Cómo se hace: Transferir un contacto a otro en todas las transacciones
| CÓMO SE HACE | ⏱ 3 min | 📦 Configuración avanzada · Contactos |
La transferencia de contacto te permite reemplazar un contacto por otro en todas las transacciones registradas en el sistema y eliminar el contacto duplicado. Es la herramienta correcta cuando descubres dos registros del mismo cliente o proveedor en el catálogo y necesitas consolidarlos en uno solo conservando el histórico.
Advertencia: La transferencia es irreversible. Una vez ejecutada, el contacto a eliminar desaparece del sistema y todas sus transacciones quedan apuntando al contacto final. Verifica dos veces que ambos contactos representan a la misma entidad real antes de ejecutar.
Pre-requisitos
- Tener permisos de modificación en el catálogo de Contactos y acceso al menú Procedimientos.
- Identificar los dos contactos involucrados: cuál es el final (el que se queda) y cuál es el a eliminar (el duplicado).
- Confirmar que ambos contactos representan a la misma entidad real. Si tienen datos fiscales distintos (RFC, régimen, razón social), prevalecen los del contacto final.
- Ambos contactos deben ser contactos del usuario (ícono gris). Los contactos maestros (ícono verde) no se pueden eliminar, por lo que no pueden ser el «contacto a eliminar».
Pasos
- Ve a Configuración → Contactos → Procedimientos → Transferencia de contacto.
- Haz clic en Nuevo en la barra de acciones.
- En Contacto final, selecciona el contacto que permanecerá en el sistema. Sus datos fiscales y su expediente quedarán activos.
- En Contacto a eliminar, selecciona el contacto duplicado que se eliminará. Todas las transacciones que apuntaban a este contacto se reasignarán automáticamente al contacto final.
- Haz clic en Ejecutar en la barra de acciones. Crol inicia la transferencia.
- Espera el mensaje de resultado. Aparecerá una confirmación con el detalle de la operación en el campo Resultado del formulario.
Resultado esperado
- Todas las transacciones que apuntaban al contacto a eliminar (facturas de venta, facturas de compras y gastos, cobros, pagos, cotizaciones, pedidos, notas de remisión, recibos de nómina, etc.) ahora apuntan al contacto final.
- El contacto a eliminar desaparece del catálogo de Contactos.
- El registro de la transferencia queda guardado en el módulo Procedimientos para consulta y auditoría.
- Los reportes históricos por contacto agruparán todas las transacciones bajo el contacto final.
Descripción de los campos
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Contacto final | Contacto que permanece en el sistema. Recibe todas las transacciones del contacto a eliminar. Sus datos fiscales y de domicilio prevalecen. |
| Contacto a eliminar | Contacto duplicado que se elimina del sistema al ejecutar la transferencia. Debe ser distinto al contacto final. |
| Resultado | Mensaje generado por Crol al ejecutar el procedimiento. Informa si la transferencia se completó correctamente o si hubo algún bloqueo. |
Variaciones / Notas
- Antes de ejecutar la transferencia, conviene revisar el expediente del contacto a eliminar (cuentas bancarias, otros domicilios, archivos digitales) y copiar a mano la información que valga la pena conservar al contacto final.
- Si el contacto a eliminar tiene clasificación, origen o partes relacionadas configuradas, esos atributos NO se transfieren — prevalecen los del contacto final.
- La transferencia procesa transacciones de todos los módulos donde se referencia un contacto: Ventas, Compras, Tesorería, Contabilidad y Nómina.
Errores frecuentes
- «El contacto seleccionado no se puede eliminar». El contacto que pusiste en «Contacto a eliminar» es un contacto maestro (ícono verde — bancos, gobiernos, SAT). Los maestros los administra Crol Empresa y no se pueden eliminar desde el usuario. Verifica que el contacto sea del usuario antes de intentar la transferencia.
- «Contacto final y contacto a eliminar deben ser distintos». Capturaste el mismo contacto en los dos campos. Selecciona registros diferentes.
- Ejecutaste por error. La transferencia no se puede deshacer. Si el resultado no era el esperado, tendrás que volver a crear manualmente el contacto eliminado y reasignar las transacciones — un proceso costoso. Antes de ejecutar, valida los dos contactos seleccionados.
Hazlo simple.
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