Acciones en cotización de compra Crol ERP: autorizar

Acciones disponibles en la cotización de compra

Una vez registrada una cotización de compra en Crol ERP, el menú Acciones concentra las operaciones que puedes ejecutar sobre el documento: solicitar su autorización, autorizarla, referenciarla en una factura de compra y gasto, registrar seguimiento y cerrarla. Este artículo describe cada acción y los pasos para ejecutarla.

En la transacción de cotización de compra, el menú Acciones concentra las operaciones que puedes realizar sobre el documento una vez guardado. Para acceder, haz clic en el botón Acciones de la barra de opciones. Las acciones disponibles son las siguientes:

Solicitar autorización

Envía la cotización al flujo de autorización para que un usuario con los permisos correspondientes la revise y apruebe antes de proceder con la compra. Para solicitar la autorización, sigue estos pasos:

  1. Abre la cotización de compra que deseas enviar a autorización.
  2. Haz clic en Acciones > Solicitar autorización.
  3. El sistema cambiará el estatus de la cotización y notificará al autorizador correspondiente.

Autorizar

Aprueba la cotización de compra, indicando que ha sido revisada y aceptada. Una vez autorizada, la cotización puede referenciarse en una factura de compra o gasto. Para autorizar la cotización, sigue estos pasos:

  1. Abre la cotización de compra que deseas autorizar.
  2. Haz clic en Acciones > Autorizar.
  3. El sistema mostrará un cuadro de confirmación. Haz clic en Confirmar para aprobar la acción.
  4. La cotización cambiará a estatus Autorizado y quedará disponible para referenciar en una factura de compra y gasto.

Referenciar factura de compra y gasto

Vincula la cotización de compra autorizada con una factura de compra o gasto, transfiriendo automáticamente la información de las partidas al nuevo documento. Para referenciar la cotización, sigue estos pasos:

  1. Asegúrate de que la cotización esté en estatus Autorizado.
  2. Haz clic en Acciones > Referenciar factura de compra y gasto.
  3. El sistema creará una nueva factura de compra y gasto con los datos de la cotización precargados.

Seguimiento

Registra una nota de seguimiento sobre el estado o avance de la cotización. La nota queda visible en la pestaña Seguimiento del documento. Para registrar un seguimiento, sigue estos pasos:

  1. Abre la cotización de compra.
  2. Haz clic en Acciones > Seguimiento.
  3. En el diálogo que aparece, selecciona el Evento, la Fecha, captura la Descripción y las Notas pertinentes.
  4. Haz clic en Aceptar para guardar el seguimiento. El registro quedará disponible en la pestaña Seguimiento.

Los campos del diálogo son los siguientes:

  1. Evento: Tipo de evento de seguimiento. La opción predeterminada es SEGUIMIENTO.
  2. Fecha: Fecha en que se realiza o programa el seguimiento.
  3. Descripción: Descripción de la acción o estado actual del proceso.
  4. Notas: Notas adicionales sobre el seguimiento registrado.

Cerrar

Cierra la cotización de compra cuando ya no está activa o el proceso ha concluido. Una cotización cerrada no puede ser referenciada ni modificada. Para cerrar la cotización, sigue estos pasos:

  1. Abre la cotización de compra que deseas cerrar.
  2. Haz clic en Acciones > Cerrar.
  3. El sistema cambiará el estatus de la cotización a Cerrado.
Nota: El flujo natural de una cotización de compra es: se crea → se solicita autorización → se autoriza → se referencia en una factura de compra y gasto. La acción Cerrar se reserva para cotizaciones que no continuarán su proceso.

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