Cómo desactivar un contacto sin eliminarlo en Crol ERP

Desactivar un contacto sin eliminarlo

Cómo se hace: Desactivar un contacto sin eliminarlo

CÓMO SE HACE⏱ 2 min📦 Configuración avanzada · Contactos

Cuando un contacto deja de operar (cliente que se fue, proveedor con el que ya no compras), no podrás eliminarlo si tiene transacciones asociadas — Crol bloquea el borrado para preservar la trazabilidad fiscal y contable. La opción correcta es desactivarlo: queda en el catálogo para reportes pero deja de aparecer como opción en transacciones nuevas.
Nota: Crol no permite eliminar un contacto que tenga transacciones asociadas. Desactivarlo es la opción correcta para dar de baja contactos con histórico y preservar la trazabilidad fiscal y contable.
Importante: Los contactos maestros (ícono verde — bancos, gobiernos, SAT) no se pueden desactivar. Si no quieres verlos en tu listado del día a día, usa los filtros de búsqueda para acotar la vista a tus contactos del usuario.

Pre-requisitos

  • Tener acceso de modificación al catálogo de Contactos.
  • El contacto debe ser contacto del usuario (ícono gris).
  • Confirmar que el contacto no tiene operaciones pendientes (saldos, facturas vencidas, pedidos abiertos).

Pasos

  1. Abre el contacto desde el catálogo y haz clic en Modificar.
  2. En la sección Información general, localiza el checkbox Activo.
  3. Desmarca el check.
  4. Haz clic en Guardar.

Resultado esperado

El contacto deja de aparecer como opción en selectores de transacciones nuevas (facturas de venta, cotizaciones, facturas de compras y gastos). Sigue visible en el catálogo y en reportes que filtran por contactos inactivos. Las transacciones históricas quedan intactas.

Variaciones / Notas

  • Para reactivar un contacto, repite los pasos y vuelve a marcar el check Activo.
  • Desactivar un contacto no cancela sus facturas vencidas. Si tiene saldo pendiente, cobra o paga antes de desactivar.
  • Desactivar un contacto no afecta el cálculo ni el timbrado de recibos de nómina. Nómina no usa el catálogo de Contactos para timbrar — tiene su propio catálogo de Empleados.

Errores frecuentes

  • El contacto sigue apareciendo en algunos reportes. Es por diseño — los reportes que muestran histórico no filtran por Activo. Si quieres excluirlo, agrega el filtro Activo = Sí en el reporte.
  • Necesitas eliminar el contacto. Si Crol no te deja eliminarlo, es porque tiene transacciones asociadas. Desactivarlo es la opción correcta.
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