Acceso al módulo

Desde este módulo puedes consultar las cotizaciones de cliente registradas, aplicar filtros de búsqueda y capturar nuevas cotizaciones. Para acceder, sigue estos pasos:

1. Dirígete a Opciones > Todas las opciones > Ventas e ingresos > Cotización a cliente.
2. Se abrirá la pantalla de consulta donde puedes visualizar las cotizaciones registradas.

Esta pantalla muestra todas las cotizaciones registradas en el sistema. Permite aplicar filtros para realizar búsquedas específicas y visualizar información clave de cada registro. Los campos que se muestran en la pantalla de consulta son los siguientes:

Fecha: Fecha en que se registró la cotización en el sistema.

Folio: Número de folio interno asignado a la cotización.

Cliente: Nombre o razón social del cliente al que se le cotizó.

Total: Monto total de la cotización incluyendo impuestos, expresado en la moneda del registro.

Moneda: Tipo de moneda en la que se registró la cotización (pesos, dólares, euros, etc.).

Vigencia: Fecha de vencimiento de la cotización. Una vez superada esta fecha, la propuesta deja de ser válida.

Estado: Estado actual de la cotización dentro del flujo (Cotizado, Autorizado, Pedido, Cerrado, entre otros).

Acciones disponibles en la pantalla de consulta:

1. Buscar y filtrar registros: Utiliza las barras de búsqueda ubicadas debajo del encabezado de cada columna para localizar cotizaciones específicas y acceder a su información completa.
2. Registrar una nueva cotización desde la pantalla de consulta: Haz clic en el botón Nuevo en la barra de herramientas. Se abrirá directamente la pantalla de captura de una nueva cotización lista para completar.

Área de encabezado

El formulario de cotización se divide en tres secciones de encabezado: Datos generales, Datos del contacto y Condiciones. A continuación se describe cada una.

Datos generales

En esta sección se capturan los datos de identificación y configuración principal de la cotización: la sucursal desde donde se emite, el almacén de origen de los productos, el proyecto al que se asocia y el folio del documento.

Los campos que contiene esta sección son los siguientes:

Sucursal: Muestra la sucursal desde la cual se registra la cotización. Para cambiar de sucursal deberás hacerlo desde la barra de referencia.

Almacén: Selecciona el almacén de origen de los productos a cotizar. El sistema considerará la existencia disponible en este almacén al cargar las partidas.

Proyecto: Selecciona el proyecto al que se asocia la cotización, en su caso. Si no corresponde a ningún proyecto, selecciona Ninguno.

Fecha: Fecha de emisión de la cotización. Se llena automáticamente con la fecha actual y puede modificarse si tienes los permisos correspondientes.

Folio: Número de folio asignado automáticamente por el sistema al guardar el registro.

Etiqueta: Campo opcional que permite clasificar la cotización con una categoría personalizada para facilitar la búsqueda y generación de reportes.

Datos del contacto

En esta sección se registra la información del cliente al que va dirigida la cotización. Al seleccionar el cliente del catálogo, los datos fiscales y el domicilio se cargan automáticamente.

Los campos que contiene esta sección son los siguientes:

Nombre / Razón social: Nombre o razón social del cliente. Escribe el nombre o RFC y selecciónalo de la lista. Al seleccionarlo, los campos RFC, Datos de facturación y Ciudad se llenan automáticamente. Si es un cliente nuevo, deberás registrarlo previamente en el catálogo de clientes.

RFC: Registro Federal de Contribuyentes del cliente. Se carga automáticamente desde el catálogo y es informativo.

Datos de facturación: Domicilio fiscal del cliente registrado para efectos de facturación. Se carga automáticamente.

Ciudad: Ciudad y estado del domicilio fiscal del cliente. Campo informativo.

Domicilio de entrega: Selecciona la dirección de entrega registrada para el cliente (por ejemplo: Matriz, Sucursal, etc.).

Tasa aplicable del IVA: Selecciona la tasa de IVA correspondiente a la operación (ej. IVA Trasladado 16%, 0% o Exento).

Dirigido a: Define el contacto destinatario dentro de la empresa del cliente al que va dirigida la propuesta.

Referencia: Campo libre para registrar una referencia interna o del cliente relacionada con la cotización (ej. número de orden, requisición, contacto comercial).

Condiciones

En esta sección se establecen los términos comerciales bajo los cuales se realiza la oferta al cliente: la moneda y tipo de cambio, la vigencia de la propuesta, la lista de precios aplicable, el vendedor responsable y las condiciones de crédito.

Los campos que contiene esta sección son los siguientes:

Moneda: Selecciona la moneda en la que se expresa la cotización (ej. Pesos, USD).

Tipo de cambio: Indica el tipo de cambio aplicable al registro. Si la moneda es Pesos, el valor será 1.0000.

Vigencia en días: Define el número de días durante los cuales la cotización es válida.

Vigencia: Fecha de vencimiento calculada automáticamente a partir de la fecha de registro y la Vigencia en días capturada.

Lista de precios: Selecciona la lista de precios aplicable al cliente como referencia para las partidas.

Precios: Define el nivel de precio que se utilizará al cargar los artículos en las partidas (ej. Precio 1, Precio 2).

Vendedor: Asigna el vendedor responsable de la cotización. Se utiliza para reportes de comisiones y seguimiento comercial.

Tiempo de entrega en días: Indica el plazo de entrega comprometido con el cliente.

Saldo del cliente: Saldo actual que adeuda el cliente al momento del registro. Campo informativo, calculado automáticamente.

Límite de crédito: Límite de crédito autorizado para el cliente. Campo informativo, configurado en el catálogo de clientes.

Días de crédito: Condiciones de pago pactadas con el cliente (número de días para liquidar la operación).

Área de detalle

En esta área se registra y consulta la información detallada de la cotización. La pestaña principal es Partidas, donde se capturan los productos o servicios cotizados, y al pie del formulario se muestran los totales calculados automáticamente.

Partidas

En esta pestaña se registran los productos o servicios incluidos en la cotización al cliente. Cada línea corresponde a un concepto cotizado con su cantidad, precio unitario, descuentos e impuestos correspondientes.

Los campos que contiene cada partida son los siguientes:

No.: Número consecutivo asignado automáticamente a cada línea de la cotización.

Proyecto: Hereda automáticamente el proyecto del encabezado. Selecciona otro si requieres aplicarlo a una partida en específico.

Descripción: Captura y selecciona el producto o servicio a cotizar (ej. [MER-002] Termo reutilizable). El sistema mostrará las opciones disponibles en el catálogo y al seleccionarlo se llenarán automáticamente la Unidad y el Precio unitario según la lista de precios configurada.

Unidad: Unidad de medida del artículo (pieza, litro, kilogramo, servicio, hora, etc.). Se llena automáticamente al seleccionar la descripción.

Existencia: Inventario disponible del artículo en el almacén seleccionado. Campo informativo.

Cantidad: Número de unidades a cotizar al cliente.

Precio unitario: Precio por unidad tomado de la lista de precios seleccionada. Puede modificarse manualmente si tienes los permisos correspondientes.

% Descuento: Permite aplicar un descuento en porcentaje sobre la partida.

$ Descuento: Permite aplicar un descuento como importe directo sobre la partida. Es excluyente del % Descuento.

Importe: Resultado de multiplicar la cantidad por el precio unitario, menos los descuentos aplicados. Se calcula automáticamente.

Notas: Campo de texto libre para especificaciones adicionales por partida (ej. talla, color, modelo específico).

Totales del documento

Esta sección, visible en la parte inferior del área de detalle, presenta el resumen numérico de la cotización calculado con base en las partidas registradas. Los valores se actualizan automáticamente conforme se agregan o modifican partidas.

Subtotal: Importe total del documento antes de aplicar IVA u otros impuestos.

IVA: Suma del Impuesto al Valor Agregado calculado sobre todas las partidas.

Total: Monto total de la cotización incluyendo impuestos y menos descuentos aplicados.

Notas: Campo libre para registrar observaciones generales del documento que se imprimirán al pie de la cotización.

Finalizar la transacción

Una vez que hayas completado todos los campos del encabezado y las partidas, haz clic en Guardar en la barra de opciones. El sistema procesará el registro y asignará el folio correspondiente.

Al concluir el registro exitosamente:

• La cotización quedará en estatus Cotizado.
• Se habilitarán las acciones disponibles para continuar el flujo: Solicitar autorización, Autorizar y Generar pedido de cliente.
• El PDF de la cotización quedará disponible para imprimirse, enviarse por correo o consultarse desde la pestaña Archivos digitales.

Pestañas de información adicional

Además de la pestaña de Partidas, el formulario incluye otras pestañas que registran información complementaria del ciclo de vida del documento: documentos generados, seguimiento comercial, bitácora de eventos y archivos digitales.

Documentos relacionados

En esta pestaña se visualizan los documentos generados a partir de esta cotización. Cuando el cliente acepta la propuesta y se genera el pedido de cliente, éste aparece automáticamente en esta pestaña con su folio, fecha, tipo de documento, contacto, importe y moneda.

Fecha: Fecha de emisión del documento relacionado.

Folio: Folio del documento relacionado.

Documento: Tipo de documento relacionado (por ejemplo: Pedido de cliente).

Contacto: Cliente o contacto asociado al documento relacionado.

Importe: Importe total del documento relacionado.

Moneda: Moneda en la que está registrado el documento relacionado.

Seguimiento

La pestaña Seguimiento permite registrar las actividades realizadas sobre la cotización: llamadas, mensajes, correos y notas. Es útil para documentar las interacciones con el cliente durante el proceso de negociación.

Fecha: Fecha y hora del registro de seguimiento.

Descripción: Tipo o categoría de la actividad de seguimiento (ej. Envío de mensaje a cliente, Llamada, Correo).

Notas: Detalles adicionales sobre el seguimiento realizado (ej. Se envió mensaje por WhatsApp al cliente).

Usuario: Usuario que registró la nota de seguimiento.

Bitácora

La pestaña Bitácora registra automáticamente el historial de cambios y estados de la cotización. Cada evento queda registrado con fecha, usuario y descripción del cambio para tener trazabilidad completa del ciclo de vida del documento.

Fecha: Fecha y hora del evento registrado en la bitácora.

Flujo: Estado del flujo en que se encontraba la cotización al momento del evento: Cotizado, Autorizado, Pedido o Cerrado.

Usuario: Usuario que realizó la acción registrada en la bitácora.

Notas: Descripción del cambio o evento registrado automáticamente por el sistema (ej. Intercambio de la partida 1 por la partida 3).

Archivos digitales

La pestaña Archivos digitales permite adjuntar, organizar y consultar archivos vinculados a la cotización, como PDFs de la cotización generada, propuestas técnicas, comparativos u otros documentos de soporte.

Para adjuntar un archivo, utiliza las opciones de la barra de herramientas de la sección. Los archivos quedan vinculados al registro y pueden ser consultados en cualquier momento desde el expediente digital del documento.

Nombre: Nombre del archivo adjunto (ej. Cotización a cliente 000001.pdf).

Tamaño: Tamaño del archivo en bytes.

Fecha: Fecha en que fue adjuntado el archivo al registro.