por Cambiar › Almacén. |
| Proyecto | El proyecto al que se carga la venta. | Obligatorio. Se hereda de la barra de referencia; después, Cambiar › Proyecto. |
| Folio | El consecutivo del pedido. | Lo asigna Crol al guardar. No editable. La serie se define por sucursal, en el catálogo Control de folios. |
| Fecha | La fecha del pedido. Es la base para calcular la vigencia y la fecha de entrega. | Propone el día de hoy. Editable antes de guardar. |
| Documentos relacionados | La cotización a cliente de la que nació el pedido. El ícono de la derecha abre la ventana Selección de documentos, que lista las cotizaciones autorizadas y vigentes del contacto; al aceptar una, sus partidas se copian al pedido. | Se llena al elegir la cotización; después de guardar no se puede cambiar. Requiere el contacto capturado. No confundir con la pestaña del mismo nombre, que reúne todos los documentos relacionados con el pedido. |
| Etiqueta | Clasificación libre del documento para filtrar y reportear. | Valor por defecto NINGUNO. Después de guardar, Cambiar › Etiqueta. |
Datos del contacto
La segunda tarjeta trae al cliente y las condiciones fiscales de la venta. Casi todo se llena solo al elegir el contacto.
| Campo | Descripción | Reglas |
|---|---|---|
| Contacto | El cliente del pedido. Al elegirlo, Crol trae sus datos fiscales, su vendedor, sus días de crédito y su saldo. | Obligatorio. Busca por nombre o nombre comercial. Después de guardar, Cambiar › Contacto. |
| RFC | El RFC del contacto. | Lo trae Crol del contacto. No editable aquí. |
| Domicilio fiscal | El domicilio fiscal registrado del contacto. | Lo trae Crol del contacto. |
| Ciudad | Ciudad y estado del domicilio fiscal. | Lo trae Crol del contacto. |
| Método de pago | PUE o PPD, en el catálogo del SAT. | Lo propone el contacto. Se hereda al documento de venta, donde todavía se puede cambiar. |
| Forma de pago (que liquidó la operación) | La forma de pago del catálogo del SAT. | Valor por defecto 99 - POR DEFINIR. |
| Referencia del pago | Referencia bancaria o del medio de pago. | Texto libre. |
| Tasa aplicable del IVA | La tasa con la que se calcula el IVA de las partidas. | Cada producto trae su tasa por defecto del catálogo de Productos y servicios. Si eliges otra aquí, todo el pedido se calcula con esa tasa —todas las partidas— y se hereda a los documentos de venta. |
| Uso del CFDi | La clave de uso del CFDI del SAT. | Obligatorio. Lo propone el contacto. |
| Referencia | Referencia del documento: número de orden de compra del cliente, folio interno o lo que uses para localizarlo. | Texto libre. Después de guardar, Cambiar › Referencia. |
| Domicilio de entrega | La dirección a la que se entrega, entre las del contacto. | Después de guardar, Cambiar › Domicilio de entrega. |
| Entrega directa al cliente | Casilla que marca que la mercancía va directo al cliente. | Informativa: marcarla no cambia nada en la operación. |
Condiciones
La tercera tarjeta define moneda, precios y tiempos. Aquí es donde se comprometen las fechas del pedido.
La fecha en que vence el pedido. Cuando pasa, el pedido desaparece del selector de la nota de venta y de la factura, aunque su estado siga siendo Autorizado. Se recupera con Cambiar › Vigencia en días.
| Campo | Descripción | Reglas |
|---|---|---|
| Moneda | La moneda del pedido. | Valor por defecto PESOS. |
| Tipo de cambio | El tipo de cambio de la moneda del pedido. | 1.0000 en pesos. En otra moneda lo toma del catálogo de Monedas y tipos de cambio. Es el tipo de cambio pactado y se hereda a los documentos de venta. |
| Vigencia en días | Días que el pedido sigue siendo válido. | Valor por defecto 30. Después de guardar, Cambiar › Vigencia en días. |
| Vigencia | Se calcula con la fecha del pedido más la vigencia en días. | |
| Lista precios | La lista de precios con la que se valúan las partidas. | Se propone según el contacto. |
| Precios | El nivel de precio dentro de la lista. | Valor por defecto PRECIO 1. |
| Tiempo de entrega en días | Días comprometidos de entrega. | Al capturarlo, Crol recalcula la fecha de entrega. Después de guardar, Cambiar › Tiempo de entrega. |
| Fecha de entrega | La fecha comprometida de entrega. | Se calcula con la fecha del pedido más el tiempo de entrega en días. También se puede capturar directo. |
| Vendedor | El vendedor al que se le acredita la venta. | Lo propone el contacto. Después de guardar, Cambiar › Vendedor. |
| Saldo actual del cliente | Lo que el cliente debe al momento de capturar. | Informativo. No editable. |
| Límite de crédito | El límite de crédito del contacto. | Informativo en el pedido, pero con aviso al guardar. Si en el contacto está marcada la casilla ¿Es sujeto de crédito? (sección Condiciones de venta), un pedido que rebase el límite dispara el aviso «El cliente no se encuentra con saldo suficiente para la operacion, ¿Desea continuar de todas formas?». Avisa, no bloquea: con Aceptar el pedido se guarda igual. Si la casilla no está marcada, guarda sin decir nada. |
| Dias de crédito | Los días de crédito del contacto. | Los trae del contacto. |
Área de detalle
La mitad inferior del formulario tiene cuatro pestañas: Partidas, Documentos relacionados, Bitácora y Archivos digitales. La pestaña activa se reconoce por el subrayado oscuro. Van en ese orden y así se documentan aquí, empezando por Partidas, que es la que abre por defecto.
Partidas
La tabla de documentos donde capturas qué te compró el cliente. La primera mitad de las columnas es el producto y el precio; la segunda, escondida a la derecha, es la información de compra.
Desplazando la tabla a la derecha aparece la segunda mitad, la de compra:
| Columna | Descripción | Reglas |
|---|---|---|
| No. | Número consecutivo de la partida. | Lo pone Crol. |
| Proyecto | El proyecto al que se carga esa partida. Es por renglón: cada partida tiene su propio desplegable, que lista todos los proyectos de la empresa con su Código y su Nombre, no solo el del encabezado. | Hereda el del encabezado, pero se puede cambiar renglón por renglón. Es lo que permite repartir un mismo pedido entre varios proyectos. |
| Descripción | El producto o servicio. Busca por nombre, código, código de barras o número de parte. | Obligatorio. Al guardar, la descripción queda con el código entre corchetes. |
| X | La cruz de la izquierda de cada renglón: elimina esa partida. | Actúa sobre el renglón activo. Solo con el pedido en Capturado y en Modificar. |
| Unidad | Unidad de medida del producto. | Es un desplegable: llega con la unidad del producto y se puede cambiar por otra de las que ese producto tenga dadas de alta en el catálogo. |
| Existencia | Lo que hay del producto en el almacén del encabezado. | Informativo. Una existencia de 0 no impide capturar ni guardar el pedido. |
| Cantidad | Lo que te compró el cliente. | Obligatorio. Al capturarla se recalcula el importe. |
| Precio unitario | El precio de la lista de precios y nivel del encabezado. | Que el vendedor pueda cambiarlo depende de la lista de precios asignada: la casilla Restringir modificación de precio en ventas. |
| % Descuento | Descuento porcentual sobre el precio unitario. | Valor por defecto 0. Convive con el descuento en importe: Crol aplica primero el porcentaje y sobre ese resultado el importe. |
| $ Descuento | Descuento en importe, sobre el precio ya descontado por porcentaje. | Valor por defecto 0. Se puede usar solo o junto con el porcentual. |
| Importe | Cantidad por precio unitario, menos descuentos. | Lo calcula Crol. |
| Proveedor | Proveedor previsto para conseguir el producto. | Desplegable con el catálogo de contactos de tipo proveedor. Es el proveedor sugerido: el que alimenta la requisición y, desde ella, la orden de compra. Si el pedido ya está autorizado y no lo puedes modificar, se captura directo en la orden de compra. |
| Moneda | Moneda de la partida, para el costo del proveedor. | Desplegable del catálogo de monedas. Valor por defecto MXN. No cambia la moneda del pedido, que se define en el encabezado. |
| CU proveedor | Costo unitario al que el proveedor te vende el producto. | Editable. Valor por defecto 0.00. Es informativo dentro del pedido y sirve de referencia para la compra. |
| Notas | Nota de la partida. | Texto libre. Después de guardar, Cambiar › Notas del detalle. |
Nota: Para agregar renglones usa Insertar partida de la barra de opciones, que ofrece insertar 1, 5 o 10 partidas. Para quitar el renglón activo, Eliminar partida.
Documentos relacionados
Reúne todos los documentos relacionados con el pedido, no solo uno: la cotización de la que nació, las notas de venta y facturas de venta que lo surtieron, y cualquier otro documento que lo referencie. Las columnas son Fecha, Folio, Documento, Contacto, Importe y Moneda; la de Documento es la que dice de qué tipo es cada renglón.
Es la pestaña que contesta «¿en qué acabó este pedido?». Cuando una nota de venta o una factura lo consume, el documento aparece aquí y el pedido pasa a Vendido.
Bitácora
La bitácora del pedido, con las columnas Fecha, Flujo, Usuario y Notas. Registra cada cambio de estado y cada movimiento del menú Cambiar, con el usuario que lo hizo. Es donde queda escrito el motivo de un rechazo y el folio del documento que consumió el pedido.
Archivos digitales
Los archivos adjuntos del pedido. Crol deja aquí el PDF del pedido en cuanto lo guardas, con el nombre Pedido de cliente más el folio. La ventana se abre con el ícono de nube de la barra de opciones y trae el botón + Adjuntar y una zona para arrastrar archivos.
Resumen del documento
Bajo la tabla de partidas están los totales del pedido y la nota que sale impresa.
| Campo | Descripción | Reglas |
|---|---|---|
| Subtotal | Suma de los importes de las partidas. | Lo calcula Crol. |
| IVA | Impuesto calculado con la tasa aplicable del encabezado. | Lo calcula Crol. |
| Total | Subtotal más IVA. | Lo calcula Crol. Es el importe que se ve en la pantalla de consulta. |
| Notas | Texto libre que viaja impreso en el pedido. | Después de guardar, Cambiar › Nota del resumen. |
Barra de opciones
Los botones de la barra verde superior. Su disponibilidad depende del estado del pedido.
| Botón | Qué hace |
|---|---|
| Nuevo | Abre un pedido en blanco. |
| Guardar | Graba el pedido, le asigna folio y genera su PDF. |
| Modificar | Habilita la edición. Solo con el pedido en Capturado. |
| Deshacer | Sale de la edición sin guardar los cambios. |
| Cancelar | Anula el pedido. Abre la ventana Cancelar Transacción. |
| Imprimir | Manda el pedido a impresión sin abrir el visor. |
| Previsualizar impresión | Abre el visor con el pedido armado y las opciones de exportación. |
| Actualizar | Recarga el pedido con lo que hay guardado. |
| Insertar partida | Agrega 1, 5 o 10 renglones a la tabla de partidas. |
| Eliminar partida | Quita el renglón activo. |
| Enviar Email | Abre el correo con el pedido adjunto. |
| Cargar archivo digital | Abre la ventana de archivos digitales. |
| Acciones | Autorizar, Rechazar, Cerrar y Transferir archivos digitales. |
| Cambiar | Los once datos que se pueden modificar después de guardar. Diez son del encabezado y uno, Notas del detalle, es de las partidas. |
| Duplicar | Abre un pedido nuevo con los datos de este. |
Así se ve el menú Acciones con el pedido en Capturado: solo Autorizar y Cerrar están disponibles.
Nota: Que el pedido tenga que pasar por Autorizar depende de la empresa, no del documento. Se define en Información de la empresa › Configuración › Autorizaciones, marcando la casilla de Pedido de cliente en la lista de transacciones. Sin esa casilla el pedido no requiere autorización y se puede surtir desde Capturado.
Y así el menú Cambiar, con sus once opciones:
Pantalla de consulta
La pantalla inicial de la transacción lista los pedidos con las columnas Fecha, Folio, Cliente, Vigencia, Fecha de entrega, Total, Moneda, Notas, Estado y Vendedor. Cada columna tiene su filtro y abajo está el paginador con el botón de refrescar.
Hazlo simple.
Related Articles
Autorizar un pedido de cliente
CÓMO SE HACE ⏱ 3 min ? Cómo vender. Pedido de cliente Autorizar un pedido de cliente desde el menú Acciones. Es el visto bueno interno que indica que el pedido ya se puede surtir y facturar. Al terminar, el pedido queda en estado Autorizado y el ...Captura tu primer pedido de cliente
TUTORIAL ⏱ 8 min ? Cómo vender. Pedido de cliente Al terminar este tutorial habrás capturado y autorizado tu primer pedido de cliente con tres partidas. No documentamos cada campo aquí — para eso usa la Referencia. Aquí seguimos el camino más corto ...Qué es el pedido de cliente y cuándo usarlo
CONCEPTO ⏱ 4 min ? Cómo vender. Pedido de cliente El pedido de cliente es la transacción con la que registras lo que un cliente ya te confirmó que va a comprar, antes de facturarlo o entregarlo. Sirve para apartar el compromiso, avisarle a compras ...Comprar lo que falta de un pedido de cliente
CÓMO SE HACE ⏱ 6 min ? Cómo vender. Pedido de cliente Cuando un pedido pide más de lo que tienes en el almacén, el camino a compras no sale del pedido: sale de una requisición que referencia al pedido, y de ahí a la orden de compra. El proveedor que ...Cambiar los datos de un pedido ya guardado
CÓMO SE HACE ⏱ 4 min ? Cómo vender. Pedido de cliente Modificar el contacto, la referencia, el almacén o cualquiera de los once datos que sí se pueden cambiar después de guardar un pedido de cliente. Lo haces desde el menú Cambiar, no editando el ...