Acciones disponibles en orden de compra
Acciones disponibles en la orden de compra
El menú Acciones de la barra superior concentra los comandos que cambian el flujo de la orden de compra: enviarla a autorización, autorizarla, referenciarla con una factura, registrar seguimiento y cerrarla. Las opciones disponibles dependen del estado actual del documento y de los permisos del usuario, por lo que no siempre se muestran todas habilitadas.
Acceso al menú
Abre la orden de compra y haz clic en el menú Acciones ▼ ubicado en la barra superior del módulo. Se desplegará la lista de acciones disponibles para el documento:
Opciones del menú
- Solicitar autorización: Envía la orden al flujo de autorización configurado para que un usuario con permiso la valide. Es útil cuando el monto o las condiciones requieren la aprobación de un superior antes de proceder con el contacto.
- Autorizar: Cambia el flujo del documento a Autorizado, dejándolo listo para ser surtido o referenciado en una factura. Solo los usuarios con permiso de autorización pueden ejecutar esta acción.
- Referenciar factura de compra y gasto: Vincula la orden con una factura de compra o gasto existente, lo que marca el documento como surtido y permite dar seguimiento al avance del pedido recibido.
- Seguimiento: Abre el modal para registrar un evento de seguimiento sobre la orden (llamada, correo, gestión con el contacto). Cada registro queda almacenado en la pestaña Seguimiento del documento.
- Cerrar: Marca la orden como Cerrado cuando ya se cubrió el pedido o cuando se decide que no procede continuar. Una orden cerrada se retira del flujo activo de compras.
Modal Seguimiento
Al hacer clic en Acciones > Seguimiento se abre el modal para registrar un evento sobre la orden:
Los campos del modal son:
- Evento: Tipo de evento que se registra (Seguimiento, Llamada, Correo, etc.). Selecciónalo de la lista desplegable.
- Fecha: Fecha del evento al que se refiere el registro. Por defecto se muestra la fecha actual del sistema.
- Descripción: Resumen breve del evento (por ejemplo, LLAMADA AL CONTACTO).
- Notas: Detalle ampliado del evento. Aquí puedes registrar acuerdos, próximos pasos o comentarios relevantes.
Al hacer clic en Aceptar, el registro queda almacenado en la pestaña Seguimiento de la orden de compra, junto con la fecha de captura y el usuario que lo registró.
Nota: Las acciones que ya no apliquen al estado actual del documento aparecen deshabilitadas. Por ejemplo, una orden ya autorizada no muestra Solicitar autorización, y una orden cerrada no permite volver a registrar acciones de flujo.
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