Los comprobantes fiscales digitales por internet (CFDI) son documentos electrónicos que acreditan la realización de una operación comercial entre dos partes, y que cumplen con los requisitos establecidos por el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Los CFDI tienen como objetivo facilitar el cumplimiento de las obligaciones fiscales de los contribuyentes, así como mejorar el control y la fiscalización por parte de la autoridad.

Para conservar los comprobantes fiscales digitales, se debe almacenar el archivo XML que contiene la información del comprobante, así como su representación impresa o en formato PDF. Para ello, se recomienda guardar una copia de seguridad en un medio distinto al del Servicio de Administración Tributaria, y utilizar un sistema de administración que facilite la búsqueda, consulta y resguardo de los comprobantes.

Para ello, hemos desarrollado AutoTran +, el Add-on de Crol ERP que automatiza la descarga de XML, administra y controla los CFDI emitidos y recibidos. 

Algunas de las características de AutoTran + para facilitar el cumplimiento de las obligaciones fiscales de los contribuyentes son:

- Descargas automáticas de CFDI: permite programar descargas automáticas de los comprobantes fiscales digitales desde los servicios proporcionados por el SAT y desde una cuenta de correo electrónico predeterminada. 

- Gestión de facturas (CFDI): permite realizar acciones como asignar conceptos contables, registrar transacciones (XML) en forma automática, descargar CFDI, agrupar y enviar por correo electrónico los CFDI, según las necesidades del contribuyente. 

- Consulta de facturas: permite acceder a los datos y al archivo XML de cada CFDI emitido o recibido, así como verificar su estatus ante el SAT (vigente o cancelado).

- Conciliación de facturas: consiste en comparar los CFDI descargados en el buzón de entrada de AutoTran +, con los que se encuentran registrados en las transacciones de Crol ERP, para detectar posibles diferencias o inconsistencias.
- Generación de informes: permite obtener reportes sobre los CFDI emitidos o recibidos, para fines contables, fiscales o administrativos.

¿Por qué utilizar AutoTran +?

Al utilizar AutoTran + obtienes varios beneficios para tu negocio, tales como:

- Facilitar el cumplimiento de las obligaciones fiscales y evitar multas o sanciones por errores o incumplimientos en la emisión o recepción de los CFDI.

- Mejorar el control interno y la gestión financiera de la empresa, al contar con un registro automático digital y seguro de todas las transacciones realizadas.

- Mejoras la seguridad y el control de tu información al contar con respaldos digitales de tus documentos digitales y evitar la pérdida de los mismos.

- Cumples con las normas fiscales al emitir y recibir comprobantes válidos ante el SAT y facilitar la declaración de impuestos y la auditoría fiscal.

- Optimizar el servicio al cliente y la relación comercial con los proveedores, al ofrecer una mayor rapidez, seguridad y transparencia en el intercambio de información.

- Atender las solicitudes de aclaración o corrección de los CFDI de terceros, así como las revisiones o auditorías por parte de las autoridades fiscales.

El manejo de los CFDI implica una serie de complejidades tanto para los contribuyentes como para las autoridades fiscales, ya que se requiere sistemas informáticos que permitan generar, enviar, recibir, almacenar y validar los comprobantes, así como de un control adecuado de los mismos para evitar su duplicidad, alteración o falsificación. Además, los CFDI deben ajustarse a las disposiciones fiscales vigentes, las cuales pueden cambiar con frecuencia y generar confusiones o inconsistencias en su aplicación.

Aunado a lo anterior, los factores y actores tecnológicos como:  Los desarrolladores de software que forman o generan el archivo XML de acuerdo con el estándar establecido por el SAT, los proveedores autorizados de certificación (PAC) que validan y certifican el archivo XML, el SAT que almacena, regula y valida la emisión de los CFDI, así como, el internet, los sistemas operativos y el hardware que componen el ecosistema tecnológico para la creación, envío y recepción de los CFDI, no están libres de fallos o errores, por lo que es indispensable para seguridad del propio contribuyente, la realización de auditorías y conciliaciones periódicas de los CFDI como  tarea fundamental para el correcto cumplimiento de las obligaciones fiscales, así como para evitar multas, sanciones o revisiones por parte del SAT.  

Por estas razones, utilizar AutoTran + para el control de CFDI, es una decisión inteligente y conveniente para las empresas y contribuyentes que buscan optimizar los procesos internos de la empresa.

¿Cómo activar Autotran +?

Para activar AutoTran +, se deben seguir los siguientes pasos:

1. Da clic en el Nombre del usuario activo > Configuración de la sección Mi suscripción.

2. Selecciona la pestaña Add-ons y activa el botón AutoTran +.

3. Cierra la sesión y vuelve a ingresar al sistema. 

4. Ingresa a la opción AutoTran + desde el buscador de opciones. 

Espero que este artículo te haya sido de utilidad. Si tienes alguna duda o comentario, no dudes en comunicarte a través de los medios habituales.