TUTORIAL⏱ 6 min📦 Configuración avanzada · Contactos

Antes de empezar

• Decide qué nombre o razón social tendrá el contacto. Es el único dato obligatorio para guardar.
• Verifica si el contacto ya existe como maestro. Bancos, gobiernos federal, estatal y municipal, el SAT y otras entidades públicas vienen predefinidos en Crol. Antes de capturar, busca en el listado por nombre o RFC — si ya existe (ícono verde), úsalo directamente.
• Si tienes la Constancia de Situación Fiscal (CSF) del contacto a la mano, considera la vía rápida con idCIF — Crol consulta al SAT y rellena automáticamente los datos fiscales. Ver el artículo Cómo se hace: Dar de alta un contacto rápido con idCIF.
• Si el contacto va a recibir o emitir CFDI (clientes a quienes facturas, proveedores que te facturan), ten a la mano su constancia de situación fiscal del SAT. Si no la tienes ahora, puedes guardar el contacto sin esos datos y completarlos después.
• Si no vas a facturar contra este contacto (un prospecto, un contacto interno, un técnico), puedes omitir todos los datos fiscales.

Pasos

1. Ingresa a Crol ERP y, desde la barra de navegación principal, abre el menú Configuración → Contactos → Contactos. Verás la pantalla de consulta con los contactos existentes.
2. Haz clic en Nuevo en la barra de acciones superior. Crol abrirá el formulario en blanco con la sección Información general arriba.
3. En Tipo de contacto, elige NACIONAL para contactos con RFC mexicano o EXTRANJERO para residentes en otro país. Este campo se captura siempre, sin importar si el contacto va a recibir CFDI o no.
4. Captura el Nombre o razón social. Es el único campo obligatorio para guardar. Para personas morales que vas a facturar, usa el nombre exacto como aparece en su constancia de situación fiscal.
5. Opcionalmente captura Nombre comercial (cómo lo conoces de forma corta) y Código si manejas un identificador interno.
6. Si el contacto va a recibir o emitir CFDI, completa los datos fiscales:
   • Captura el RFC del contacto. Crol valida el formato y, si ya existe en tu catálogo, te avisa.
   • Baja a la sección Comprobante fiscal digital / CFDi y captura el Régimen fiscal del contacto desde la lista controlada por el SAT.
   • Si la razón social del contacto incluye régimen societario (S.A. de C.V., S. de R.L., etc.), captura también Razón social fiscal (sin régimen societario). Es lo que evita que el PAC rechace el CFDI al timbrar.
   • En la sección Domicilio, captura el Código postal del domicilio fiscal — el CFDI 4.0 lo exige al timbrar.
   • Opcionalmente, configura Uso del CFDI, Método de pago y Forma de pago como valor por defecto. Estos campos pre-cargan la factura pero siempre puedes cambiarlos al momento de timbrar.
7. Haz clic en Guardar. Crol valida y muestra el diálogo de confirmación.

¿Qué deberías ver al terminar?

• El diálogo verde con la leyenda «El registro ha sido guardado».
• El nuevo contacto aparece en el listado de Contactos.
• Las pestañas del expediente (Otros domicilios, Cuentas bancarias, Sucursales, Impuestos, Contactos adicionales, Bitácora, Archivos digitales) ya están disponibles para capturar información adicional cuando la necesites.

Si algo salió diferente

• «Captura el nombre o razón social». Es el único campo obligatorio para guardar. Capturarlo y volver a guardar.
• «El RFC ya se encuentra registrado en el sistema». Otro contacto en tu catálogo ya tiene ese RFC. Búscalo en el listado por RFC antes de duplicar. Ver la Solución de problemas para más detalle.
• Crol valida el formato del RFC. Si capturas un RFC mal formado, Crol lo señala. Si el contacto no es persona moral ni física mexicana, cambia el Tipo de contacto a EXTRANJERO y deja el RFC como XEXX010101000.
• Te equivocaste al capturar la razón social. Haz clic en Modificar desde la barra de acciones, corrige y vuelve a guardar. El cambio queda en la Bitácora del contacto.