Cómo se hace: Desactivar un contacto sin eliminarlo
Cómo se hace: Desactivar un contacto sin eliminarlo
| CÓMO SE HACE | ⏱ 2 min | 📦 Configuración avanzada · Contactos |
Cuando un contacto deja de operar (cliente que se fue, proveedor con el que ya no compras), no podrás eliminarlo si tiene transacciones asociadas — Crol bloquea el borrado para preservar la trazabilidad fiscal y contable. La opción correcta es desactivarlo: queda en el catálogo para reportes pero deja de aparecer como opción en transacciones nuevas.
Nota: Crol no permite eliminar un contacto que tenga transacciones asociadas. Desactivarlo es la opción correcta para dar de baja contactos con histórico y preservar la trazabilidad fiscal y contable.
Importante: Los contactos maestros (ícono verde — bancos, gobiernos, SAT) no se pueden desactivar. Si no quieres verlos en tu listado del día a día, usa los filtros de búsqueda para acotar la vista a tus contactos del usuario.
Pre-requisitos
- Tener acceso de modificación al catálogo de Contactos.
- El contacto debe ser contacto del usuario (ícono gris).
- Confirmar que el contacto no tiene operaciones pendientes (saldos, facturas vencidas, pedidos abiertos).
Pasos
- Abre el contacto desde el catálogo y haz clic en Modificar.
- En la sección Información general, localiza el checkbox Activo.
- Desmarca el check.
- Haz clic en Guardar.
Resultado esperado
El contacto deja de aparecer como opción en selectores de transacciones nuevas (facturas de venta, cotizaciones, facturas de compras y gastos). Sigue visible en el catálogo y en reportes que filtran por contactos inactivos. Las transacciones históricas quedan intactas.
Variaciones / Notas
- Para reactivar un contacto, repite los pasos y vuelve a marcar el check Activo.
- Desactivar un contacto no cancela sus facturas vencidas. Si tiene saldo pendiente, cobra o paga antes de desactivar.
- Desactivar un contacto no afecta el cálculo ni el timbrado de recibos de nómina. Nómina no usa el catálogo de Contactos para timbrar — tiene su propio catálogo de Empleados.
Errores frecuentes
- El contacto sigue apareciendo en algunos reportes. Es por diseño — los reportes que muestran histórico no filtran por Activo. Si quieres excluirlo, agrega el filtro Activo = Sí en el reporte.
- Necesitas eliminar el contacto. Si Crol no te deja eliminarlo, es porque tiene transacciones asociadas. Desactivarlo es la opción correcta.
Hazlo simple.
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