Cómo se hace: Importar contactos masivamente desde una plantilla de Excel
Cómo se hace: Importar contactos masivamente desde una plantilla de Excel
| CÓMO SE HACE | ⏱ 4 min | 📦 Configuración avanzada · Contactos |
La importación desde Excel te permite dar de alta múltiples contactos a partir de una plantilla generada por Crol. Es ideal cuando tienes los datos de tus clientes, proveedores o empleados en una hoja de cálculo (exportada de otro ERP, de control interno o entregada por un proveedor de servicios) y necesitas cargarlos al catálogo sin captura manual uno por uno.
Pre-requisitos
- Tener permisos de modificación en el catálogo de Contactos y acceso al menú Procedimientos.
- Tener Microsoft Excel instalado. La plantilla solo funciona si se edita y se guarda en Excel — no abras la plantilla con Numbers, Google Sheets, LibreOffice Calc ni otros editores de hojas de cálculo, porque pueden alterar el formato interno y la importación fallará.
- Tener los datos de los contactos consolidados: como mínimo, el nombre o razón social de cada uno. Para los que vayas a facturar, también el RFC, régimen fiscal y código postal del domicilio fiscal.
Pasos
- Ve a Configuración → Contactos → Procedimientos → Importar contactos.
- Verifica que el campo Organización muestre la empresa correcta a la que vas a cargar los contactos (Crol lo prellena con tu organización actual). Luego haz clic en Generar archivo en la barra de opciones. Crol descarga a la carpeta Descargas de tu equipo un archivo llamado Importar contactos.xlsx.
- Abre el archivo en Microsoft Excel y captura los datos de tus contactos en las columnas indicadas. Cada fila representa un contacto.
- Guarda el archivo conservando el formato .xlsx. No lo conviertas a .xls, .csv ni otros formatos.
- De vuelta en Crol, haz clic en Importar archivo en la barra de opciones. Se abre un diálogo de carga.
- Haz clic en Selecciona, elige el archivo Importar contactos.xlsx que llenaste y haz clic en Aceptar. Crol inicia la importación.
- Espera el resumen final. Al terminar, Crol muestra un mensaje con el resultado: cuántos contactos se importaron correctamente y cuántos fallaron.
Descripción de los campos de la plantilla
La plantilla Importar contactos.xlsx contiene 30 columnas en el orden que se muestra a continuación. Los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios para que la fila se procese.
| # | Columna | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|---|
| 1 | Tipo de Contacto | Sí | Captura 1 si es nacional y 2 si es extranjero. |
| 2 | RFC | No | RFC del contacto sin espacios, sin guiones ni otros caracteres. Para contactos extranjeros, usa el genérico XEXX010101000. Aunque no es obligatorio para guardar, sí lo es si vas a timbrar un CFDI contra el contacto. |
| 3 | Nombre comercial | No | Nombre corto con el que conoces al contacto. Aparece en listados y selectores. Si lo dejas vacío, Crol usa el Nombre o razón social. |
| 4 | Nombre | Sí | Si es persona moral, captura la razón social completa. Si es persona física, captura solo el nombre (los apellidos van en sus columnas). |
| 5 | Apellido paterno | No | Apellido paterno de la persona física. |
| 6 | Apellido materno | No | Apellido materno de la persona física. |
| 7 | Régimen fiscal | No | Régimen fiscal vigente del contacto según su Constancia de Situación Fiscal. Captura el código del SAT (601, 612, 626, etc.). Obligatorio si vas a timbrar. |
| 8 | Razón social fiscal (sin régimen societario) | No | Razón social sin el sufijo societario (sin S.A. de C.V., S. de R.L., etc.). Obligatorio para timbrar si la razón social contiene régimen societario. |
| 9 | Uso del CFDI | No | Uso del CFDI por defecto al facturar a este contacto. Captura el código del SAT (G01, G03, P01, etc.). Funciona como valor pre-cargado en cada factura. |
| 10 | Método de pago | No | Solo se admiten los valores PUE (una sola exhibición) o PPD (parcialidades o diferido). |
| 11 | Forma de pago | No | Forma de pago por defecto. Captúrala exactamente como aparece en el catálogo de Crol pero sin el guion que separa código y nombre. Formato: código nombre [nombre SAT]. |
| 12 | CURP | No | Clave Única de Registro de Población de la persona física. Útil si el contacto es empleado. |
| 13 | País | Sí | Nombre del país. Escríbelo exactamente igual a como aparece en el catálogo de Contactos de Crol. |
| 14 | Código postal | No | Código postal del domicilio fiscal. Obligatorio si vas a timbrar. |
| 15 | Calle | No | Nombre de la calle del domicilio. |
| 16 | No. Exterior | No | Número exterior del domicilio. |
| 17 | No. Interior | No | Número interior del domicilio. |
| 18 | Colonia | No | Nombre de la colonia. |
| 19 | Referencia | No | Referencia para encontrar el domicilio (entre calles, fachada, etc.). |
| 20 | Nombre de contacto principal | No | Persona a quien dirigirse en la empresa-contacto. Si el contacto es persona física, suele coincidir con su propio nombre. |
| 21 | Teléfono principal | No | Teléfono principal del contacto. |
| 22 | Teléfono móvil | No | Teléfono móvil o celular del contacto. |
| 23 | Correo electrónico | No | Correo electrónico principal del contacto. Para múltiples correos usa además la columna Correos electrónicos adicionales. |
| 24 | Sitio web | No | URL del sitio web del contacto. |
| 25 | Comentario | No | Notas o comentarios libres sobre el contacto. |
| 26 | Correos electrónicos adicionales | No | Para registrar múltiples correos, sepáralos con punto y coma (;). Ejemplo: facturas@cliente.com;cobranza@cliente.com. |
| 27 | ¿Es sujeto a crédito? | No | Indica si el contacto puede comprar a crédito. Valores admitidos: 1 (sí) o 0 (no). |
| 28 | Límite de crédito | No | Monto máximo de saldo deudor permitido al contacto. Solo aplica si ¿Es sujeto a crédito? = 1. |
| 29 | Días de crédito | No | Plazo de pago en días naturales desde la fecha de cada factura. Solo aplica si ¿Es sujeto a crédito? = 1. |
| 30 | Clasificación | No | Clasificación interna del contacto. Debe existir previamente en el catálogo Configuración → Contactos → Clasificación de contactos. |
Nota: Mantén el formato del Excel exactamente como lo descargaste. No agregues ni elimines columnas, no cambies los nombres de las cabeceras, ni cambies el orden — Crol espera la estructura original para mapear cada columna al campo correcto del contacto.
Resultado esperado
- Cada fila válida del Excel se convierte en un contacto del catálogo.
- Si hay filas con errores (RFC inválido, régimen fiscal no reconocido, etc.), el resumen final las identifica para que puedas corregirlas y volver a intentar.
- Los contactos importados quedan activos y listos para usarse en transacciones.
Cómo verificar la importación
Para confirmar que los contactos se registraron correctamente:
- Abre Configuración → Contactos → Contactos y busca por RFC o razón social los contactos que esperas encontrar.
- O consulta el Reporte Listado de contactos en Configuración → Contactos → Reportes → Listado de contactos.
Variaciones / Notas
- No alteres los encabezados ni el orden de las columnas de la plantilla. Crol espera una estructura específica para mapear cada columna al campo correcto del contacto.
- Prueba primero con pocas filas. Si vas a cargar cientos de contactos, haz una prueba con 5–10 filas para validar que tu archivo se procesa sin errores antes de cargar el resto.
- Si un contacto del Excel ya existe en el catálogo (mismo RFC), Crol no lo duplica.
Nota: Existen otras vías para dar de alta contactos en Crol: captura manual desde el catálogo, alta automática al registrar una factura de compras y gastos individualmente, descarga masiva del SAT con autoTran+, alta por idCIF consultando al SAT, o importación masiva desde XML de CFDI. La importación por Excel es la vía indicada cuando ya tienes los datos en una hoja de cálculo y NO tienes los XMLs ni las constancias fiscales.
Errores frecuentes
- «Formato de archivo no válido». O guardaste el archivo en .xls, .csv u otro formato distinto a .xlsx, o lo editaste con un programa que no es Microsoft Excel (Numbers, Google Sheets, LibreOffice). Vuelve a generar la plantilla con Generar archivo, ábrela y edítala únicamente en Excel, y usa Guardar como → Libro de Excel (.xlsx).
- «Estructura del archivo no reconocida». Modificaste los encabezados o el orden de las columnas. Vuelve a descargar la plantilla limpia con Generar archivo y copia tus datos respetando las columnas originales.
- RFC inválido en una o varias filas. El RFC debe tener formato correcto (13 caracteres para persona física, 12 para persona moral). Para contactos extranjeros, usa el RFC genérico XEXX010101000. Revisa el resumen final para identificar las filas afectadas.
- Régimen fiscal o uso del CFDI no reconocido. El catálogo de regímenes y usos lo controla el SAT. Captura el código (601, 612, etc.), no el nombre completo, según indique la plantilla.
Hazlo simple.
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