Campos del registro de nómina y finiquitos
REFERENCIA ⏱ 8 min 📦 Compras, gastos e inventarios. Nómina y finiquitos
Pantalla de consulta
Es la primera pantalla del módulo. Lista los registros que ya existen y desde aquí se crea uno nuevo. Los dos íconos de la izquierda avisan de un pendiente en el documento sin necesidad de abrirlo.
| Columna | Qué muestra | Reglas |
|---|---|---|
| Ícono SAT | Avisa que el documento tiene un pendiente con los folios fiscales. | Solo lectura. Se apaga cuando las sumas de los CFDI cuadran. |
| Ícono de sumas | Avisa que las sumas del documento no están validadas. | Solo lectura. |
| Fecha | Fecha del documento, no la de captura. | Filtrable con el calendario de la fila de filtros. |
| Folio | Folio consecutivo que asignó Crol. | Solo lectura. |
| Concepto | El texto que escribiste al capturar el periodo. | Es el campo por el que conviene buscar: escribe ahí el periodo. |
| Total | Neto a pagar del documento. | Solo lectura. |
| Moneda | Moneda del documento. | Solo lectura. |
| Saldo | Lo que falta pagar. En cero cuando el documento está saldado. | Solo lectura. |
| Estado | Capturado, Aplicado, Saldado o Cancelado. | Solo lectura. |
| Ícono de reloj | Abre la bitácora del documento sin abrirlo completo. | — |
Encabezado del documento
El encabezado define de quién es el gasto, cuándo se reconoce y en qué moneda. Es la parte que decide la contabilización, así que conviene revisarla antes de capturar importes.
| Campo | Qué hace | Reglas |
|---|---|---|
| Sucursal | Sucursal a la que pertenece la nómina del periodo. | Solo lectura. La fija la barra de referencia inferior; para cambiarla, cambia la sucursal activa antes de capturar. |
| Proyecto | Reparte el gasto de nómina a un proyecto. | Desplegable de búsqueda por código o nombre. Default NINGUNO. Se puede cambiar después de guardar desde el menú Cambiar. |
| C. Costo | Clasificador de costo y gasto. Decide a qué cuenta se cargan las percepciones: gasto de administración, gasto de venta o mano de obra de producción. | Desplegable con nueve opciones, listadas debajo de esta tabla. Se puede cambiar después de guardar desde el menú Cambiar. |
| Fecha | Fecha con la que se reconoce el gasto y con la que se genera la póliza. | Editable. Llega con la fecha de hoy. El calendario acepta fechas hacia atrás y hasta el cierre del mes en curso. No admite meses posteriores. |
| Folio | Consecutivo del documento. | Deshabilitado. Lo asigna Crol al guardar. |
| Concepto | Texto libre que identifica el periodo. Es lo que se ve en la consulta y lo que viaja como referencia a cada renglón de la póliza. | Editable. Escribe el periodo completo: es el único campo por el que se busca después. Se puede cambiar desde el menú Cambiar. |
| Moneda | Moneda del documento. | Desplegable: PESOS, DOLAR AMERICANO y EURO. Default PESOS. |
| Documento no deducible | Marca el documento como no deducible. | Casilla, desmarcada por omisión. Se puede cambiar después de guardar desde el menú Cambiar. |
| Aplica reembolso | Marca el documento cuando el gasto de nómina lo hizo un tercero y hay que reembolsarle. Es lo que hace que el documento se pueda recuperar después desde la herramienta que genera los egresos. | Casilla, desmarcada por omisión. Se puede cambiar después de guardar desde el menú Cambiar. |
Las nueve opciones del clasificador de costo
Es el campo que más cambia el resultado contable del documento, así que conviene tener las opciones a la vista. Las tres primeras mandan la nómina al gasto; las demás la mandan al costo:
- GASTOS DE ADMINISTRACION
- GASTOS DE VENTA Y DISTRIBUCION
- GASTOS GENERALES
- GASTOS Y COSTOS DE DESARROLLO Y CRECIMIENTO DE ACTIVOS BIOLOGICOS
- MANO DE OBRA DE ACTIVOS BIOLOGICOS
- MANO DE OBRA DE SERVICIOS EN PROCESO
- MANO DE OBRA DIRECTA DE PRODUCCION O FABRICACION
- MANO DE OBRA INDIRECTA FIJA DE PRODUCCION O FABRICACION
- MANO DE OBRA INDIRECTA VARIABLE DE PRODUCCION O FABRICACION
Pestañas del área de detalle
Son ocho y aparecen en el mismo orden en el que se usan: primero se capturan los importes, luego se consulta lo que Crol hizo con ellos.
| Pestaña | Qué contiene |
|---|---|
| Percepciones | Los 57 conceptos que suman al pago, con columnas No., Concepto, Importe y Notas. Solo Importe y Notas son capturables. |
| Deducciones | Los 21 conceptos que restan del pago, con las mismas cuatro columnas. La referencia de conceptos los lista todos. |
| Información del pago | Los pagos aplicados al documento: Fecha, Folio, Forma de pago, Cuenta, Referencia, Aplicado y Total. Se llena cuando pagas la nómina, desde el propio registro o con un egreso. |
| Folios fiscales | Los CFDI de nómina del periodo: Folio fiscal (UUID), Importe y Validación. No se captura a mano: se llena sola con los XML que subes a Archivos digitales. Mientras esté vacía, el encabezado avisa que las sumas de CFDI no están validadas. |
| Póliza contable | La póliza generada, con No., Cuenta, Cargos, Abonos, Referencia, Proyecto y C. Costo, y sus sumas iguales al pie. |
| Bitácora | Fecha, Flujo, Usuario y Notas de cada movimiento del documento. |
| Revisión | Fecha, Flujo, Usuario y Comentario del flujo de revisión. Es un mecanismo de observaciones, no de autorización: no bloquea el documento. |
| Archivos digitales | Aquí subes los recibos de nómina: los PDF y los XML. Crol no los genera, los recibe. Y al leer los XML relaciona los folios fiscales por sí solo. Se abre también con el ícono de nube de la barra de opciones. |
Cómo se llenan los folios fiscales
Es el circuito que más confunde, porque la pestaña de folios fiscales parece capturable y no lo es. El orden real es: subes los recibos del periodo — los PDF y los XML — a Archivos digitales, Crol lee los XML, y con lo que lee llena la pestaña de folios fiscales con su UUID, su importe y el resultado de la validación. Cuando las sumas cuadran con el documento, el aviso del encabezado se apaga.
Información del pago y Folios fiscales nacen vacías y se llenan después: la primera con el pago, la segunda con los XML de los recibos. Así se ven mientras no hay nada relacionado, con sus columnas a la vista:
La de folios fiscales es la que apaga el aviso del encabezado cuando se relacionan los CFDI:
La bitácora es la que resuelve la pregunta de quién hizo qué y cuándo. En Usuario aparece el nombre del usuario de Crol que ejecutó el movimiento — no el del trabajador — y en Notas el dato con el que se puede rastrear, como el folio del documento asignado:
Resumen del documento
Vive debajo de las pestañas y no cambia al moverte entre ellas. Es la lectura de control del documento completo.
| Campo | Qué muestra | Reglas |
|---|---|---|
| Percepciones | Suma de todos los importes de la pestaña Percepciones. | Solo lectura. Se recalcula al capturar. |
| Deducciones | Suma de todos los importes de la pestaña Deducciones. | Solo lectura. |
| Neto a pagar | Percepciones menos deducciones. Es lo que se le paga al personal y lo que se abona a SUELDOS POR PAGAR. | Solo lectura. |
| Saldo del documento | Lo que falta pagar del neto. Nace igual al neto y llega a cero cuando el pago se aplica. | Solo lectura. |
| Notas | Texto libre del documento completo, distinto de las notas por renglón. | Editable. |
Menú Acciones
Agrupa lo que se puede hacer con el documento ya guardado. Cuáles están habilitadas depende del estado: sobre un documento aplicado y sin pagar solo se habilitan tres.
| Opción | Para qué sirve |
|---|---|
| Asignar anticipo de salarios | Descuenta del neto un anticipo de sueldo ya entregado al trabajador, sin capturarlo como deducción. |
| Provisión de ISR por pago de PTU | Provisiona el ISR del pago de PTU. En un registro de nómina nunca se habilita: pertenece a Registro de PTU, que es esta misma pantalla con otro tipo de documento. |
| Registrar pago | Paga el documento desde la propia transacción, con el neto ya prellenado. |
| Validar CFDI | Coteja los folios fiscales relacionados contra los importes del documento. |
| Enviar observaciones al cliente | Envía observaciones dentro del flujo de revisión. |
| Solventar observaciones | Marca las observaciones como atendidas. |
| Transacción pendiente de revisión | Manda el documento al flujo de revisión. |
| Transacción revisada | Cierra el flujo de revisión. |
Menú Cambiar
Es la lista de lo que SÍ se puede modificar después de guardar. Lo que no aparece aquí no tiene atajo: hay que cancelar el documento y recapturarlo, o duplicarlo y ajustarlo antes de guardar.
| Opción | Qué permite cambiar |
|---|---|
| Clasificador de costos | El C. Costo del encabezado, y con él las cuentas de gasto de la póliza. |
| Estado de documento deducible | La casilla de documento no deducible. |
| Fecha de cancelación | La fecha con la que se canceló. Solo se habilita en documentos cancelados. |
| Proyecto | El proyecto del encabezado. |
| Sucursal | La sucursal del documento. |
| Concepto | El texto del concepto. |