Acceso al módulo

Desde este módulo puedes consultar las facturas registradas, aplicar filtros de búsqueda y capturar nuevas facturas de compras y gastos. Para acceder, sigue estos pasos:

1. Dirígete a Opciones > Todas las opciones > Compras y gastos > Factura de compras y gastos.
2. Se abrirá la pantalla de consulta donde puedes visualizar las facturas registradas.

Esta pantalla muestra todas las facturas registradas en el sistema. Permite aplicar filtros para realizar búsquedas específicas y visualizar información relevante sobre cada comprobante. Los datos que se presentan son los siguientes:

Archivo adjunto: Indica si la factura tiene documentos adjuntos, como el XML o el PDF del comprobante fiscal. Aparece un ícono en la primera columna cuando existe algún archivo asociado.

Validación del CFDI ante el SAT: Muestra el resultado de la validación del comprobante fiscal ante el Servicio de Administración Tributaria. Permite identificar rápidamente si el CFDI es válido, inválido o está pendiente de verificación.

Fecha: Fecha en que se registró la factura en el sistema.

Folio: Número de referencia interno asignado a la factura dentro del sistema Crol.

Contacto: Nombre o razón social del proveedor que emitió la factura.

Total: Monto total de la factura, incluyendo impuestos, expresado en la moneda del registro.

Moneda: Tipo de moneda en la que se registró la transacción (pesos, dólares, euros, etc.).

Saldo: Monto pendiente de liquidación de la factura. Si ya fue pagada en su totalidad, mostrará cero.

Referencia: Información adicional registrada en la factura para facilitar su identificación o clasificación.

Estado: Estado actual de la factura dentro del sistema (Capturado, Aplicado, Cancelado, Saldado, Pendiente de revisión, entre otros).

Acciones disponibles en la pantalla de consulta:

1. Buscar y filtrar registros: Utiliza las barras de búsqueda ubicadas debajo del encabezado de cada columna para localizar facturas específicas y acceder a su información completa.
   
2. Registrar una nueva factura desde la pantalla de consulta: Haz clic en el botón Nuevo en la barra de herramientas. Se abrirá directamente la pantalla de captura de una nueva factura lista para completar.

Área de encabezado

Datos generales

En esta sección se capturan los datos principales del comprobante: el proveedor, la sucursal, el almacén, las fechas clave y el tipo de documento. Registrar correctamente estos campos permite vincular la factura a los procesos internos de inventarios, contabilidad y validación fiscal.

Los campos que contiene esta sección son los siguientes:

Sucursal: Muestra la sucursal desde la cual se registra la factura. Este campo está bloqueado y no puede modificarse directamente desde el formulario de captura. Para registrar una factura en una sucursal diferente, debes seleccionarla previamente en la barra de referencia en la parte inferior de la pantalla antes de hacer clic en Nuevo.

Almacén: Almacén al que se destinarán los productos adquiridos en la factura. Cuando una partida corresponde a un gasto o servicio, no genera movimiento de inventario independientemente del almacén seleccionado, incluso si la misma factura contiene partidas de productos y partidas de gastos o servicios al mismo tiempo.

Proyecto: Permite asignar la factura a un proyecto específico, facilitando el control de costos y la generación de reportes contables por proyecto. En el caso de partidas con productos de inventario, también permite identificar la ubicación o destino específico de los artículos adquiridos. Si la compra no está relacionada con ningún proyecto, selecciona Ninguno.

Contacto: Proveedor que emite la factura. Escribe el nombre o RFC y selecciónalo de la lista. Si es un proveedor nuevo, deberás registrarlo previamente en el catálogo de contactos.

Folio: Número de folio del comprobante fiscal (CFDI) o documento emitido por el proveedor. Debe coincidir exactamente con el folio que aparece impreso en la factura del proveedor. Se captura manualmente al registrar la factura de forma manual, o se llena automáticamente al importar el XML del CFDI.

Fecha del documento: Fecha en que el proveedor emitió la factura. Debe coincidir con la fecha registrada en el CFDI.

Fecha de recepción: Fecha en que la empresa recibió físicamente los bienes o servicios. Puede diferir de la fecha de emisión del comprobante. Con esta fecha se aplica el inventario y la afectación contable.

Moneda: Moneda en la que está emitida la factura del proveedor. Cuando se selecciona una moneda extranjera, el sistema aplica el tipo de cambio publicado en el Diario Oficial de la Federación (DOF) vigente a la fecha del documento.

Total del documento: Monto total de la factura incluyendo impuestos. Al importar el XML del CFDI se llena automáticamente con el valor del comprobante. En el registro manual debe coincidir con la suma de las partidas capturadas.

Referencia: Campo de texto libre para registrar un número de orden de compra, número de contrato u otro identificador interno que permita relacionar la factura con un proceso o documento externo y facilitar su trazabilidad. Su uso es opcional.

Tipo de documento: Campo utilizado exclusivamente cuando el registro se realiza desde la transacción de saldos iniciales. En capturas normales, este campo no se muestra habilitado.

Etiqueta: Permite clasificar la factura con una categoría personalizada para facilitar la búsqueda y generación de reportes. Por ejemplo: Consumo interno, Compras de producción, etc.

Documento no deducible: Activa esta opción si la factura no es deducible para efectos fiscales.

Aplica reembolso: Indica que la factura corresponde a un gasto que será reembolsado a un colaborador. Al activar esta casilla, el documento quedará disponible para filtrarse mediante este criterio en las búsquedas y reportes que cuenten con esta opción.

Documentos relacionados: Permite vincular la factura con otros documentos previamente registrados, como órdenes de compra, cotizaciones o requisiciones, facilitando el rastreo de la operación.

Validación del CFDI: Muestra el estado de validez del comprobante fiscal ante el SAT. Permite verificar que el CFDI del proveedor es auténtico y está vigente.

Condiciones de pago

Esta sección define los términos pactados con el proveedor para liquidar el importe de la factura. Establecer correctamente estos datos permite llevar un control efectivo de las cuentas por pagar y facilita la administración del flujo de efectivo de la empresa.

Los campos que contiene esta sección son los siguientes:

Días de crédito: Número de días de plazo otorgado por el proveedor para realizar el pago. Ingresa 0 si la factura se liquida de contado. Con base en este valor, el sistema calculará automáticamente la fecha de vencimiento.

Vencimiento: Fecha límite para efectuar el pago de la factura. Se calcula automáticamente a partir de la fecha del documento y los días de crédito registrados. Puedes ajustarla manualmente si es necesario.

Saldo: Monto pendiente de pago de la factura. Se actualiza automáticamente conforme se aplican pagos o anticipos al documento.

Saldo en anticipos: Muestra el monto disponible en anticipos registrados para este proveedor. Estos anticipos pueden aplicarse como pago parcial o total de la factura.

Lista de precios: Lista de precios seleccionada para establecer los valores de referencia de la compra, si aplica.

Precio de compra: Indica la referencia de precios utilizada en las partidas de la factura (por ejemplo: Precio 1, Precio 2). Permite consistencia en los costos de adquisición.

Método de pago: Forma en que se realizará el pago conforme al catálogo del SAT. Las opciones principales son: PUE (Pago en una sola exhibición) y PPD (Pago en parcialidades o diferido).

Área de detalle

En esta área se registra y consulta la información detallada de la factura, organizada en distintas pestañas según el tipo de dato o proceso al que corresponde.

Partidas

En esta sección se registran los conceptos de productos o servicios incluidos en la factura. Cada partida representa un ítem individual adquirido y permite desglosar la operación con información detallada sobre su destino, valor y atributos fiscales.

Los campos que contiene cada partida son los siguientes:

No.: Número consecutivo asignado automáticamente por el sistema a cada línea de la factura.

Almacén: Almacén de destino al que se asigna el producto registrado en esta partida. Puede diferir del almacén general del encabezado.

Proyecto: Proyecto al que se carga esta partida, si aplica. Permite distribuir el costo de la compra entre distintos proyectos en una misma factura.

Clasificador de costo (C. Costo): Clasificación contable que permite asociar el gasto de la partida a un área, departamento o centro de responsabilidad específico. Es fundamental para el control presupuestal.

Descripción: Concepto del producto, servicio o gasto que se está adquiriendo. Selecciona el elemento correspondiente. El producto o servicio debe estar previamente registrado en el catálogo para poder seleccionarlo.

Unidad: Unidad de medida del producto o servicio (pieza, litro, kilogramo, servicio, hora, etc.).

Cantidad: Número de unidades adquiridas en esta partida.

Costo unitario: Precio por unidad del producto o servicio, sin incluir impuestos.

Importe: Resultado de multiplicar la cantidad por el costo unitario. Se calcula automáticamente.

$ Descuento: Monto del descuento aplicado a esta partida en importe directo.

IVA: Tasa del Impuesto al Valor Agregado aplicable a esta partida (16%, 0% o Exento). El sistema puede configurarla automáticamente según la cuenta contable, producto o servicio asignado.

IEPS: Impuesto Especial sobre Producción y Servicios. Aplica únicamente cuando el producto está sujeto a este gravamen y configurado en el catálogo de productos y servicios.

IVA retenido: Monto o condición de retención del IVA, aplicable en operaciones con proveedores personas físicas o en supuestos de retención obligatoria.

ISR retenido: Monto de retención del Impuesto Sobre la Renta. Aplica principalmente en facturas de servicios profesionales o arrendamiento.

IEPS retenido: Indica si existe retención de IEPS en esta partida, conforme a las disposiciones fiscales aplicables.

Total: Importe total de la partida, resultante de sumar el importe más los impuestos y restar los descuentos aplicados.

Notas: Campo libre para registrar observaciones o comentarios adicionales sobre la partida.

No deducible: Marca esta opción si el concepto de la partida no es deducible para efectos del Impuesto Sobre la Renta.

Totales del documento

Esta sección, visible en la parte inferior del área de detalle, presenta el resumen numérico de la factura calculado con base en todas las partidas registradas. Es fundamental revisarla antes de guardar el documento para validar que los importes coincidan con el comprobante del proveedor.

Los campos que se presentan son los siguientes:

Importe: Suma de los subtotales de todas las partidas antes de aplicar impuestos.

Descuento: Monto total de los descuentos aplicados en las partidas de la factura.

IVA: Suma del Impuesto al Valor Agregado calculado sobre todas las partidas.

Total: Importe neto de la factura. Suma del importe más los impuestos, menos los descuentos aplicados.

Saldo del documento: Monto total pendiente de pago. Si se han aplicado pagos o anticipos, este campo refleja el saldo restante.

Notas: Espacio libre para registrar observaciones generales del documento completo.

Finalizar la transacción

Una vez que hayas completado todos los campos del encabezado, las condiciones de pago y las partidas, puedes guardar la factura.

Haz clic en el botón Guardar en la barra de opciones. El sistema procesará el registro, generará la póliza contable automáticamente y, si la factura incluye productos, realizará la entrada al inventario.

Al concluir el registro exitosamente:

1. La factura quedará en estatus Capturado.
2. Se generará la póliza contable y la póliza electrónica de forma automática.
3. Si la factura incluye productos, se registrará la entrada al inventario correspondiente.
4. El archivo XML del CFDI del proveedor, si fue cargado, quedará almacenado en la pestaña de archivos digitales.

Pestañas de información adicional

Información del pago

Esta sección muestra el historial de pagos aplicados a la factura, incluyendo las fechas, las cuentas utilizadas y la forma de pago. Permite verificar y conciliar los abonos realizados por el proveedor o los registros de tesorería.

Los campos que se presentan son los siguientes:

Fecha: Fecha en que se registró el pago o abono en el sistema.

Folio: Número de folio del documento de pago asociado a esta factura.

Forma de pago: Método con el que se realizó el pago (transferencia, cheque, efectivo, tarjeta, etc.).

Cuenta: Cuenta bancaria o caja desde la que se efectuó el pago.

Referencia: Número o clave de identificación del pago, como número de cheque, referencia bancaria, etc.

Aplicado: Monto que fue descontado del saldo de la factura con este pago.

Total: Monto total del pago o abono registrado.

Inventarios

Cuando una factura de compras incluye productos, el sistema genera automáticamente una entrada de inventario al guardar el registro. Esta pestaña muestra los movimientos de inventario relacionados con la factura, tanto entradas generadas al registrar la compra, como salidas posteriores vinculadas a otros documentos como facturas de venta. Permite validar que los artículos fueron ingresados correctamente al almacén correspondiente y rastrear su consumo o venta.

Los campos que se presentan son los siguientes:

Fecha: Fecha en que se registró el movimiento de entrada o salida del inventario.

Folio: Folio del documento de entrada al inventario generado por el sistema.

Operación: Tipo de movimiento realizado en inventarios (entrada por compra, salida por venta, etc.).

Almacén: Almacén físico donde se registró el ingreso de los productos.

Total: Valor total de los productos ingresados al inventario en este movimiento.

Póliza contable

Cada factura de compras y gastos genera un registro contable de forma automática, reflejado en la póliza contable. Esta póliza contiene los cargos y abonos que afectan las cuentas configuradas en el sistema, asegurando que los registros contables se mantengan actualizados sin intervención manual.

Los campos que se presentan son los siguientes:

No.: Número de partida o movimiento.

Cuenta: Descripción de la cuenta o concepto contable.

Cargos: Importe registrado como cargo en la cuenta contable correspondiente.

Abonos: Importe registrado como abono en la cuenta contable correspondiente.

Referencia: Descripción o clave de referencia de la partida contable para facilitar su identificación en reportes.

Proyecto: Proyecto al que se asigna la partida contable, si aplica.

C. Costo: (Clasificador de costo y gasto) Permite categorizar el costo o gasto de la partida para reportes analíticos y presupuestales.

Bitácora

La bitácora registra el historial completo de acciones realizadas sobre la factura desde su creación. Permite rastrear qué usuario realizó cada cambio, en qué momento y con qué resultado, ofreciendo trazabilidad para auditoría interna y control de procesos.

Los campos que se presentan son los siguientes:

Fecha: Fecha y hora exacta en que se registró la acción o cambio de estado.

Flujo: Nombre de la acción efectuada sobre la transacción (Capturado, Aplicado, Autorizado, Cancelado, Rechazado, etc.).

Usuario: Nombre del usuario del sistema que realizó la acción.

Notas: Comentario adicional generado por el sistema o ingresado por el usuario al momento del registro.

Revisión

Al registrar una factura de compras y gastos, es posible que esta pase por un proceso interno de revisión antes de ser aprobada para su aplicación contable o pago. Esta validación forma parte del flujo de autorización de la empresa, donde se verifica que los datos capturados coincidan con el comprobante del proveedor, que el CFDI esté debidamente validado ante el SAT y que la factura cumpla con las políticas internas de deducibilidad, presupuesto y compras.

Los campos que se presentan son los siguientes:

Fecha: Fecha en que se realizó la acción de revisión sobre la factura.

Estado: Resultado de la revisión: Pendiente de revisión, Con observaciones, Solventado, Revisado.

Usuario: Nombre del revisor que realizó la validación.

Comentario: Observaciones registradas por el revisor al aprobar o rechazar la factura.

Archivos digitales

Esta sección está diseñada para asociar documentos digitales relevantes a la factura, como el XML y PDF del CFDI del proveedor, órdenes de compra o documentos escaneados. Mantiene todos los archivos relacionados disponibles en un solo lugar para su consulta, validación y auditoría.

Para hacerlo, sigue estos pasos:

1.- Haz clic en el botón de archivos digitales en la barra superior del catálogo. Se abrirá la siguiente pantalla.

2.- Haz clic en el botón adjuntar . Se abrirá la siguiente pantalla:

3.- Haz clic en el botón seleccionar y elige los archivos que quieres adjuntar.

4.- Una vez seleccionados los archivos, haz clic en el botón adjuntar . El sistema los cargará automáticamente y quedarán disponibles en la carpeta activa. También puedes arrastrar los archivos directamente a la zona de carga en la parte inferior de la ventana.

La barra de herramientas del gestor de archivos digitales ofrece las siguientes opciones adicionales:

Desplazarse entre los archivos.

Abrir archivos.

Actualizar archivos.

Crear carpetas.

Eliminar archivos. Seleccione el archivo y luego de clic en este ícono.