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Facturar un pedido de cliente

CÓMO SE HACE ⏱ 4 min 📦 Cómo vender. Pedido de cliente

Cuando la venta necesita comprobante fiscal, el pedido se relaciona desde la Factura de venta en vez de la nota de venta. El camino es casi el mismo, pero la factura se timbra ante el SAT, así que hay datos fiscales que tienen que estar bien antes. Aquí va el tramo que le toca al pedido; el timbrado vive en Facturación electrónica.

Cuándo usar esta ruta y no la nota de venta

Las dos surten el pedido y las dos lo dejan en Vendido. La diferencia es el comprobante:

  • La nota de venta es un documento interno. No se timbra. Sirve cuando el cliente no pide factura o cuando se factura después.
  • La factura de venta es un CFDI: se timbra ante el SAT y tiene efectos fiscales. Es la que el cliente necesita para deducir.
Nota: En el reporte Análisis de pedidos de cliente se nota la diferencia: la columna Facturado dice NO cuando el pedido se surtió con nota de venta.

Pre-requisitos

  • El pedido está en Autorizado o en Vendido. Los Cerrados y los Cancelados no aparecen en el selector.
  • Los datos fiscales del cliente están completos y correctos: RFC, régimen fiscal, código postal y domicilio. Una factura se timbra con ellos y corregirlos después obliga a cancelar y sustituir.
  • El Uso del CFDi es el que corresponde a la operación. Al traer el pedido, Crol propone S01 - Sin efectos fiscales, que rara vez es el correcto para una factura.
  • La empresa tiene su Certificado de Sello Digital vigente. Sin CSD no hay timbrado.
  • Hay existencia del producto, salvo que marques Venta sin afectar inventario o que la empresa no maneje inventarios.

Pasos

Abre Factura de venta y pulsa Nuevo. Captura el Nombre / Razón social del cliente: el selector filtra por contacto.

  1. Captura el contacto en Nombre / Razón social.
  2. Revisa el Tipo de comprobante, que llega como INGRESO.
  3. Haz clic en el ícono a la derecha de Documentos relacionados.

Se abre la ventana Referencia. Aquí está la diferencia grande con la nota de venta: además de cotizaciones y pedidos, la factura lista las notas de venta del cliente que están pendientes de facturar.

Ventana Referencia de la factura de venta en Crol ERP mostrando juntos una cotización, varias notas de venta y los pedidos de cliente del mismo contacto, resaltados.
Importante: Por eso hay que mirar la columna Documento antes de marcar la casilla. Si lo que quieres es facturar el pedido, marca el renglón que dice Pedido de cliente. Si marcas una nota de venta, vas a estar facturando una venta que ya se registró, que es otra operación.
  1. Marca la casilla del renglón cuyo Documento dice Pedido de cliente.
  2. Haz clic en Aceptar.

Crol copia las partidas del pedido con sus precios y descuentos, igual que en la nota de venta, y deja el folio del pedido en el encabezado.

  1. Corrige el Uso del CFDi si el que propone no es el que va.
  2. Ajusta cantidades o borra partidas si no vas a facturar todo.
  3. Revisa Método de pago y Forma de pago: con método PUE, la forma de pago no puede quedar en 99 - POR DEFINIR.
  4. Haz clic en Guardar.

Resultado esperado

  • La factura queda guardada con su folio y con el del pedido en Documentos relacionados.
  • El pedido pasa a Vendido y su bitácora anota el folio de la factura.
  • Si facturaste de menos, el faltante aparece en Cantidad por surtir del reporte de análisis, y el pedido sigue disponible en el selector para facturar el resto.
Importante: Guardar no es timbrar. La factura queda registrada, pero el CFDI no existe hasta que se timbra. El timbrado, sus errores y la cancelación están en la categoría Facturación electrónica (CFDI), que es donde vive todo lo fiscal.

Errores frecuentes

Facturaste la nota de venta en lugar del pedido

Causa: el selector de la factura lista los dos tipos y solo los distingue la columna Documento.

Solución: si todavía no guardas, cierra la factura sin guardar y vuelve a empezar. Si ya la timbraste, no se corrige editando: hay que cancelar el CFDI y emitir uno por sustitución.

El Uso del CFDi quedó en S01 - Sin efectos fiscales

Causa: es el valor que Crol pone al traer un pedido, porque el pedido no tiene efectos fiscales. En la factura casi nunca es el correcto.

Solución: cámbialo antes de timbrar, al uso que declare el cliente. Después del timbrado ya no se edita.

«No es posible guardar el registro ya que la forma de pago no puede ser 99 - POR DEFINIR y el método de pago PUE…»

Causa: el pedido trae la forma de pago sin definir y la factura la hereda.

Solución: elige la forma de pago real en Forma de pago (que liquidó la operación) y vuelve a guardar.

Hazlo simple.

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