Cómo registrar una factura de compras y gastos desde un CFDI
Crol ERP permite crear un registro de factura de compras y gastos cargando directamente un archivo CFDI en formato XML. El sistema lee el comprobante fiscal, precarga los datos del proveedor, importe y concepto, y reduce al mínimo la captura manual. Este artículo explica el proceso paso a paso.
Esta funcionalidad permite agilizar el registro de facturas de compras y gastos importando directamente el archivo XML emitido por el proveedor. El sistema lee y extrae automáticamente la información fiscal contenida en el comprobante, minimizando errores de captura y reduciendo significativamente el tiempo de registro.
Pasos para realizar la carga inteligente del CFDI:
- Dirígete a Opciones > Todas las opciones > Compras y gastos > Factura de compras y gastos.
- Haz clic en Nuevo en la barra de opciones de la pantalla de consulta para iniciar un nuevo registro.
- Haz clic en la opción Importar XML en la barra de opciones.
- Se abrirá una ventana donde podrás seleccionar el archivo CFDI (XML) del proveedor desde tu equipo.
- Haz clic en Aceptar. El sistema iniciará la lectura del archivo y llenará automáticamente los campos del encabezado y las partidas con la información contenida en el CFDI.
- Verifica que la información importada sea correcta y completa los campos adicionales que sean necesarios.
- Haz clic en Guardar para registrar la factura.
Notas importantes sobre la carga inteligente de CFDI:
- Si el proveedor no existe en el catálogo de contactos, el sistema lo agregará automáticamente a partir de los datos del CFDI.
- A través de la herramienta InteliTran, el sistema identificará y registrará automáticamente los productos o servicios contenidos en el CFDI que hayan sido utilizados en transacciones anteriores, agilizando el proceso de captura.
- En los campos de notas de las partidas se registrará la descripción de los productos o servicios tal como aparece en el comprobante del proveedor.
- Si es necesario, puedes editar los campos de las partidas para agregar o modificar conceptos, cambiar el almacén, el proyecto o el clasificador de costos y gastos.
- Al concluir el registro, se dará entrada al inventario por los productos adquiridos, se registrarán los gastos y se generará la póliza contable y la póliza electrónica de forma automática.
- El archivo XML del CFDI se almacenará automáticamente en la pestaña de archivos digitales. También puedes agregar el PDF de la representación impresa mediante la opción Cargar archivo digital en la barra de opciones de la transacción.
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