Guía Completa para Administrar Condiciones de Crédito en Facturas de Venta con Crol ERP

Guía para la gestión de condiciones de crédito en facturas de venta con Crol ERP

CÓMO SE HACE⏱ 6 min📦 Facturación electrónica (CFDI).Facturas de venta (CFDI)

Factura respetando los términos de crédito del cliente: límite, días de crédito y ventas con facturas vencidas. Estas condiciones se configuran una vez en el catálogo de Contactos y Crol las trae a la factura de venta, donde valida que la operación no exceda el crédito autorizado antes de guardar.

Pre-requisitos

  • El cliente está registrado en el catálogo de Contactos.
  • Conoces los términos de crédito acordados con el cliente (límite, días y política de facturas vencidas).

Paso 1 — Configura el crédito del cliente en Contactos

Antes de facturar, revisa que las condiciones de crédito del cliente estén capturadas en la sección Condiciones de venta del catálogo de Contactos.

  • ¿Es sujeto de crédito?: marca esta casilla si el cliente puede comprar a crédito.
  • Límite de crédito: monto máximo de crédito que se le otorga al cliente.
  • Días de crédito: número de días de crédito que se le conceden.
  • Permitir ventas cuando existan facturas vencidas: define si se le puede facturar aunque tenga facturas pendientes de pago.
Nota: Estos datos se capturan una sola vez en el contacto. La factura de venta los hereda automáticamente, así que evitas reescribirlos en cada operación.

Paso 2 — Revisa las condiciones al crear la factura

Al crear la factura de venta, selecciona el cliente y confirma que los datos heredados coinciden con lo acordado. Los campos de crédito viven en la sección Condiciones del encabezado.

  • Método de pago y forma de pago: elige los que correspondan a la venta acordada (por ejemplo, PPD con forma 99 – Por definir para ventas a crédito).
  • Días de crédito: verifica que coincidan con los del perfil del cliente. Crol calcula el vencimiento a partir de este dato.
  • Límite de crédito: confirma que el total de la factura más el saldo del cliente no rebase el límite.

Paso 3 — Verifica saldo y autorización

  • Saldo actual del cliente: revisa el saldo que muestra la factura y asegúrate de que, al sumar esta operación, no se exceda el límite de crédito.
  • Porcentaje mensual de interés moratorio: si aplica, confirma que el interés por mora esté indicado para calcularse en caso de retraso.
Nota: En el ejemplo, el saldo actual del cliente (433,136.00) ya supera el límite de crédito (50,000.00). Crol usa esta comparación para decidir si permite o bloquea la factura. El bloqueo es total: no admite autorización de un perfil para facturar por encima del límite. Para continuar, alguien con permiso debe aumentar el límite de crédito del cliente en Contactos.

Paso 4 — Resuelve las validaciones

  • Verifica que los campos obligatorios estén llenos y que los datos del cliente en la factura coincidan con los del catálogo.
  • Si la factura excede el límite de crédito, o el cliente tiene facturas vencidas y no está permitido venderle en ese caso, Crol bloquea la facturación hasta que ajustes el monto o se paguen las facturas pendientes.
Importante: Cuando el cliente tiene la casilla "Permitir ventas cuando existan facturas vencidas" desmarcada, Crol no deja guardar la factura mientras existan facturas vencidas. Registra primero el pago o ajusta la política en el contacto.

Paso 5 — Guarda y finaliza

Cuando la información esté revisada y las condiciones de crédito se cumplan, haz clic en Guardar. Si todo está en orden, Crol permite finalizar el proceso y timbra el CFDI.

Resultado esperado

  • La factura se guarda y timbra respetando los términos de crédito del cliente.
  • El vencimiento queda calculado según los días de crédito.
  • El saldo del cliente se actualiza en cuentas por cobrar.

Errores frecuentes

"El sistema no me deja guardar la factura"

Causa: el total más el saldo del cliente excede su límite de crédito. Solución: reduce el monto, solicita un abono al saldo pendiente o revisa el límite en el contacto.

"No puedo facturar a un cliente con facturas vencidas"

Causa: el contacto tiene desmarcada la casilla "Permitir ventas cuando existan facturas vencidas". Solución: registra el pago de las facturas vencidas o ajusta la política en Condiciones de venta del contacto.

"Los días de crédito de la factura no coinciden con lo acordado"

Causa: el dato del contacto está desactualizado o se modificó manualmente en la factura. Solución: corrige los días de crédito en el catálogo de Contactos para que la factura los herede bien.

Nota: Para el detalle de todos los campos de la sección Condiciones, consulta referencia-encabezado-factura-de-venta.
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