Registro de una requisición

Acceso al módulo

Desde este módulo puedes consultar todas las requisiciones registradas, aplicar filtros de búsqueda y capturar nuevas solicitudes. Dirígete a Opciones > Todas las opciones > Compras y gastos > Requisiciones.

Se abrirá la pantalla de consulta donde puedes visualizar las requisiciones registradas.

Esta pantalla muestra todas las requisiciones capturadas en el sistema. Permite aplicar filtros de búsqueda por cualquier columna y abrir una requisición existente con doble clic. Las columnas principales son:

• Fecha: Fecha en que se registró la requisición en el sistema.
• Folio: Número consecutivo asignado automáticamente por el sistema a cada requisición.
• Solicitante: Nombre de la persona que capturó la solicitud.
• Pedidos de cliente: Pedido de venta asociado a la requisición, si la solicitud se originó para cubrir la demanda de un cliente.
• Contactos: Proveedor vinculado al documento, cuando aplique.
• Estado: Estado actual del documento (Capturado, Autorizado, Cotizado, Cerrado o Cancelado).

Para registrar una nueva requisición, haz clic en el botón Nuevo de la barra de opciones. Se abrirá el formulario de captura:

Área de encabezado

Datos generales

En esta sección se capturan los datos principales de la requisición: la sucursal solicitante, el almacén destino, el proyecto al que se cargan los productos, la fecha y el folio del documento.

Los campos que contiene esta sección son los siguientes:

• Sucursal: Sucursal desde la cual se genera la solicitud. El campo toma por defecto la sucursal del usuario que captura la requisición.
• Almacén: Almacén destino al que ingresarán los productos una vez adquiridos. El sistema muestra únicamente los almacenes asociados a la sucursal seleccionada.
• Proyecto: Proyecto al que se cargará la requisición. Selecciona NINGUNO si la solicitud no corresponde a un proyecto específico.
• Fecha: Fecha en que se registra la requisición. Por defecto muestra la fecha del sistema, pero puede modificarse.
• Folio: Número consecutivo asignado automáticamente por el sistema. No es editable.
• Referencia: Campo de texto libre para registrar un número de oficio, orden interna u otro dato que facilite identificar la solicitud.

Orden de compra en otra sucursal

Esta sub-sección se utiliza cuando la requisición será cubierta con una orden de compra generada desde una sucursal distinta a la solicitante. Permite indicar qué sucursal y almacén realizarán la adquisición para, posteriormente, trasladar los productos al almacén destino.

• Sucursal de compra: Sucursal que realizará la compra de los productos solicitados. Selecciona NO APLICA cuando la misma sucursal solicitante absorbe la compra.
• Almacén de compra: Almacén donde se recibirán físicamente los productos al momento de la compra antes de su traslado al almacén destino. Selecciona NO APLICA si no procede.

Área de detalle

En esta área se registra y consulta la información detallada de la requisición, organizada en pestañas: Partidas, Documentos relacionados, Bitácora y Archivos digitales.

Partidas

En esta pestaña se capturan los productos o servicios que se están solicitando. Cada línea representa una partida y puede describir un producto del catálogo o un concepto libre.

Los campos que contiene cada partida son los siguientes:

• No.: Número consecutivo asignado automáticamente por el sistema a cada línea de la requisición.
• Proyecto: Proyecto al que se carga esta partida, si aplica. Permite distribuir el costo de la solicitud entre diferentes proyectos.
• C. Costo: Clasificador de costo y gasto que categoriza contablemente la partida para efectos de reportes y análisis.
• Clasificación: Grupo de producto al que pertenece el concepto solicitado (por ejemplo, Mercancía y accesorios, Servicios, Insumos).
• Concepto: Producto, servicio o gasto que se está solicitando. Selecciona el elemento del catálogo escribiendo su código o nombre; el sistema muestra las coincidencias.
• Unidad: Unidad de medida del concepto (pieza, litro, kilogramo, servicio, hora, etc.). Se toma por defecto de la configuración del producto en el catálogo.
• Cantidad: Número de unidades que se están solicitando de esta partida.
• Notas: Campo libre para registrar observaciones o especificaciones adicionales de la partida (talla, color, modelo, etc.).

Solicitó, Autorizó y Notas

Debajo de la tabla de partidas se encuentran tres campos que permiten documentar quién realiza la solicitud, quién la autoriza y observaciones generales del documento.

• Solicitó: Nombre de la persona que solicita los productos o servicios. Este dato quedará impreso en el documento.
• Autorizó: Nombre de la persona responsable de autorizar la requisición. Se recomienda capturarlo aun cuando la autorización formal se realice después desde el menú Acciones.
• Notas: Espacio de texto libre para capturar observaciones generales de la requisición (finalidad, fecha límite de entrega, proyecto al que apoya, campaña, etc.).

Finalizar la transacción

Una vez que hayas completado los datos del encabezado, la sección de orden de compra en otra sucursal (si aplica) y las partidas, haz clic en el botón Guardar de la barra de opciones. El sistema procesará el registro, asignará el folio consecutivo y dejará la requisición disponible en la pantalla de consulta.

Al concluir el registro exitosamente:

• La requisición quedará en estatus Capturado.
• Aparecerá un registro en la pestaña Bitácora con la fecha, el usuario que capturó y el flujo inicial.
• El documento queda disponible para autorizarse, convertirse en cotización u orden de compra o cerrarse desde el menú Acciones.

Pestañas de información adicional

Documentos relacionados

Esta pestaña muestra las transacciones generadas a partir de la requisición (cotizaciones de compra, órdenes de compra) y permite identificar rápidamente el seguimiento comercial del documento.

Los campos que se presentan son los siguientes:

• Fecha: Fecha en que se generó el documento relacionado a partir de la requisición.
• Folio: Folio del documento vinculado (cotización, orden de compra, etc.).
• Documento: Tipo de transacción generada a partir de la requisición.
• Contacto: Proveedor al que se le dirigió el documento relacionado.
• Importe: Monto total del documento vinculado.
• Moneda: Moneda en la que fue emitido el documento relacionado.

Bitácora

La bitácora registra el historial completo de acciones realizadas sobre la requisición desde su captura hasta su cierre. Cada cambio de flujo queda registrado con fecha, usuario y notas automáticas del sistema.

Los campos que se presentan son los siguientes:

• Fecha: Fecha y hora exacta en que se registró la acción o cambio de estado.
• Flujo: Nombre de la acción efectuada sobre la transacción (Capturado, Autorizado, Cotizado, Cerrado, Cancelado).
• Usuario: Nombre del usuario del sistema que realizó la acción.
• Notas: Comentario generado por el sistema o ingresado por el usuario; por ejemplo, el folio de la cotización de compra que se originó a partir de la requisición.

Archivos digitales

Esta pestaña permite asociar documentos digitales relevantes a la requisición: cotizaciones de proveedores, oficios de solicitud internos, fotografías de referencia, especificaciones técnicas, etc. Los archivos quedan almacenados junto al documento y disponibles para los usuarios con acceso al módulo.

La barra de herramientas superior del gestor ofrece las siguientes opciones:

• Desplazarse entre archivos: Flechas de navegación para recorrer los archivos adjuntos.
• Abrir archivos: Abre el archivo seleccionado en una ventana de vista previa o en la aplicación asociada.
• Actualizar: Refresca el contenido del gestor para mostrar archivos añadidos recientemente.
• Crear carpetas: Permite organizar los archivos adjuntos en subcarpetas.
• Eliminar archivos: Selecciona el archivo y haz clic en el ícono de eliminar para quitarlo del documento.

Acciones disponibles

El menú Acciones de la barra de opciones contiene los comandos que cambian el flujo de la requisición. Las opciones disponibles dependen del estado actual del documento.

• Autorizar: Cambia el flujo de la requisición a Autorizado, dejándola lista para convertirse en cotización u orden de compra. Solo los usuarios con permiso de autorización pueden ejecutar esta acción.
• Cerrar: Marca la requisición como Cerrado una vez que ha sido cubierta (por una cotización, una orden de compra o porque ya no procede). Una requisición cerrada se retira del flujo de trabajo activo.
• Habilitar edición: Reabre una requisición ya autorizada o cerrada para permitir modificar sus datos. Al habilitar la edición, el documento regresa al estatus Capturado y deberá ser autorizado nuevamente.