Cómo registrar una cotización de compra en Crol ERP

Acceso al módulo

Desde este módulo puedes consultar las cotizaciones de compra registradas, aplicar filtros de búsqueda y capturar nuevas cotizaciones.

1. Dirígete a Opciones > Todas las opciones > Compras y gastos > Cotización de compra.
2. Se abrirá la pantalla de consulta donde puedes visualizar las cotizaciones registradas.

Esta pantalla muestra todas las cotizaciones registradas en el sistema. Permite aplicar filtros para realizar búsquedas específicas. Los campos que muestra son los siguientes:

• Fecha: Fecha en que se registró la cotización.
• Folio: Número de folio interno asignado a la cotización.
• Contacto: Nombre o razón social del proveedor al que se cotizó.
• Total: Monto total de la cotización, incluyendo impuestos.
• Moneda: Tipo de moneda en la que se registró la cotización.
• Solicitante: Usuario que generó la cotización.
• Días para entrega: Días de entrega comprometidos. Los valores negativos (en rojo) indican cotizaciones vencidas.
• Estado: Estado actual de la cotización dentro del flujo: Capturado, Autorizado, Ordenado o Cerrado.

Para registrar una nueva cotización desde esta pantalla, haz clic en el botón Nuevo en la barra de herramientas.

Registrar una cotización de compra

Para registrar una nueva cotización de compra, sigue los pasos a continuación:

1. Selecciona Opciones > Todas las opciones > Compras y gastos > Cotización de compra de la barra de menú.
2. Selecciona Nuevo de la barra de opciones para realizar un nuevo registro.
3. Captura la información solicitada en el encabezado, datos del contacto, información del documento y las partidas.
4. Selecciona Guardar de la barra de opciones para guardar el nuevo registro.

Área de encabezado

Datos generales

En esta sección se capturan los datos de identificación y configuración principal de la cotización: la sucursal, el almacén, el proyecto, la moneda y la referencia a documentos relacionados.

Los campos que contiene esta sección son los siguientes:

Sucursal: Muestra la sucursal desde la cual se registra la cotización. Para cambiar de sucursal deberás hacerlo desde la barra de referencia.

Almacén: Selecciona el almacén al que se destinan los productos o servicios cotizados.

Proyecto: Selecciona el proyecto al que se asocia la cotización, en su caso.

Fecha: Fecha de registro de la cotización de compra.

Folio: Folio asignado automáticamente por el sistema al guardar el registro.

Documentos relacionados: Permite referenciar la cotización con una o varias requisiciones previamente registradas. Los productos o servicios de las requisiciones se cargarán automáticamente en las partidas.

Moneda: Selecciona la moneda en la que se realiza la cotización.

Tasa aplicable del IVA: Selecciona la tasa de IVA que se aplicará al registro.

Datos del contacto

En esta sección se registra la información del proveedor al que se solicita la cotización. Los datos se cargan automáticamente al seleccionar el proveedor.

Nombre: Nombre o razón social del proveedor. Escribe el nombre o RFC y selecciónalo de la lista.

Días de crédito: Días de crédito otorgados por el proveedor para realizar el pago.

Tiempo de entrega en días: Tiempo de entrega estimado del producto o servicio cotizado.

Saldo: El saldo actual que se adeuda al proveedor seleccionado.

Información del documento

En esta sección se configuran los parámetros propios del documento de cotización: la lista de precios de referencia, el precio de compra y la vigencia.

Lista de precios: Lista de precios aplicable como referencia para la cotización, en su caso.

Precio de compra: Precio de compra de referencia utilizado en las partidas de la cotización.

Vigencia en días: Número de días de vigencia de la cotización de compra.

Vigencia: Fecha de vigencia de la cotización. Se calcula automáticamente a partir de la fecha de registro y los días de vigencia capturados.

Área de detalle

En esta área se registra y consulta la información detallada de la cotización, organizada en distintas pestañas según el tipo de información: Partidas, Documentos relacionados, Seguimiento, Bitácora y Archivos digitales.

Partidas

En esta pestaña se registran los productos o servicios incluidos en la cotización. Cada línea corresponde a un concepto cotizado con su cantidad, costo unitario e impuestos correspondientes.

Los campos que contiene cada partida son los siguientes:

No.: Número consecutivo asignado automáticamente a cada línea de la cotización.

Proyecto: Automáticamente carga el proyecto del encabezado. Selecciona otro si requieres aplicarlo a una partida en específico.

C. Costo: Clasificador de costo y gasto en el que se aplicará y contabilizará la compra. Selecciona otro si requieres aplicarlo a una partida en específico.

Concepto: Captura y selecciona el producto o servicio a cotizar. El sistema mostrará las opciones disponibles en el catálogo.

Unidad: Unidad de medida del producto o servicio (pieza, litro, kilogramo, servicio, hora, etc.).

Existencia: Muestra la cantidad en existencia del producto en el almacén seleccionado.

Cantidad: Cantidad del producto o servicio incluida en la cotización.

Costo unitario: Costo unitario del producto o servicio cotizado, sin incluir impuestos.

Importe: Resultado de multiplicar la cantidad por el costo unitario. Se calcula automáticamente.

$ Descuento: Monto del descuento aplicado a esta partida en importe directo.

IVA: Tasa del Impuesto al Valor Agregado aplicable a esta partida (IVA 16%, 0% o Exento).

IEPS: Impuesto Especial sobre Producción y Servicios. Aplica cuando el producto está sujeto a este gravamen.

IVA retenido: Retención de IVA aplicable en operaciones con proveedores personas físicas o en supuestos específicos.

ISR Retenido: Retención del ISR. Aplica principalmente en cotizaciones de servicios profesionales.

Total: Importe total de la partida, resultante de sumar el importe más los impuestos y restar los descuentos.

Notas: Campo libre para registrar observaciones adicionales sobre la partida.

Documentos relacionados

En esta pestaña se visualizan los documentos vinculados con la cotización, como órdenes de compra o requisiciones de las que proviene. El sistema los relaciona automáticamente cuando se referencia la cotización.

Fecha: Fecha de emisión del documento relacionado.

Folio: Folio del documento relacionado.

Documento: Tipo de documento relacionado (por ejemplo: Orden de compra, Requisiciones).

Contacto: Proveedor o contacto asociado al documento relacionado.

Importe: Importe total del documento relacionado.

Moneda: Moneda en la que está registrado el documento relacionado.

Seguimiento

La pestaña Seguimiento permite registrar notas de seguimiento sobre la cotización, facilitando la comunicación interna y el control del proceso de compra.

Fecha: Fecha del registro de seguimiento.

Fecha de Seguimiento: Fecha programada para realizar el siguiente seguimiento.

Seguimiento: Descripción o acción de seguimiento registrada.

Descripción: Detalles adicionales sobre el seguimiento realizado.

Notas: Campo para notas adicionales relacionadas con el seguimiento.

Usuario: Usuario que registró la nota de seguimiento.

Bitácora

La pestaña Bitácora registra automáticamente el historial de cambios y estados de la cotización. Cada evento queda registrado con fecha, usuario y descripción del cambio para trazabilidad completa.

Fecha: Fecha y hora del evento registrado en la bitácora.

Flujo: Estado del flujo en que se encontraba la cotización al momento del evento: Capturado, Autorizado u Ordenado.

Usuario: Usuario que realizó la acción registrada en la bitácora.

Notas: Descripción del cambio o evento registrado automáticamente por el sistema.

Archivos digitales

La pestaña Archivos digitales permite adjuntar, organizar y consultar archivos vinculados a la cotización, como PDFs de las cotizaciones recibidas del proveedor u otros documentos de soporte.

Para adjuntar un archivo, utiliza las opciones de la barra de herramientas de la sección. Los archivos adjuntos quedan vinculados al registro y pueden ser consultados en cualquier momento.

Nombre: Nombre del archivo adjunto.

Tamaño: Tamaño del archivo en bytes.

Fecha: Fecha en que fue adjuntado el archivo al registro.

Totales del documento

Esta sección, visible en la parte inferior del área de detalle, presenta el resumen numérico de la cotización calculado con base en las partidas registradas. Los valores se actualizan automáticamente conforme se agregan o modifican partidas.

Solicitante: Usuario que genera la cotización de compra.

Subtotal: Importe total del documento antes de aplicar IVA u otros impuestos.

Descuento: Monto total de los descuentos aplicados en las partidas de la cotización.

IVA: Suma del Impuesto al Valor Agregado calculado sobre todas las partidas.

Total: Monto total de la cotización incluyendo impuestos y menos descuentos aplicados.

Notas: Campo libre para registrar observaciones generales del documento.

Finalizar la transacción

Una vez que hayas completado todos los campos del encabezado y las partidas, haz clic en Guardar en la barra de opciones. El sistema procesará el registro y asignará el folio correspondiente.

Al concluir el registro exitosamente:

• La cotización quedará en estatus Capturado.
• Se habilitarán las acciones disponibles para continuar el flujo: Solicitar autorización, Autorizar y Referenciar factura de compra y gasto.
• Los documentos relacionados vinculados (requisiciones) quedarán referenciados en la pestaña correspondiente.