Cambiar los datos de un pedido ya guardado | Crol ERP

Cambiar los datos de un pedido ya guardado

CÓMO SE HACE ⏱ 4 min 📦 Cómo vender. Pedido de cliente

Modificar el contacto, la referencia, el almacén o cualquiera de los once datos que sí se pueden cambiar después de guardar un pedido de cliente. Lo haces desde el menú Cambiar, no editando el campo. Al terminar, el dato queda actualizado y el cambio queda firmado en la bitácora con tu nombre.

Pre-requisitos

  • El pedido ya está guardado y tiene folio.
  • Sabes qué dato quieres cambiar: el menú tiene una opción por cada uno.
  • El estado del pedido no apaga la opción que necesitas. Un pedido cancelado, por ejemplo, ya no deja cambiar contacto, proyecto, referencia, vendedor ni las notas del detalle.
Nota: El menú Cambiar es casi todo del encabezado, con una excepción: Notas del detalle, que son las notas de las partidas. Las cantidades y los productos no están ahí: se corrigen con Modificar. Con un perfil normal, Modificar solo funciona con el pedido en Capturado: si ya está autorizado, recházalo primero.

Pasos

Abre el pedido y despliega el menú Cambiar de la barra de opciones. Trae once opciones, una por dato.

Menú Cambiar del pedido de cliente en Crol ERP desplegado con sus once opciones.
  1. Abre el pedido y confirma el Folio.
  2. Despliega Cambiar y elige el dato que quieres modificar.

Se abre una ventana con ese único dato. En el ejemplo, Referencia, que es donde suele ir el número de orden de compra que te dio el cliente.

Ventana Cambiar referencia del pedido de cliente en Crol ERP con el nuevo valor capturado y los botones Aceptar y Cancelar.
  1. Captura el valor nuevo.
  2. Haz clic en Aceptar. Si te arrepentiste, Cancelar cierra sin tocar nada.

Qué puedes cambiar

Estas son las once opciones del menú. La disponibilidad depende del estado del pedido: con el pedido Autorizado están las once; con el pedido Vendido se apagan Contacto y Vendedor, y las otras nueve siguen disponibles.

Opción Qué cambia
Almacén El almacén del que va a salir la mercancía.
Domicilio de entrega La dirección a la que se entrega, entre las del contacto.
Contacto El cliente del pedido. Cambiarlo no recalcula nada: los precios de las partidas y el saldo se quedan como estaban.
Etiqueta La etiqueta de clasificación del documento.
Notas del detalle Las notas de las partidas.
Nota del resumen El texto del campo Notas del resumen del documento, el que sale impreso.
Proyecto El proyecto al que se carga el pedido.
Referencia La referencia del documento: número de orden de compra del cliente, folio interno o lo que uses para localizarlo.
Tiempo de entrega Los días de entrega comprometidos. Al cambiarlos, Crol recalcula la Fecha de entrega igual que en la captura.
Vendedor El vendedor al que se le asigna la venta.
Vigencia en días Los días que el pedido sigue siendo válido.

Resultado esperado

El dato aparece actualizado en el encabezado y la bitácora suma un renglón que describe el cambio, sin alterar el estado del pedido. En el ejemplo, el renglón dice «Se agregó la referencia OC-CLIENTE-8891».

Pestaña Bitácora del pedido de cliente 000004 en Crol ERP mostrando el renglón que registra el cambio de referencia.
  • El valor nuevo se ve en el campo del encabezado.
  • La bitácora conserva el movimiento con tu usuario, la fecha y la descripción.
  • El estado del pedido no cambia: un pedido autorizado sigue autorizado.

El atajo del administrador

Con perfil de administrador, Modificar sí funciona con el pedido Autorizado: abre el documento completo, con las cantidades editables y Insertar partida(s) activo, sin tener que rechazarlo antes.

Lo que ahorra es el paso de Rechazar, no la reautorización. Al Guardar, el pedido regresa a Capturado y la bitácora suma el renglón «Se hicieron modificaciones en el documento.». Hay que volver a autorizarlo.

Importante: El atajo no es invisible: queda registrado quién modificó el documento y cuándo, y el pedido pierde la autorización que ya tenía. Si tu operación depende de ese visto bueno, avisa a quien lo autorizó.

Errores frecuentes

La opción que necesitas está en gris

Causa: el estado del pedido la bloquea. En un pedido cancelado, por ejemplo, Contacto, Notas del detalle, Proyecto, Referencia y Vendedor quedan apagados.

Solución: revisa el estado en la pantalla de consulta. Si el pedido ya no admite el cambio, captura uno nuevo — puedes partir de este con Duplicar.

Intentaste escribir directo en el campo del encabezado y no te deja

Causa: Crol bloquea esos campos al guardar; el menú Cambiar es la vía oficial y la que deja rastro.

Solución: usa el menú. Si el dato no está en la lista de once y el pedido sigue en Capturado, todavía puedes usar Modificar, que abre el documento completo. Si ya está autorizado, recházalo primero — o pídeselo a un administrador, que sí puede modificarlo sin rechazarlo. Y si el pedido ya está Vendido, Cerrado o Cancelado, ahí sí no hay forma de corregirlo: la salida es cancelarlo y levantar uno nuevo. Para no recapturar las partidas, abre el pedido cancelado, pulsa Duplicar y corrige el dato en la copia antes de guardar — mientras el pedido no tenga folio, todos los campos están abiertos. Anota en las notas a qué folio sustituye.

Importante: El punto de no retorno no es guardar: es autorizar. Mientras el pedido esté en Capturado, Modificar abre todo. Al autorizar se cierra para el usuario común, y a partir de ahí queda el menú Cambiar con sus once opciones. Los datos que ese menú no cubre son: Fecha, Método de pago, Forma de pago, Referencia del pago, Uso del CFDi, Tasa aplicable del IVA, Entrega directa al cliente, Documentos relacionados, Moneda, Tipo de cambio, Lista de precios, Precios y las partidas.
Hazlo simple.

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