Determinar el costo de los platillos elaborados es los restaurantes es una tarea que se debe realizar todos los días, de ello depende en gran medida los resultados financieros que obtenga el establecimiento. 

Para determinar los costos de los insumos o ingredientes con los que se elaboran los productos o platillos, primeramente deberás elaborar la receta con los insumos que componen cada uno de los platillos del menú.

A través de esta guía,  conocerás paso a paso cómo registrar y llevar el control de los costos de los platillos elaborados en un restaurant o establecimiento de elaboración de alimentos para venta. 

Ejemplo:  

El restaurant "Come ensaladas"  elabora una ensalada para la venta en base la siguiente receta: 

Producto: ENSALADA MEDIANA 

El registro del costo de los insumos o ingredientes necesarios para la elaboración de un producto o platillo del menú, se realizará a través del registro de la transacción Hoja de producción, para ello se tendrá que realizar lo siguiente: 

  Configuración 

El primer paso es configurar debidamente los ALMACENES y el catálogo de PRODUCTOS Y SERVICIOS.

Almacenes 

• Se deberá tener por lo menos un almacén de tipo Materias primas y/o materiales directos de producción. Es requerido para el manejo y control de los ingredientes que se utilizan en el proceso de elaboración de alimentos. 

• Si requieres ayuda para agregar el almacén, entra a la siguiente guía: Registrar un almacén . 

• Para este ejemplo se registró el almacén COCINA SUCURSAL CENTRO de tipo Materias primas y/o materiales directos de producción.

Productos y servicios

• Los ingredientes de la receta deberán ser agregados al catálogo de productos y servicios. Estos pueden ser productos para venta, solo insumos, o bien, insumos resultantes de un proceso de transformación. 

•   El platillo o producto del menú debe registrarse con las siguientes características (configuración requerida):  

  • ¿Es un producto o servicio para venta?    Marcar la casilla.

  • En proceso de producción o fabricación   Marcar la casilla.

  • Permitir ventas si existencia de artículos producidos o fabricados  Marcar la casilla.

• Deberás agregar los insumos en la pestaña Insumos seleccionando el ingrediente en el campo concepto, seleccionando la unidad de medida y registrando la cantidad del ingrediente en el campo cantidad. El campo Importe no es requerido y se mostrará deshabilitado.

Si requieres ayuda para agregar o modificar un producto, entra a la siguiente guía: Registrar un producto o servicio. 

  Registro de compras ¿qué hacer? 

Para el registro de los costos de elaboración y costo de ventas de los productos o platillos del menú, es necesario que haya existencia en el almacén de materias primas y/o materiales directos de producción. Para ello el registro de compras o entradas a dicho almacén puede realizarse de la siguiente manera: 

a) Realizar el registro seleccionando el almacén de tipo materias primas y/o materiales directos de producción, para este ejemplo se llama COCINA SUCURSAL CENTRO.

b) Si así es requerido por la operación de la empresa, puedes registrar las compras a un almacén de tipo diferente al de materias primas y/o materiales directos de producción, como por ejemplo al de tipo de productos terminados o a un almacén de materias primas y materiales, etcétera, en estos casos, deberás registrar un TRASPASO DE ALMACÉN cuando se surtan los ingredientes o insumos a la cocina para la preparación de alimentos.  Por ejemplo:  

• Las empresa "Come ensaladas" realiza las compras de insumos o ingredientes en forma unificada o centralizada, las recibe y controla en un almacén general de materias primas y materiales, para su posterior transferencia a las distintas sucursales de acuerdo a sus requerimientos. 

En este caso, el  registro de las facturas de compras de insumos o ingredientes se deberán registrar al almacén de tipo Materias primas y materiales  como se muestra a continuación.

• Por los requerimientos de insumos o ingredientes de las distintas sucursales, se deberá registrar un TRASPASO ENTRE ALMACENES,  del almacén origen de tipo  Materias primas y materiales (CEDIS - MATERIAS PRIMAS Y MATERIALES) al almacén de tipo Materias primas y/o materiales directos de producción (COCINA SUCURSAL CENTRO), mismo que podrás realizar a través de las transacciones de Movimientos de inventario o de Traspaso de almacenes por clasificación.

 Registro de hoja de producción 

Es recomendable realizar el registro de los costos de elaboración de los platillos y el costo de venta diariamente. Para ello se requiere como primer paso realizar el registro de los insumos o ingredientes consumidos durante el proceso de elaboración de los platillos o productos del menú.  

A continuación se presenta el siguiente ejemplo en donde la venta del día fue la cantidad de 21 ENSALADAS MEDIANAS. 

 a) Las ventas fueron registradas a través de Crol POS Food por un importe de $3,654 pesos. 

b) Registro de la Hoja de producción.

1. Ingresa a la transacción Hoja de producción en la siguiente ruta Opciones > Inventario > Todas las opciones > Hoja de producción o bien escribe el nombre en la opción de búsqueda del sistema  .  Se mostrará la siguiente pantalla:

2. Da clic en la opción Nuevo, se mostrará la siguiente pantalla en donde deberás registrar los siguientes datos: 

•  Selecciona un proyecto en caso de llevar una administración por proyectos en la elaboración y venta de alimentos. Para conocer más acerca de proyectos en Crol, da clic en la siguiente guía de ayuda: Registrar un proyecto. 

•   Registra la fecha de registro de la hoja de producción o elaboración de platillos o productos del menú.

• Selecciona el almacén destino. Comúnmente el almacén destino será un almacén de tipo Productos terminados, sin embargo podrás seleccionar el almacén que requieras. En este ejemplo se selecciona el ALMACÉN MATRIZ de tipo productos terminados. 

•  Selecciona los productos o platillos preparados  en el proceso de elaboración de alimentos. Al dar clic en el botón  se mostrará la siguiente ventana de selección. 

• Una vez que hayas seleccionado los productos, la pestaña Prod. terminada se llenará con los productos seleccionados. Entonces deberás registrar la cantidad de productos o platillos que se prepararon en el proceso de elaboración de alimentos. 

•   En la pestaña de Prod. Terminada se encuentra la columna Vendido y muestra la cantidad de unidades vendidas del producto en el día.  

•  En el campo Cantidad registra las unidades de productos o platillos elaborados. Al dar clic en   se llenará el campo con el importe de las unidades mostradas en el campo Vendido.

• Guarda la transacción dando clic en el botón . 

3. Al guardar la transacción, en la pestaña de Mat. Prima se mostrarán los insumos o ingredientes, así como las cantidades,  configurados en el producto de acuerdo a su receta.

• El campo Almacén,  muestra el nombre del almacén de materias primas y/o materiales directos de producción configurado para el control de ingredientes o insumos para la preparación de alimentos. 

• El campo Concepto,  muestra el nombre del ingrediente para la elaboración del producto. 

• El campo Existencia,  muestra la existencia actual de los insumos o ingredientes. 

• El campo Sugerido,  muestra las cantidades totales de los ingredientes,  requeridas para la elaboración del número de unidades elaboradas.   

• El campo Consumido,  es un campo modificable, en donde se registra la cantidad de ingredientes o insumos  utilizados en el proceso de elaboración de los alimentos,  por defecto se registran las cantidades de ingredientes sugeridas de acuerdo a la receta. Si de acuerdo a las unidades consumidas se requiere modificar una cantidad, da clic en el botón modificar   y se habilitarán los campos para su edición, se mostrarán en color amarillo. 

•  El campo Unidad,  muestra la unidad de medida de la cantidad de ingredientes de la receta.

• El campo Costo unitario,  muestra el costo unitario por cada unidad de medida de los ingredientes. Este dato se actualiza al ejecutar la acción Elaborar salida de materiales, que se ejemplificará mas adelante. 

• El campo Costo, muestra el costo total de los ingredientes requeridos para la elaboración de los platillos o productos del menú. Este dato se actualiza al ejecutar la acción Elaborar salida de materiales, que se ejemplificará mas adelante. 

4. El siguiente paso es ejecutar la acción Elaborar salida de materiales, con esta acción se realizará la salida del almacén de los insumos o ingredientes del almacén de materias primas y/o materiales directos de producción, se determinará y registrará el costo del producto o platillo en el almacén destino seleccionado. Al ejecutar esta acción sucederá lo siguiente: 

• Ya no podrás modificar la cantidad de ingredientes consumidos en la preparación de alimentos. 

• Se calculará y registrará en la transacción, el costo unitario y el costo total de los ingredientes o insumos.

• Se calculará y registrará el costo de elaboración (costo unitario y costo total) de los platillos o productos seleccionados. 

• Se generará en forma automática la entrada de almacén de los platillos o productos seleccionados. 

• Se generará en forma automática la salida de almacén de los ingredientes o insumos.

• Se generará en forma automática la póliza contable. 

 Registro del costo de ventas  

El siguiente paso es registrar el costo por la venta de los platillos o productos del menú. Para ello se realizará su registro a través de la transacción de Registro de costo de ventas de la siguiente manera: 

1. Ingresa a Opciones > Todas las opciones > Inventario > Registro de costo de venta y se mostrará la siguiente pantalla:   

2. Da clic en l botón    se mostrará la siguiente pantalla en donde deberás registrar los siguientes datos: 

•  Selecciona la sucursal en donde se realizará el registro de costo de ventas.

•   Captura la fecha en que se hará el registro. 

•  Para una captura ágil de las partidas o artículos, selecciona la hoja de producción y los platillos o productos del menú se registrarán en la transacción. 

•  Solo aplica si no has seleccionado la hoja de producción. Para realizar el registro de los productos seleccionados o todos los productos del almacén seleccionado. 

•  Selecciona un proyecto en caso de llevar una administración por proyectos en la elaboración y venta de alimentos. Para conocer más acerca de proyectos en Crol, da clic en la siguiente guía de ayuda: Registrar un proyecto. 

•  Solo aplica si no has seleccionado la hoja de producción. Selecciona el almacén de donde cargarán los productos que se afectarán al costo de ventas.

•  Si en el criterio de búsqueda seleccionaste la opción SOLO SELECCIONADOS, podrás seleccionar los productos que se afectarán al costo de ventas.

•   Este campo es solo informativo e indica que el cargo del costo de los productos se hará al concepto COSTO DE VENTAS O DE SERVICIOS. 

3. Da clic en el botón  para concluir con el registro y sucederá lo siguiente: 

• Se generará la salida de los productos o platillos del almacén seleccionado.

• Se registrará la póliza contable con cargo al COSTO DE VENTAS O DE SERVICIOS.

  Reporte de margen de ventas por producto 

 Puedes consultar los márgenes de venta de los platillos  o  productos del menú, consultando el reporte de Margen de ventas por productos y clasificación como se muestra a continuación: 

 Reporte impreso 

Este reporte lo puedes consultar en Reportes > Todos los reportes > Ventas > Margen de ventas por productos y clasificación.

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