Referencia: Campos del catálogo de Contactos
| REFERENCIA | ⏱ 12 min | 📦 Configuración avanzada · Contactos |
Diccionario completo de campos del catálogo de Contactos en Crol, organizado por sección del formulario principal y por pestaña del expediente. Para cada campo: nombre, descripción y reglas. Úsalo como apoyo cuando capturas o cuando debugeas un campo que no se comporta como esperas.
Qué es obligatorio y cuándo
Para guardar un contacto basta con el Nombre o razón social. Los datos fiscales (RFC, Régimen fiscal, Código postal) se vuelven obligatorios solo si vas a timbrar un CFDI contra ese contacto. La columna «Reglas / Notas» de cada tabla indica el momento exacto en que cada campo se vuelve obligatorio.
| Acción | Campos requeridos | Cuándo se valida |
|---|---|---|
| Guardar el contacto | Solo Nombre o razón social | Único campo obligatorio en el catálogo. |
| Timbrar un CFDI contra el contacto | RFC + Régimen fiscal + Código postal del domicilio fiscal. Además, Razón social fiscal (sin régimen societario) si la razón social contiene S.A. de C.V., S. de R.L., etc. | Validado por Crol al emitir o registrar el CFDI. |
| Operar a crédito como cliente | Marcar ¿Es sujeto de crédito?, capturar Límite y Días | Validado al capturar facturas de venta. |
| Recibir transferencias bancarias | Al menos una cuenta bancaria en la pestaña Cuentas bancarias | Necesario al preparar pagos. |
Nota: Otros campos de la sección Comprobante fiscal digital / CFDi — Uso del CFDI, Método de pago, Forma de pago — no son obligatorios. Funcionan como valor por defecto que se pre-carga al facturar, pero siempre puedes ajustarlos al timbrar cada factura.
Contactos maestros vs. contactos del usuario
El catálogo combina dos orígenes de información, distinguibles por el ícono de la primera columna en el listado:
- Contactos maestros (ícono verde). Predefinidos por Crol Empresa: bancos, gobiernos federal, estatal y municipal, autoridades fiscales (SAT), y otras entidades públicas conocidas.
- Contactos del usuario (ícono gris). Capturados por tu equipo: clientes, proveedores, empleados, prospectos, contactos internos.
Tabla comparativa de qué se permite por tipo:
| Acción | Maestro (verde) | Del usuario (gris) |
|---|---|---|
| Crear / dar de alta | Solo Crol Empresa | El usuario, vía Nuevo o auto-creación al importar XML |
| Editar campos de Información general | Solo los campos en blanco; los grises están bloqueados | Libre |
| Editar datos CFDi (régimen fiscal, razón social fiscal, uso del CFDI, método y forma de pago, addenda) | Solo los campos en blanco; los grises están bloqueados | Libre |
| Marcar como ¿Es parte relacionada? | Bloqueado (campo en gris) | Libre |
| Configurar condiciones de venta | Solo los campos en blanco; los grises están bloqueados | Libre |
| Configurar reglas de Impuestos | Solo los campos en blanco; los grises están bloqueados | Libre |
| Agregar Otros domicilios propios | Permitido | Permitido |
| Agregar Cuentas bancarias del contacto | Permitido (cuenta del contacto-tercero — proveedor, empleado, etc.) | Permitido |
| Agregar Sucursales del contacto | Permitido | Permitido |
| Agregar Contactos adicionales (personas) | Permitido | Permitido |
| Adjuntar Archivos digitales | Permitido | Permitido |
| Consultar Bitácora | Permitido (solo lectura) | Permitido (solo lectura) |
| Desactivar | Bloqueado — no se pueden desactivar | Permitido |
| Eliminar | Bloqueado | Permitido si no tiene transacciones |
Nota: La regla práctica para distinguir qué se puede editar en un contacto maestro: los campos con fondo blanco son editables y los campos con fondo gris están bloqueados. Crol Empresa decide qué información del maestro permanece centralizada (campos en gris) y qué información puede capturar cada usuario (campos en blanco). Las pestañas del expediente (Otros domicilios, Cuentas bancarias, Sucursales, Impuestos, Contactos adicionales, Archivos digitales) son siempre editables — guardan información del contacto cuando opera contigo como tercero.
Información general
Sección de cabecera del formulario. Identifica al contacto y define su clasificación básica.
| Campo | Descripción | Reglas / Notas |
|---|---|---|
| Tipo de contacto | Clasifica al contacto según su residencia fiscal. | Se captura siempre desde el inicio. Opciones: NACIONAL, EXTRANJERO. Por defecto NACIONAL. |
| RFC | Registro Federal de Contribuyentes del contacto. | Opcional al guardar. Necesario para timbrar un CFDI contra el contacto. Para EXTRANJERO se usa el genérico XEXX010101000. Crol valida formato (13 caracteres física, 12 moral) y duplicados. |
| Id fiscal (para extranjeros) | Identificador fiscal del país de origen del contacto extranjero. | Solo aplica cuando Tipo de contacto = EXTRANJERO. No es obligatorio para timbrar — funciona como dato informativo del contacto. |
| Código | Código interno opcional para identificar al contacto en tu sistema. | Libre. Útil para clientes que tienen un código bancario o de control interno. |
| Nombre comercial | Cómo conoces al contacto de forma corta. | Libre. Aparece en listados y selectores. Si no lo capturas, se usa el Nombre o razón social. |
| Nombre o razón social | Nombre completo del contacto. Cuando el contacto va a recibir CFDI, debe coincidir con su constancia de situación fiscal. | Único campo obligatorio para guardar. Va al CFDI si llegas a facturar. Si la razón social trae el régimen societario (S.A. de C.V.), considera usar también Razón social fiscal sin él. |
| Apellido paterno · Apellido materno | Apellidos del contacto cuando es persona física. | Opcional, solo informativo para personas físicas. No afecta el CFDI. |
| CURP | Clave Única de Registro de Población del contacto persona física. | Opcional. Útil para nómina si el contacto es empleado. |
| Representante legal | Nombre del representante legal del contacto. | Opcional. Informativo, útil para contratos. |
| Clasificación | Clasificación interna del contacto. | Selector con valores controlados (Sin clasificación por defecto). El catálogo se administra en Configuración → Contactos → Clasificación de contactos. |
| Empresa a la que pertenece | Si el contacto es persona física dependiente de una empresa, se referencia aquí. | Opcional. Permite agrupar contactos por organización matriz. |
| Origen | Cómo llegó este contacto a tu base. | Selector. Los valores disponibles son los registrados en el catálogo de Etiquetas universales (Configuración → Sistema → Etiquetas universales). |
| Activo | Marca si el contacto está activo para usarse en transacciones nuevas. | Por defecto marcado. Desmarcar para baja lógica (preserva históricos). |
| ¿Es parte relacionada? | Marca al contacto como parte relacionada de la empresa para afectación contable separada. | Por defecto desmarcado. Cuando se marca, las pólizas afectan cuentas de partes relacionadas. |
Comprobante fiscal digital / CFDi
Sección que alimenta los CFDI emitidos al contacto. Captúrala solo si vas a facturar contra este contacto. Si el contacto nunca recibe CFDI, puedes dejarla en blanco.
| Campo | Descripción | Reglas / Notas |
|---|---|---|
| Régimen fiscal | Régimen fiscal vigente del contacto, según su constancia del SAT. | Necesario para timbrar. Lista controlada por el SAT. Debe coincidir exactamente con la constancia. Dato fijo del contacto — no se cambia al timbrar. |
| Razón social fiscal (sin régimen societario) | Razón social del contacto sin el sufijo societario (S.A. de C.V., S. de R.L., etc.). | Necesario para timbrar si la razón social contiene régimen societario; opcional si no lo contiene. Dato fijo del contacto — no se cambia al timbrar. |
| Incluir notas de partidas en XML | Si las notas de cada partida del CFDI deben incluirse en el XML. | Por defecto marcado. Algunos clientes prefieren CFDI sin notas — desmarca para ellos. |
| Uso del CFDI | Uso del CFDI por defecto al facturar a este contacto. | Opcional. Funciona como valor por defecto — siempre puedes cambiarlo al timbrar cada factura. Catálogo controlado por el SAT (G01, G03, etc.). |
| Método de pago | Método de pago por defecto: PUE (una sola exhibición) o PPD (parcialidades o diferido). | PUE por defecto. Es valor sugerido — se puede cambiar al timbrar cada factura. |
| Forma de pago | Forma de pago por defecto (efectivo, transferencia, cheque, etc.). | 99 - POR DEFINIR por defecto. Es valor sugerido — se puede cambiar al timbrar cada factura. Catálogo controlado por el SAT. |
| Addenda | Addenda específica del contacto si aplica. | NO APLICA por defecto. Catálogo de addendas configuradas en Crol. |
Domicilio
Sección del domicilio fiscal del contacto. El código postal se vuelve obligatorio al timbrar un CFDI contra el contacto.
| Campo | Descripción | Reglas / Notas |
|---|---|---|
| País | País del domicilio fiscal. | México por defecto. Cambiar para extranjeros. |
| Código postal | Código postal del domicilio fiscal. | Opcional al guardar; necesario para timbrar CFDI 4.0. Crol auto-completa municipio y ciudad si el CP está en el catálogo SAT. |
| Ciudad · Municipio | Ciudad y municipio del domicilio. | Auto-completados desde el código postal. Editables si es zona rural o CP nuevo. |
| Calle · Número exterior · Número interior · Colonia | Dirección detallada del contacto. | Opcionales para el CFDI; recomendables para envíos. |
| Referencia | Referencia para encontrar el domicilio. | Libre. Útil para entregas físicas. |
| Latitud · Longitud | Coordenadas geográficas del domicilio. | Por defecto 0.0000000. Útiles para integraciones de ruteo. |
| Domicilio en representación impresa | Cómo se muestra el domicilio en la representación impresa del CFDI. | Editable. Si lo dejas vacío, se arma con los campos anteriores. |
Información del contacto
Sección de datos de comunicación del contacto principal.
| Campo | Descripción | Reglas / Notas |
|---|---|---|
| Nombre de contacto principal | Persona a quien dirigirse en la empresa-contacto. | Libre. Si el contacto es persona física, suele coincidir con el nombre. |
| Teléfono principal · Teléfono móvil | Datos telefónicos del contacto. | Formato (___) ___-____. Solo dígitos. |
| Correo electrónico | Correo principal del contacto. | Al enviar un CFDI por correo desde el ERP, este es el destinatario por defecto. |
| Sitio web | URL del sitio web del contacto. | Opcional. Informativo. |
| Aniversario / Fecha de nacimiento | Fecha relevante del contacto. | Por defecto 01/01/1900. Útil para campañas comerciales. |
| Notas | Anotaciones libres sobre el contacto. | Libre. Aparecen como referencia interna. |
Condiciones de venta
Sección que define cómo opera el contacto comercialmente.
| Campo | Descripción | Reglas / Notas |
|---|---|---|
| ¿Es sujeto de crédito? | Indica si el contacto puede comprar a crédito. | Por defecto desmarcado. Marcado habilita los campos de límite y días. |
| Límite de crédito | Monto máximo de saldo deudor que se le permite al contacto. | Numérico. Por defecto 0.00. Crol valida contra este límite al capturar facturas de venta. |
| Días de crédito | Plazo de pago en días naturales desde la fecha de cada factura. | Numérico entero. Por defecto 0. |
| Permitir ventas cuando existan facturas vencidas | Permite seguir vendiendo aunque el contacto tenga facturas vencidas. | Por defecto marcado en algunos perfiles. Desmarcado bloquea ventas hasta regularización. |
Pestaña: Otros domicilios
Domicilios adicionales del contacto, distintos al fiscal. Cada domicilio se usa como destino opcional en facturas, notas de venta, notas de remisión, etc.
| Campo | Descripción | Reglas / Notas |
|---|---|---|
| Contacto | Contacto al que pertenece el domicilio. | Auto-rellenado al abrir desde el formulario del contacto. |
| Descripción | Nombre interno del domicilio (ej. «Bodega Norte»). | Obligatorio. Aparece en selectores de transacciones. |
| Código · Clasificación | Código interno y clasificación del domicilio. | Opcionales. |
| País, CP, Municipio, Ciudad, Calle, No. ext, No. int, Colonia, Referencia | Datos de dirección del domicilio. | Misma lógica que el domicilio fiscal del formulario principal. |
| Latitud · Longitud | Coordenadas geográficas. | Opcionales. |
| Teléfono | Teléfono específico de este domicilio. | Opcional. Útil para almacenes y sucursales del cliente. |
| Notas | Notas libres sobre el domicilio. | Libre. |
| Activo | Si el domicilio está disponible en transacciones nuevas. | Por defecto marcado. |
Pestaña: Cuentas bancarias
Cuentas bancarias del contacto mismo (no de tu empresa). Sirven como referencia para pagarle si es proveedor, depositarle si es empleado, o conciliar cobros si es cliente que paga por transferencia. Las cuentas propias de tu empresa viven en el catálogo Cuentas de caja y bancos, fuera del expediente del contacto.
| Campo | Descripción | Reglas / Notas |
|---|---|---|
| Banco | Banco donde está la cuenta. Selector desde el catálogo de Bancos del ERP. | Obligatorio. |
| No. Cuenta | Número de cuenta tradicional, sin espacios ni guiones. | Opcional si se captura CLABE. |
| CLABE Interbancaria | Clave estandarizada de 18 dígitos para transferencias SPEI. | Validada a 18 caracteres exactos. |
| Convenio CIE | Convenio de CIE para cobros con BBVA u otros bancos. | Opcional. Solo aplica para operaciones con convenio. |
| Moneda | Moneda de la cuenta bancaria. | PESOS por defecto. Catálogo de monedas del ERP. |
Pestaña: Sucursales
Sucursales del contacto (no de tu empresa). Permite distinguir transacciones por sucursal del cliente o proveedor.
| Campo | Descripción | Reglas / Notas |
|---|---|---|
| Sucursal | Nombre de la sucursal del contacto. | Obligatorio. |
| Activo | Si la sucursal aparece como opción en transacciones nuevas. | Por defecto marcado. |
Pestaña: Impuestos
Reglas fiscales especiales que aplican a las transacciones contra este contacto.
| Campo | Descripción | Reglas / Notas |
|---|---|---|
| Aplicar IVA 0% en factura de venta | Marca facturas de venta a este contacto con tasa cero de IVA. | Activar para contactos con derecho a tasa cero (productos básicos, exportaciones, etc.). |
| Aplicar retención de IVA 16% en factura de venta | Aplica retención de IVA al facturar al contacto. | Típico para algunos servicios profesionales y arrendamiento. |
| Desglosar IEPS en factura de venta | Muestra el IEPS desglosado en el CFDI emitido al contacto. | Activar si el cliente requiere el desglose. |
| IEPS no incluido en el costo del producto (compras) | Excluye el IEPS del costo del inventario en facturas de compras y gastos. | Aplica a facturas de proveedor con IEPS. |
Pestaña: Contactos adicionales
Personas adicionales asociadas al contacto principal (comprador, contador, almacenista, etc.).
| Campo | Descripción | Reglas / Notas |
|---|---|---|
| Nombre completo | Nombre de la persona adicional. | Obligatorio. |
| Teléfono principal · Extensión · Teléfono móvil | Datos telefónicos. | Opcionales. |
| Correo electrónico | Correo de la persona adicional. | Útil como destinatario alterno al enviar CFDI. |
| Sucursal | Sucursal del contacto a la que pertenece esta persona. | Selector desde la pestaña Sucursales del contacto. Opcional. |
Pestaña: Bitácora
Histórico de cambios del contacto. Solo lectura.
| Campo | Descripción | Reglas / Notas |
|---|---|---|
| Usuario y fecha | Quién y cuándo hizo el cambio. | Auto-registrado. No editable. |
| Notas / Tipo de evento | Descripción del cambio (Modificado, Creado, etc.). | Auto-registrado. Solo muestra el evento general (Modificado, Creado, etc.) — no detalla qué campo cambió. |
Pestaña: Archivos digitales
Expediente documental del contacto: constancia fiscal, contratos, identificaciones, etc.
| Campo | Descripción | Reglas / Notas |
|---|---|---|
| Carpeta raíz | Carpeta del contacto, identificada con un código interno. | Auto-creada al crear el contacto. |
| Nombre del archivo | Nombre del archivo subido. | Visible en el panel derecho. |
| Tamaño | Tamaño del archivo. | Auto-calculado al subir. |
| Fecha | Fecha de carga. | Auto-registrada. |
Acciones disponibles
Acciones del menú Acciones del catálogo y botones adicionales de la barra de acciones.
| Campo | Descripción | Reglas / Notas |
|---|---|---|
| Crear vcard | Genera un archivo vCard (.vcf) con los datos del contacto para importar en aplicaciones de contactos. | Descarga un archivo .vcf con los datos del contacto. No requiere correo ni teléfono. Solo se genera de un contacto a la vez. |
| Importar CIF | Botón al extremo derecho de la barra de acciones del formulario (después de Acciones). Disponible al hacer clic en Nuevo, con el formulario en blanco. Abre el diálogo Importar CIF. | Permite consultar al SAT con idCIF + RFC para auto-rellenar razón social, régimen fiscal y domicilio fiscal. |
Diálogo Importar CIF
Diálogo que se abre desde el botón Importar CIF. Sirve para dar de alta un contacto con los datos fiscales del SAT a partir del idCIF y el RFC del contacto.
| Campo | Descripción | Reglas / Notas |
|---|---|---|
| idCIF | Identificador del CIF (Cédula de Identificación Fiscal) que aparece en la parte superior de la Constancia de Situación Fiscal del contacto, junto al RFC. | Obligatorio. Alfanumérico. Se copia limpio (sin espacios) de la CSF del contacto. |
| RFC | RFC del contacto, también disponible en la CSF. | Obligatorio. Debe coincidir con el idCIF capturado. |
| Aceptar | Consulta al SAT y rellena el formulario del contacto con los datos vigentes: razón social, régimen fiscal, código postal, calle, colonia, ciudad y municipio. | Tras la consulta exitosa, revisa lo prellenado y guarda con el botón Guardar de la barra principal. |
| Cancelar | Cierra el diálogo sin consultar al SAT. | El formulario queda en blanco para captura manual. |
Hazlo simple.
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