Registrar mermas y faltantes de inventario
CASO PRÁCTICO ⏱ 9 min 📦 Compras, gastos e inventarios. Inventarios. Movimientos
El escenario
La Casa del Café, empresa de demostración de Crol, tenía 170 kg de café verde (INS-01) a 160.00 el kilo en el almacén MATERIAS PRIMAS Y MATERIALES, todos en el proyecto EIC. El 28 de octubre de 2026 compró 100 kg más a 175.00 para el proyecto NINGUNO. Ese mismo día se dañaron 15 kg por humedad y la toma física encontró 5 kg menos de lo registrado.
Antes de empezar
- El producto usa el método de costeo PRIMERAS ENTRADAS PRIMERAS SALIDAS en Productos y servicios, pestaña Inventario.
- El café verde se controla por lote, así que la compra y las salidas te piden capturar el lote.
- El criterio contable está explicado en NIF C-4 Inventarios. Aquí solo se registra.
La solución paso a paso
Son cuatro pasos. Los tres primeros son registros y el último es la comprobación.
PASO 1 Registra la compra del café verde
1Abre Factura de compras y gastos y pulsa Nuevo. Elige el Almacén MATERIAS PRIMAS Y MATERIALES y el Proyecto NINGUNO.
2Captura primero el Folio del proveedor, CV2810. Sin folio, las partidas no se habilitan.
3Elige el Contacto, captura el Total del documento y agrega la partida: café verde, 100 kg a 175.00, con IVA 0 %.
4Pulsa el icono rojo al final de la partida y captura el lote CV2810 con su fecha de caducidad. Pulsa Guardar.
La póliza D0000369 carga 17,500.00 a la subcuenta del café verde en [1.1.1.5.5.1.2] y abona al proveedor.
PASO 2 Da de baja la merma por humedad
5Abre Movimientos de inventario, pulsa Nuevo y elige el Tipo de movimiento SALIDA DE ALMACÉN, con el mismo almacén y proyecto de la compra.
6En Concepto del movimiento escribe MERMAS para filtrar la lista y elige MERMAS Y/O DESPERDICIOS DE INVENTARIOS. La lista completa no muestra todos los conceptos hasta que escribes.
7Agrega el café verde, 15 kg, captura el lote y escribe en la nota la causa, «Daño por humedad en bodega». Pulsa Guardar.
La salida 000041 toma 175.00 por kilo, 2,625.00 en total. La póliza D0000370 carga [2.3.2.11] MERMAS Y/O DESPERDICIOS DE INVENTARIOS y abona el inventario.
PASO 3 Registra el faltante de la toma física
8Abre otra salida de almacén con el concepto PERDIDA POR FALTANTES DE INVENTARIO.
9Agrega el café verde, 5 kg, captura el lote y anota «Diferencia en toma física». Pulsa Guardar.
La salida 000042 vale 875.00. La póliza D0000371 carga [2.3.2.7] PERDIDA POR FALTANTES DE INVENTARIO y abona el inventario.
PASO 4 Comprueba el costo y el saldo
10Abre Auxiliar de movimientos por producto, elige el café verde y el almacén, marca Calcular y mostrar saldo inicial y pulsa Generar.
El reporte separa las existencias por proyecto. Las salidas tomaron 175.00 y no 160.00 porque Crol aplica PEPS dentro de cada almacén y proyecto: la capa de 160 está en el proyecto EIC y la compra entró al proyecto NINGUNO, así que la capa más antigua de ese proyecto era la de 175. En NINGUNO quedan 80 kg, 14,000.00.
11Abre Libro auxiliar de mayor con la cuenta [1.1.1.5.5.1.2] y el periodo de octubre y pulsa Generar.
La cuenta contable suma los dos proyectos: 27,200.00 de saldo inicial, más 17,500.00, menos 2,625.00 y 875.00, igual a 41,200.00. Es lo mismo que el inventario de EIC, 27,200.00, más el de NINGUNO, 14,000.00.
El resultado
| Cuenta | Movimiento del caso |
|---|---|
| Café verde [1.1.1.5.5.1.2] | +17,500.00 − 2,625.00 − 875.00 |
| Mermas y/o desperdicios [2.3.2.11] | 2,625.00 |
| Pérdida por faltantes [2.3.2.7] | 875.00 |
| Existencia en el proyecto NINGUNO | 80 kg, 14,000.00 |
Las dos pérdidas salieron del inventario a su costo PEPS y quedaron separadas por causa. Ninguna se quedó dentro del costo del café que sigue en el almacén.
Si algo salió diferente
Las partidas de la factura no se habilitan
Falta el Folio. Captúralo antes de agregar partidas.
No encuentro el concepto de mermas o faltantes
La lista se filtra al escribir. Escribe MERMAS, FALTANTES o DETERIORO y aparece el concepto.
Al guardar aparece un aviso de lotes
El producto se controla por lote y la partida no lo tiene. Acepta el aviso, pulsa el icono rojo de la partida y captura el lote.
La salida tomó un costo distinto al que esperaba
Revisa el proyecto del movimiento. PEPS se aplica dentro del almacén y del proyecto que eliges, no sobre todas las existencias del producto.
Para profundizar
- El criterio de la norma: NIF C-4 Inventarios.
- El procedimiento de la salida: Registrar un movimiento de inventario.
- La toma física completa: Registrar el inventario físico.
- Cuando el inventario pierde valor sin salir del almacén: Registrar la estimación por baja de valor del inventario.
- El mapa de todas las normas: Cómo cumple Crol ERP con las NIF.