Registro de una orden de compra

Acceso al módulo

Desde este módulo puedes consultar todas las órdenes de compra registradas, aplicar filtros de búsqueda y capturar nuevas órdenes. Dirígete a Opciones > Todas las opciones > Compras y gastos > Orden de compra.

Se abrirá la pantalla de consulta donde puedes visualizar las órdenes registradas:

Esta pantalla muestra todas las órdenes de compra capturadas en el sistema. Permite aplicar filtros de búsqueda por cualquier columna y abrir una orden existente con doble clic. Las columnas principales son:

• Fecha: Fecha en que se registró la orden de compra.
• Folio: Número consecutivo asignado automáticamente al documento.
• Contacto: Nombre del contacto al que se dirige la orden.
• Total: Importe total del documento.
• Moneda: Moneda en la que se emitió la orden de compra.
• Solicitante: Nombre del usuario que capturó la orden.
• Días para entrega: Días restantes para la fecha de entrega comprometida (puede ser negativo si la fecha ya venció).
• Estado: Estado actual del documento (Capturado, Autorizado, Surtido, Cerrado o Cancelado).

Para registrar una nueva orden de compra, haz clic en el botón Nuevo de la barra de opciones. Se abrirá el formulario de captura:

Área de encabezado

Datos generales

En esta sección se capturan los datos principales de la orden de compra: la sucursal solicitante, el almacén donde se recibirán los productos, el proyecto al que se cargan, la fecha, el folio del documento y la información fiscal y de moneda.

Los campos que contiene esta sección son los siguientes:

• Sucursal: Sucursal desde la cual se genera la orden de compra. El campo toma por defecto la sucursal del usuario que captura la orden.
• Almacén: Almacén donde se recibirán los productos al momento del surtido. El sistema muestra únicamente los almacenes asociados a la sucursal seleccionada.
• Proyecto: Proyecto al que se cargará la orden de compra. Selecciona NINGUNO si la solicitud no corresponde a un proyecto específico.
• Fecha: Fecha en que se registra la orden. Por defecto muestra la fecha del sistema, pero puede modificarse.
• Folio: Número consecutivo asignado automáticamente por el sistema. No es editable.
• Documentos relacionados: Folio de la requisición o cotización de compra que originó la orden, cuando aplique.
• Moneda: Moneda en la que se emitirá el documento (Pesos, Dólares, etc.).
• Tasa aplicable del IVA: Configuración del IVA que aplica al documento (acreditable, retenido, pendiente de pago, etc.).

Datos del contacto

En esta sub-sección se selecciona el contacto al que se dirige la orden de compra y se muestran sus condiciones comerciales pactadas.

• Nombre: Contacto al que se dirige la orden de compra. Selecciónalo del catálogo o crea uno nuevo desde el ícono lateral.
• Días de crédito: Días de crédito pactados con el contacto. Se muestran de forma informativa y se toman del catálogo de contactos.
• Tiempo de entrega en días: Tiempo de entrega habitual del contacto. Indica los días que tarda el contacto en entregar los productos a partir de la fecha de la orden; con este dato el sistema calcula la fecha estimada de entrega de los productos (no se refiere a la vigencia del documento).

Información del documento

Esta sub-sección define la lista de precios que aplicará a las partidas de la orden y la vigencia de dicha lista de precios. La vigencia mostrada en este apartado es exclusiva de la lista de precios y no representa la vigencia del documento de orden de compra.

• Lista de precios: Lista de precios asociada al documento, si aplica.
• Precio de compra: Configuración del precio de compra que se utilizará para las partidas (catálogo, última compra, etc.).
• Vigencia en días: Cantidad de días en que la lista de precios seleccionada estará vigente. Aplica únicamente a la lista de precios, no al documento de orden de compra.
• Vigencia: Fecha hasta la cual la lista de precios seleccionada estará vigente. Se calcula automáticamente al capturar los días de vigencia. No corresponde a la vigencia del documento.

Área de detalle

En esta área se registra y consulta la información detallada de la orden de compra, organizada en pestañas: Partidas, Documentos relacionados, Seguimiento, Bitácora y Archivos digitales.

Partidas

En esta pestaña se capturan los productos o servicios que se están solicitando, con su cantidad, costo unitario, descuentos e impuestos aplicables.

Las columnas que componen el grid de partidas son las siguientes:

• No.: Número consecutivo del renglón. Se asigna automáticamente.
• Proyecto: Proyecto asociado a la partida. Se utiliza para distribuir el costo cuando una orden contiene varios proyectos.
• C. Costo: Centro de costo asociado a la partida.
• Concepto: Producto o servicio solicitado. Se selecciona del catálogo escribiendo el código o el nombre.
• Unidad: Unidad de medida de la partida (PZ, KG, LT, etc.).
• Existencia: Existencia actual del producto en el almacén seleccionado, mostrada como referencia.
• Cantidad: Cantidad solicitada del producto o servicio.
• Costo unitario: Costo unitario que aplicará a la partida.
• Importe: Cantidad × costo unitario. Se calcula automáticamente.
• $ Descuento: Descuento aplicado a la partida en valor absoluto.
• IVA: Tasa de IVA aplicable a la partida (16%, 0% o exento).
• IEPS: Tasa de IEPS aplicable a la partida.
• IVA retenido: Retención de IVA aplicable a la partida.
• ISR Retenido: Retención de ISR aplicable a la partida.
• Total: Total de la partida después de impuestos y descuentos. Se calcula automáticamente.

En la parte inferior se encuentra el selector numérico junto al botón Insertar partida(s), que permite agregar más renglones cuando se requieran.

Solicitante, totales y notas

Debajo del grid de partidas se muestran los datos del solicitante, los totales calculados automáticamente y un campo de notas:

• Solicitante: Usuario que solicita los productos. Se llena automáticamente con el usuario que captura el documento.
• Subtotal: Suma de los importes de todas las partidas antes de impuestos y descuentos.
• Descuento: Suma de los descuentos aplicados a las partidas.
• IVA: Suma del IVA calculado para todas las partidas.
• Total: Total general del documento (subtotal − descuento + impuestos).
• Notas: Comentarios u observaciones generales que aplican al documento completo.

Pestañas de información adicional

Documentos relacionados

Esta pestaña muestra las transacciones generadas a partir de la orden de compra (cotizaciones, facturas, notas de remisión) y los documentos que la originaron, permitiendo identificar rápidamente la trazabilidad del documento.

Los campos que se presentan son los siguientes:

• Fecha: Fecha en que se generó el documento relacionado.
• Folio: Folio del documento vinculado.
• Documento: Tipo de transacción vinculada (cotización de compra, nota de remisión, factura, etc.).
• Contacto: Contacto al que se dirigió el documento relacionado.
• Importe: Importe total del documento vinculado.
• Moneda: Moneda en la que fue emitido el documento relacionado.

Seguimiento

El seguimiento permite registrar manualmente las gestiones realizadas con el contacto durante el ciclo de vida de la orden: llamadas, correos, confirmaciones de fechas, ajustes en el pedido, etc. Cada registro queda almacenado con fecha y usuario para tener trazabilidad completa de la comunicación.

Los campos que se presentan son los siguientes:

• Fecha: Fecha y hora exacta en que se registró el seguimiento en el sistema.
• Fecha de Seguimiento: Fecha del evento al que se refiere el seguimiento (puede ser distinta a la de captura).
• Seguimiento: Tipo de evento registrado (Seguimiento, Llamada, Correo, etc.).
• Descripción: Resumen breve del evento.
• Notas: Detalle ampliado del evento, incluyendo acuerdos, próximos pasos o comentarios relevantes.
• Usuario: Usuario del sistema que registró el seguimiento.

Bitácora

La bitácora registra el historial completo de cambios de flujo de la orden de compra desde su captura hasta su cierre. Cada cambio queda registrado automáticamente con fecha, usuario y notas del sistema.

Los campos que se presentan son los siguientes:

• Fecha: Fecha y hora exacta en que se registró el cambio de flujo.
• Flujo: Nombre de la acción efectuada sobre la transacción (Capturado, Autorizado, Surtido, Cerrado, Cancelado).
• Usuario: Nombre del usuario del sistema que realizó la acción.
• Notas: Comentario generado por el sistema o ingresado por el usuario al momento de ejecutar la acción.

Archivos digitales

Esta pestaña permite asociar documentos digitales relevantes a la orden de compra: el PDF del documento generado, oficios de solicitud internos, comprobantes, especificaciones técnicas, etc. Los archivos quedan almacenados junto al documento y disponibles para los usuarios con acceso al módulo.

La barra de herramientas superior del gestor ofrece las siguientes opciones:

• Desplazarse entre archivos: Flechas de navegación para recorrer los archivos adjuntos.
• Abrir archivos: Abre el archivo seleccionado en una ventana de vista previa o en la aplicación asociada.
• Actualizar: Refresca el contenido del gestor para mostrar archivos añadidos recientemente.
• Crear carpetas: Permite organizar los archivos adjuntos en subcarpetas.
• Eliminar archivos: Selecciona el archivo y haz clic en el ícono de eliminar para quitarlo del documento.