CONCEPTO⏱ 4 min📦 Configuración avanzada · Contactos
En Crol, un contacto es cualquier persona o empresa que tu equipo necesita tener en su directorio: clientes, proveedores, empleados, prospectos, contactos internos, técnicos, bancos, autoridades. El rol del contacto lo define la transacción donde se usa, no el catálogo. Para guardar un contacto basta con su nombre o razón social — los datos fiscales solo se vuelven necesarios cuando timbras un CFDI contra ese contacto.
Qué es
El catálogo de Contactos es el directorio maestro de personas y empresas que tu organización quiere tener registradas. Cada registro guarda los datos generales del contacto y, opcionalmente, los datos fiscales que se necesiten si llegas a emitirle o recibir CFDI.
Un mismo registro de contacto puede actuar con varios roles según la transacción donde lo uses: el mismo registro puede ser cliente en una factura de venta y proveedor en una factura de compras y gastos. Crol no obliga a duplicar registros: el rol lo define la transacción, no el catálogo.
Para guardar un contacto, lo único obligatorio es el Nombre o razón social. Todo lo demás es opcional al guardar. Eso te permite registrar prospectos, leads, contactos internos o cualquier persona del directorio sin tener todavía sus datos fiscales completos.
Cuándo usar
- Para registrar a cualquier persona o empresa que tu equipo quiera tener en el directorio, independientemente de si le vas a facturar o no.
- Para tener listo el RFC, régimen fiscal y uso del CFDI antes de emitir tu primera factura de venta a un cliente.
- Para que el ERP relacione el CFDI de un proveedor con su cuenta por pagar al registrar facturas de compras y gastos.
- Para registrar prospectos, leads o contactos de servicio (técnicos, mensajeros, choferes) que aún no requieren CFDI.
- Para identificar partes relacionadas que requieren afectación contable separada.
Cuándo NO usar
- Para registrar productos o servicios que vendes o compras — eso vive en el catálogo de productos.
- Para registrar tus propias sucursales o unidades de negocio — esos son objetos distintos en Configuración avanzada.
Al crear un contacto, Crol pide al inicio del formulario el Tipo de contacto — se captura siempre, sin importar si el contacto va a recibir CFDI o no. Sirve para clasificar al contacto según su residencia fiscal:
- NACIONAL. Personas físicas o morales con RFC mexicano. Si luego facturas a este contacto, necesitarás también su RFC, régimen fiscal y código postal del domicilio fiscal.
- EXTRANJERO. Personas físicas o morales sin RFC mexicano. Para timbrar se usa el RFC genérico XEXX010101000 y se captura el Id fiscal del país de origen.
Los demás datos fiscales (RFC, régimen, CP, uso del CFDI) son opcionales al guardar y solo se vuelven obligatorios al momento de timbrar un CFDI contra el contacto. Eso te permite registrar prospectos, contactos internos o contactos de servicio sin tener todavía sus datos fiscales completos — pero el Tipo de contacto sí lo capturas desde el inicio.
El catálogo de Contactos combina dos orígenes de información que conviven en la misma pantalla. Los puedes distinguir por el ícono que aparece en la primera columna del listado:
- Contactos maestros (ícono verde). Catálogo predefinido que viene con Crol: bancos, gobiernos federal, estatal y municipal, autoridades fiscales como el SAT, y otras entidades públicas conocidas. Crol Empresa los crea y los mantiene actualizados.
- Contactos del usuario (ícono gris). Los registros que tu equipo da de alta: clientes, proveedores, empleados, prospectos, contactos internos.
Qué puedes y qué no puedes hacer con cada tipo:
| Acción | Maestro (verde) | Del usuario (gris) |
|---|
| Editar campos del formulario (Información general, CFDi, Domicilio, Información del contacto, Condiciones de venta) | Solo los campos en blanco se editan; los grises están bloqueados por Crol Empresa | Sí — el usuario edita libremente todos los campos |
| Desactivar o eliminar | No se puede | Sí — desactivar (preferido) o eliminar si no tiene transacciones |
| Agregar cuentas bancarias del contacto (para pagarle si es proveedor, depositarle si es empleado, etc.) | Sí | Sí |
| Agregar otros domicilios, contactos adicionales, archivos digitales | Sí | Sí |
| Marcar como parte relacionada o ajustar condiciones de venta | No aplica para maestros (son bancos, gobiernos, etc.) | Sí — libre |
Nota: Los contactos maestros como bancos, SAT o gobiernos están en el catálogo principalmente para que aparezcan como opción en transacciones donde el ERP los necesita (cobros, pagos, retenciones, conciliaciones). En el formulario de un contacto maestro, los campos con fondo blanco se pueden editar y los campos con fondo gris están bloqueados — Crol Empresa decide qué información del maestro permanece centralizada y qué información puede capturar cada usuario. Las pestañas del expediente (cuentas bancarias, sucursales, contactos adicionales, archivos digitales) sí son editables para guardar información del contacto cuando opera contigo como tercero.
Datos fiscales: cuándo son necesarios
Crol no exige los datos fiscales al guardar el contacto. Solo los exige cuando intentas timbrar un CFDI contra ese contacto — es decir, al emitirle una factura de venta o al registrar una factura de compras y gastos que recibiste de él. Esta separación tiene consecuencias prácticas:
- Puedes capturar un contacto solo con el nombre o razón social y completarlo después, cuando llegue el momento de facturar.
- Puedes tener prospectos y leads en el catálogo sin RFC ni régimen fiscal — son contactos válidos del directorio.
- Si intentas timbrar contra un contacto sin RFC, sin régimen fiscal o sin código postal, Crol bloquea el timbrado y te pide completar esos datos.
- Los datos mínimos del contacto para poder timbrar son: RFC, Régimen fiscal y Código postal del domicilio fiscal. Si la razón social del contacto incluye régimen societario (S.A. de C.V., S. de R.L., etc.), también se requiere Razón social fiscal (sin régimen societario) para que el PAC no rechace el CFDI.
- Otros datos fiscales del contacto — Uso del CFDI, Método de pago y Forma de pago — funcionan como valor por defecto: si están capturados en el contacto, la factura los pre-carga, pero siempre puedes cambiarlos al momento de timbrar.
Cómo se da de alta un contacto
Crol ofrece tres vías para crear un contacto. Las tres llegan al mismo catálogo y producen el mismo tipo de registro — la diferencia es de dónde sale la información.
Cuando un contacto se crea automáticamente desde un XML, Crol llena: RFC, Nombre o razón social, Régimen fiscal, Código postal y el resto del domicilio fiscal si el XML lo trae (calle, colonia, ciudad, municipio). Son los datos que el SAT exige o permite en el XML de CFDI 4.0, así que vienen confiables del comprobante mismo.
Nota: Los contactos auto-creados desde XML conviene revisarlos después: capturar nombre comercial, datos de contacto (teléfono, correo), cuentas bancarias y condiciones de venta si los vas a usar más allá del registro fiscal. La vía automática crea el registro mínimo viable; el expediente completo se construye con captura manual.
Cómo se conecta con otros módulos
- Ventas: cada factura de venta, cotización, pedido y nota de venta referencia a un contacto en el rol de cliente.
- Compras: cada factura de compras y gastos, orden de compra, recepción y nota de remisión referencia a un contacto en el rol de proveedor.
- Tesorería: cobros, depósitos y pagos referencian al contacto para afectar su saldo en cuentas por cobrar o cuentas por pagar.
- Nómina: mantiene su propio catálogo de Empleados, separado del catálogo de Contactos. Los empleados que cobran nómina se registran directamente ahí.
- Contabilidad: la marca ¿Es parte relacionada? dirige la afectación contable a cuentas de partes relacionadas.
Nota: En Crol, clientes y proveedores no son catálogos separados — son roles que toma un contacto según la transacción donde se usa. Esto evita duplicar registros cuando un mismo proveedor te compra ocasionalmente, cuando un cliente te factura un servicio o cuando una misma persona es empleado y proveedor de servicios.
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