Importar el balance inicial desde Excel en Crol ERP

Importar el balance inicial desde Excel

CÓMO SE HACE ⏱ 8 min 📦 Configuración avanzada. Saldos iniciales. General

Llena el Balance inicial en Excel en lugar de capturarlo cuenta por cuenta. Generas la plantilla con el plan de cuentas y el saldo sugerido de cada cuenta, capturas el saldo en la columna Saldo y la importas.

Pre-requisitos

  • Tu fecha de inicio de operaciones ya está definida. Si empiezas a operar en Crol el 1/01/2026, la fecha de los saldos iniciales es el 31/12/2025.
  • Ya registraste los saldos iniciales de cada familia, para que la plantilla traiga sus saldos sugeridos. Ver Cómo registrar saldos iniciales.
  • Si tu empresa tiene socios, ya los asignaste a las cuentas de capital. Ver Capital social.

Pasos

  1. Selecciona Configuración › Todas las opciones › Saldos iniciales › Balance inicial, haz clic en Generar plantilla de importación y, en la ventana Exportar archivo, elige la Contabilidad.

Para el balance general elige 1. ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA.

Ventana Exportar archivo del Balance inicial de Crol ERP mostrando resaltada la lista de contabilidades.
  1. Haz clic en Generar.

Crol muestra «Plantilla generada exitosamente.» y descarga BalanceInicial.xls en tu carpeta de descargas.

Pantalla Balance inicial de Crol ERP mostrando resaltado el mensaje Plantilla generada exitosamente.
  1. Abre el archivo y captura en la columna Saldo el importe de cada cuenta afectable.

Las cuentas afectables son las que aparecen en minúsculas. La columna Saldo sugerido trae lo que registraste en las transacciones de saldos iniciales; úsala como referencia y captura el saldo de tu balanza.

Hoja de cálculo BalanceInicial con resaltadas las instrucciones de llenado y el saldo sugerido y el saldo de las cuentas de caja y bancos.

Captura cada importe en positivo, aunque la cuenta disminuya su rubro: la depreciación acumulada, por ejemplo, va en positivo.

Hoja de cálculo BalanceInicial con resaltados los saldos capturados de las cuentas de depreciación acumulada.

Las cuentas de capital social traen una subcuenta por socio.

Hoja de cálculo BalanceInicial con resaltados los saldos de capital social fijo y variable de tres socios.

Columnas de la plantilla

ColumnaQué se captura
CuentaTrae el número de la cuenta. No se modifica.
DescripcionTrae el nombre de la cuenta. En minúsculas, las afectables.
Saldo sugeridoTrae el saldo que calculó Crol con tus registros de saldos iniciales. Es solo referencia.
SaldoEl saldo inicial de la cuenta, en positivo. Solo en cuentas afectables.
  1. Guarda el archivo sin agregar ni eliminar renglones o columnas, regresa a Crol y haz clic en Importar plantilla.
Ventana Importar plantilla del Balance inicial de Crol ERP mostrando resaltados el botón Importar plantilla y la ventana vacía.
  1. Haz clic en Seleccione..., elige tu archivo y, cuando diga Completado, haz clic en Importar archivo.
Ventana Importar plantilla de Crol ERP mostrando resaltados el archivo BalanceInicial cargado y el botón Importar archivo.

Resultado esperado

  • Crol muestra «La información ha sido importada exitosamente.».
  • Al elegir la contabilidad en Balance inicial ves los saldos importados. Revisa al pie que Activo sea igual a Pasivo + Capital y haz clic en Guardar.
Pantalla Balance inicial de Crol ERP mostrando resaltado el mensaje La información ha sido importada exitosamente.

Errores frecuentes

  • La plantilla no carga o no coincide con tus cuentas: genera una plantilla nueva. Si después de generarla registras algo que crea cuentas (un contacto nuevo en una transacción de saldos iniciales, por ejemplo), la plantilla ya no corresponde a tu plan de cuentas.
  • Un total no es el esperado: revisa que no hayas capturado importes en negativo. Ver Problemas al registrar el balance inicial.
Hazlo simple.