Registro de una nota de remisión

Acceso al módulo

Desde este módulo puedes consultar todas las notas de remisión registradas, aplicar filtros de búsqueda y capturar nuevas notas. Dirígete a Opciones > Todas las opciones > Compras y gastos > Nota de remisión.

Se abrirá la pantalla de consulta donde puedes visualizar las notas registradas:

Esta pantalla muestra todas las notas de remisión capturadas en el sistema. Permite aplicar filtros de búsqueda por cualquier columna y abrir una nota existente con doble clic. Las columnas principales son:

• Adjunto: Ícono de clip que indica si la nota tiene archivos digitales asociados.
• SAT: Estado de timbrado fiscal del documento, cuando aplica.
• Fecha: Fecha en que se registró la nota de remisión.
• Folio: Número del documento del contacto (folio del proveedor).
• Contacto: Nombre del contacto que entregó la mercancía.
• Total: Importe total del documento.
• Moneda: Moneda en la que se emitió la nota.
• Saldo: Importe pendiente de pago al contacto.
• Referencia: Texto libre de referencia adicional capturado en la nota.
• Estado: Estado actual del documento (Capturado, Aplicado, Saldado o Cancelado).

Para registrar una nueva nota de remisión, haz clic en el botón Nuevo de la barra superior. Se abrirá el formulario de captura completo:

Área de encabezado

Datos generales

En esta sección se capturan los datos principales del documento: la sucursal y el almacén que reciben la mercancía, el proyecto al que se carga, las fechas, el folio del documento del contacto y la información fiscal y de moneda.

Los campos que contiene esta sección son los siguientes:

• Sucursal: Sucursal desde la cual se registra la nota de remisión. Toma por defecto la sucursal del usuario que captura el documento.
• Almacén: Almacén donde se recibirá físicamente la mercancía. El sistema muestra únicamente los almacenes asociados a la sucursal seleccionada.
• Proyecto: Proyecto al que se cargará el documento. Selecciona NINGUNO si la nota no corresponde a un proyecto específico.
• Contacto: Contacto que entregó la mercancía. Selecciónalo del catálogo o crea uno nuevo desde el ícono lateral.
• Folio: Número del documento que entrega el contacto (por ejemplo, el folio impreso en la nota de remisión recibida).
• Fecha del documento: Fecha que el contacto imprime en su documento.
• Fecha de recepción: Fecha en que físicamente se recibió la mercancía. Puede coincidir con la fecha del documento o ser distinta.
• Documentos relacionados: Folio de la orden de compra o cotización que originó la entrega, cuando aplique. Permite vincular la trazabilidad del expediente.
• Moneda: Moneda en la que está emitido el documento (Pesos, Dólares, etc.).
• Total del documento: Importe total que el contacto reporta en su nota; se valida contra la suma calculada de las partidas.
• Referencia: Texto libre para anotar referencias adicionales (orden de servicio, número interno, etc.).
• Tipo de documento: Clasificación interna del documento, según la configuración de la organización.
• Etiqueta: Etiqueta de clasificación adicional, útil para reportes o búsquedas.
• Documento no deducible: Marca si el documento no es deducible fiscalmente.
• Aplica reembolso: Marca si el documento será reembolsado a un colaborador o tercero.

Condiciones

En esta sub-sección se definen las condiciones comerciales que aplican a la nota de remisión: días de crédito, vencimiento, lista de precios y método de pago.

• Días de crédito: Días de crédito pactados con el contacto. Por defecto se traen del catálogo de contactos y se pueden ajustar al documento.
• Vencimiento: Fecha en que vence el saldo del documento. Se calcula automáticamente con la fecha de recepción más los días de crédito.
• Saldo: Saldo total que el contacto tiene pendiente de pago en el sistema (no es exclusivo del documento). Se muestra de forma informativa.
• Saldo en anticipos: Saldo a favor del contacto por anticipos pagados, disponible para aplicar contra el documento.
• Lista de precios: Lista de precios asociada al documento, si aplica.
• Precio de compra: Configuración del precio de compra que se utilizará para las partidas (catálogo, última compra, etc.).
• Método de pago: Método de pago que aplica al documento (PUE - Pago en una sola exhibición, PPD - Pago en parcialidades o diferido, etc.).

Área de detalle

En esta área se registra y consulta la información detallada de la nota de remisión, organizada en pestañas: Partidas, Información del pago, Facturas, Inventarios, Póliza contable, Bitácora, Revisión y Archivos digitales.

Partidas

En esta pestaña se capturan los productos o servicios entregados por el contacto, con su cantidad, costo unitario, descuentos e impuestos aplicables.

Las columnas que componen el grid de partidas son:

• No.: Número consecutivo del renglón. Se asigna automáticamente.
• Almacén: Almacén donde ingresa el producto del renglón. Por defecto toma el almacén del encabezado pero puede ajustarse por partida.
• Proyecto: Proyecto asociado a la partida.
• C. Costo: Centro de costo asociado a la partida.
• Descripción: Producto o servicio entregado. Se selecciona del catálogo escribiendo el código o el nombre.
• Unidad: Unidad de medida de la partida (PZ, KG, LT, etc.).
• Cantidad: Cantidad recibida del producto o servicio.
• Costo unitario: Costo unitario que aplica a la partida.
• Importe: Cantidad × costo unitario. Se calcula automáticamente.
• $ Descuento: Descuento aplicado a la partida en valor absoluto.
• IVA: Tasa de IVA aplicable a la partida (16%, 0% o exento).
• IEPS: Tasa de IEPS aplicable a la partida.
• IVA retenido: Retención de IVA aplicable a la partida.
• ISR Retenido: Retención de ISR aplicable a la partida.
• IEPS retenido: Retención de IEPS aplicable a la partida.
• Total: Total de la partida después de impuestos y descuentos.
• Notas: Texto libre para registrar observaciones específicas del renglón.
• No deducible: Marca si la partida no es deducible fiscalmente.

En la parte inferior se encuentra el selector numérico junto al botón Insertar partida(s), que permite agregar más renglones cuando se requieran.

Totales y notas

Debajo del grid de partidas se muestran los totales calculados automáticamente y un campo de notas generales:

• Importe: Suma de los importes de todas las partidas antes de impuestos y descuentos.
• Descuento: Suma de los descuentos aplicados a las partidas.
• IVA: Suma del IVA calculado para todas las partidas.
• Total: Total general del documento.
• Saldo del documento: Saldo pendiente del documento. Empieza igual al total y se va reduciendo conforme se aplican pagos.
• Notas: Comentarios u observaciones generales que aplican al documento completo.

Pestañas de información adicional

Información del pago

Esta pestaña muestra los pagos aplicados a la nota de remisión, ya sea por pagos directos o por aplicación de anticipos. Es la vista que permite conocer cómo se ha ido cubriendo el saldo del documento.

• Fecha: Fecha en que se aplicó el pago.
• Folio: Folio del documento de pago aplicado.
• Forma de pago: Tipo de pago aplicado (Abonos a proveedor, Transferencia, Cheque, Efectivo, etc.).
• Cuenta: Cuenta contable o bancaria desde la que se realizó el pago.
• Referencia: Referencia del pago (folio bancario, número de cheque, etc.).
• Aplicado: Importe del pago aplicado al documento.
• Total: Total acumulado de pagos aplicados.

Facturas

Esta pestaña muestra las facturas de compra emitidas por el contacto que están vinculadas a la nota de remisión. Permite identificar rápidamente qué factura ampara la mercancía recibida.

• Folio: Folio de la factura de compra vinculada.
• Fecha: Fecha de la factura.
• Contacto: Contacto que emitió la factura.
• Total: Importe total de la factura.
• Estado: Estado actual de la factura (Capturado, Aplicado, Cancelado, etc.).

Inventarios

Esta pestaña muestra el movimiento de inventario generado por la nota de remisión. Cuando la nota se aplica, Crol ERP registra automáticamente la entrada de mercancía al almacén indicado.

• Fecha: Fecha en que se registró el movimiento de inventario.
• Folio: Folio del documento que originó el movimiento.
• Operación: Tipo de movimiento de inventario generado (ENTRADA / NOTA DE REMISIÓN).
• Almacén: Sucursal y almacén donde se registró el movimiento.
• Total: Importe del movimiento.

Póliza contable

Esta pestaña muestra la póliza contable que Crol ERP genera automáticamente al aplicar la nota de remisión, con los cargos y abonos a las cuentas correspondientes según la configuración contable de la organización.

• No.: Número consecutivo del movimiento dentro de la póliza.
• Cuenta: Cuenta contable afectada y descripción del concepto.
• Cargos: Importe del cargo aplicado a la cuenta.
• Abonos: Importe del abono aplicado a la cuenta.
• Referencia: Referencia del movimiento (folio del documento de origen).
• Proyecto: Proyecto al que se asigna el movimiento.
• C. Costo: Centro de costo al que se asigna el movimiento.

Bitácora

La bitácora registra el historial completo de cambios de flujo de la nota de remisión: captura, aplicación, saldado y, en su caso, cancelación. Cada cambio queda registrado automáticamente con fecha, usuario y notas del sistema.

• Fecha: Fecha y hora exacta en que se registró el cambio de flujo.
• Flujo: Nombre de la acción efectuada sobre la transacción (Capturado, Aplicado, Saldado, Cancelado).
• Usuario: Nombre del usuario del sistema que realizó la acción (puede ser Sistema cuando es un cambio automático, como Saldado).
• Notas: Comentario generado por el sistema o capturado por el usuario al ejecutar la acción.

Revisión

La pestaña Revisión permite que un usuario distinto al que capturó la nota verifique los datos antes de aplicarla. Es útil cuando la organización exige doble validación de documentos. El revisor deja registro fechado de la verificación realizada.

Archivos digitales

Esta pestaña permite asociar documentos digitales relevantes a la nota de remisión: el PDF del documento del contacto, evidencia fotográfica de la entrega, comprobantes, oficios, etc. Los archivos quedan almacenados junto al documento y disponibles para los usuarios con acceso al módulo.

La barra superior del gestor ofrece las siguientes opciones:

• Desplazarse entre archivos: Flechas de navegación para recorrer los archivos adjuntos.
• Abrir archivos: Abre el archivo seleccionado en una ventana de vista previa o en la aplicación asociada.
• Actualizar: Refresca el contenido del gestor para mostrar archivos añadidos recientemente.
• Crear carpetas: Permite organizar los archivos adjuntos en subcarpetas.
• Eliminar archivos: Selecciona el archivo y haz clic en el ícono de eliminar para quitarlo del documento.