SOLUCIÓN DE PROBLEMAS ⏱ 5 min 📦 Cómo vender. Pedido de cliente

Problemas frecuentes

«Guardé el pedido y no aparece en la lista»

Causa: la pantalla de consulta no se refresca sola. Al cerrar el formulario sigues viendo la lista tal como estaba cuando la abriste.

Solución: pulsa el botón de refrescar, en la esquina inferior derecha de la tabla de documentos, junto al contador de registros.

«Pulsé Aceptar al rechazar y no pasó nada»

Causa: el campo Razón está vacío. Es obligatorio y Crol lo marca con un asterisco rojo a la derecha del campo, sin mensaje de error.

Solución: escribe el motivo del rechazo y vuelve a pulsar Aceptar.

«El producto que busco no aparece al capturar la partida»

Causa: el buscador de la columna Descripción busca por nombre, código, código de barras y número de parte, pero solo dentro de los productos dados de alta. Si escribes una descripción libre no encuentra nada.

Solución: escribe una parte del nombre o el código del producto y elige de la lista. La columna Existencias del buscador te dice de paso cuánto hay en el almacén activo.

«El almacén o el proyecto que necesito no están en la lista»

Causa: el formulario solo ofrece el almacén y el proyecto activos en la barra de referencia, la franja negra de abajo.

Solución: cierra el pedido, cambia el almacén o el proyecto en la barra de referencia y acepta el aviso de que se recargan las pestañas del sistema. Si el pedido ya está guardado, usa Cambiar › Almacén o Cambiar › Proyecto sin salir del documento.

«Guardé y ya no puedo corregir el contacto ni las notas»

Causa: al guardar, Crol bloquea buena parte del encabezado. Es a propósito: esos datos se cambian por una vía que deja rastro.

Solución: usa el menú Cambiar, que tiene una opción por cada dato modificable, y cada cambio queda firmado en la bitácora. Las partidas y las cantidades son otra cosa: se corrigen con Modificar, y solo con el pedido en Capturado.

«Autoricé el pedido y ahora no me deja modificarlo»

Causa: al autorizar, Modificar se deshabilita. El pedido ya tiene visto bueno para surtirse.

Solución: usa Acciones › Rechazar, escribe el motivo y el pedido vuelve a Capturado con la edición habilitada. Cuando termines, vuelve a autorizarlo.

«En mi Crol el pedido nunca pasa por Autorizado»

Causa: la autorización del pedido no es obligatoria por diseño: se enciende por empresa. En Información de la empresa › Configuración › Autorizaciones hay una tabla con las columnas Transacción y Requiere autorización, y el renglón de Pedido de cliente está sin marcar.

Solución: no es un error. Con esa casilla apagada el pedido se autoriza solo al guardarlo: la bitácora deja los renglones Capturado y Autorizado con un segundo de diferencia, y por eso se puede surtir de inmediato. El selector nunca muestra pedidos en Capturado — no le hace falta, porque con la casilla apagada no queda ninguno. Si tu operación sí necesita el visto bueno, pídele a un administrador que marque la casilla; a partir de ahí los pedidos nuevos tendrán que pasar por Autorizado antes de surtirse, y los que ya estaban en Capturado se quedan ahí hasta que alguien los autorice a mano.

«Mi pedido no aparece en el selector de la nota de venta»

Causa: cuatro, en orden de frecuencia. El contacto todavía no está capturado en la nota, y el selector filtra por cliente. El pedido está Cerrado o Cancelado. El pedido está vencido —con la fecha de Vigencia pasada desaparece del selector aunque el listado lo siga marcando como Autorizado, y nada en la pantalla lo advierte—. O la empresa se quedó sin ninguna lista de precios activa, que es un dato obligatorio del pedido.

Solución: captura primero el cliente en la nota. Después revisa en la pantalla de consulta las columnas Estado y Vigencia. Si el pedido venció, ábrelo y usa Cambiar › Vigencia en días para darle un plazo nuevo: vuelve a aparecer en el selector. Si el estado es Cerrado o Cancelado no hay vuelta atrás; duplica el pedido y guarda el nuevo. Si ninguna de esas causas lo explica, repórtalo a soporte.

«Cerré un pedido por error y no encuentro cómo reabrirlo»

Causa: Cerrar no pide confirmación y es terminal: deja el pedido sin Modificar, sin Cancelar y con todas las acciones en gris.

Solución: desde el pedido no hay vuelta atrás. Abre el pedido cerrado, pulsa Duplicar y guarda el pedido nuevo; así no recapturas las partidas. Anota en Notas a qué folio sustituye. Ni siquiera un administrador puede reabrirlo: no existe forma de revertir un pedido cerrado ni de reactivar uno cancelado.

«El cliente no se encuentra con saldo suficiente para la operacion»

Causa: el pedido rebasa el Límite de crédito del cliente y en su ficha de contacto está marcada la casilla ¿Es sujeto de crédito?, en la sección Condiciones de venta. El aviso sale en una ventana del navegador, con los botones Cancelar y Aceptar.

Solución: es un aviso, no un bloqueo. Con Aceptar el pedido se guarda igual; con Cancelar regresas al formulario. Decide con la política de crédito de tu empresa: revisa el saldo del cliente antes de comprometer la venta, o pide la autorización que corresponda. Si el cliente no debe manejar crédito, desmarca ¿Es sujeto de crédito? en su ficha; entonces el pedido guarda sin ningún aviso.

«La nota de venta no guarda: existencia insuficiente»

Causa: el pedido deja capturar productos sin existencia, pero la nota de venta descarga inventario y sí la valida. Al guardar sale el aviso «Existencia insuficiente para el producto…» con la cantidad y la existencia, y no guarda nada.

Solución: baja la cantidad de esa partida a lo que sí hay en el almacén, o bórrala y súrtela después en otra nota: el pedido queda Vendido y sigue apareciendo en el selector, así que puedes volver a él. Si el movimiento no debe tocar el inventario, marca Venta sin afectar inventario en la sección Condiciones de la nota. El pedido se queda con su cantidad original y la diferencia aparece en Cantidad por surtir del reporte de análisis.

«No es posible guardar el registro ya que la forma de pago no puede ser 99 - POR DEFINIR y el método de pago PUE…»

Causa: el pedido trae Forma de pago en 99 - POR DEFINIR y la nota de venta la hereda. Con Método de pago PUE Crol exige una forma de pago concreta. El aviso sale en una ventana del navegador, no dentro de Crol.

Solución: cierra el aviso, elige la forma de pago real —efectivo, transferencia, tarjeta— y guarda otra vez. Para que no se repita, captura la forma de pago real en el pedido antes de guardarlo: después de guardar ya no se puede cambiar desde el menú Cambiar.

«No puedo abrir un pedido: sale un error con un número»

Causa: el pedido se guardó con un dato del encabezado incompleto o inválido y al intentar abrirlo el sistema no lo puede armar. Los tres códigos que aparecen en soporte son 806610, cuando el Proyecto quedó vacío, y 828153 o 840880, cuando el Almacén quedó mal guardado. Los dos campos se heredan de la barra de referencia al capturar.

Solución: no se arregla desde la pantalla, porque justamente el pedido no abre. Repórtalo a soporte con el folio y el código que sale en el mensaje. Para que no se repita, antes de capturar revisa que la barra de referencia traiga el almacén y el proyecto correctos: es de donde el pedido los toma.

Qué puedes hacer según el estado

La mayoría de las dudas de arriba se resuelven mirando el estado del pedido: