En la transacción de factura de compras y gastos, el menú Acciones concentra las operaciones que puedes realizar sobre el documento una vez guardado. Las acciones disponibles en esta sección son las siguientes:

Registrar pago

Esta acción te permite registrar el pago o abono de una factura de compras directamente desde la transacción, sin necesidad de elaborar un egreso bancario. Es útil cuando necesitas registrar el pago o abono a la factura de forma rápida. Para registrar el pago, sigue estos pasos:

1. Accede a la sección Acciones en la barra de menú de la transacción.
2. Selecciona la opción Registrar pago.
3. Se presentará el siguiente formulario:

1. Completa los campos y confirma haciendo clic en Aceptar.

1. Fecha del pago: Fecha en que se realizó o realizará el pago al proveedor.
2. Cuenta bancaria: Cuenta de la empresa desde la cual se emitirá el pago. El sistema lista las cuentas bancarias registradas.
3. Forma de pago: Método utilizado para realizar el pago. Las opciones disponibles incluyen transferencia electrónica, efectivo, entre otras formas configuradas en el sistema. El pago con cheque no está disponible en esta opción.
4. Cuenta bancaria destino: Cuenta bancaria receptora del proveedor. Si no aplica, selecciona NO APLICA.
5. Referencia: Identificador de la operación de pago.
6. Tipo de cambio del egreso: Tipo de cambio comercial al momento del pago desde la cuenta bancaria seleccionada.
7. Tipo de cambio de la factura: Tipo de cambio con el que fue registrada originalmente la factura de compra.
8. Saldo de la factura: Monto pendiente de liquidación. Calculado automáticamente, no editable.
9. Saldo en la moneda del pago: Saldo equivalente expresado en la moneda de la cuenta bancaria seleccionada.
10. Importe del pago: Monto que se está abonando en esta operación.
11. Importe en la factura: Equivalente del importe pagado expresado en la moneda de la factura.

Al utilizar esta funcionalidad, podrás llevar un registro preciso de los pagos realizados a tus facturas de compra, facilitando el control de cuentas por pagar y la conciliación con los movimientos bancarios.

Validar CFDI

Esta función permite verificar la validez y autenticidad del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) del proveedor ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Es fundamental para asegurarte de que el comprobante cumple con los requisitos fiscales. Para validar el CFDI, sigue estos pasos:

1. Accede a la sección Acciones en la barra de menú de la transacción.
2. Selecciona la opción Validar CFDI. El sistema se conectará con el SAT y realizará la consulta del comprobante. El resultado de la validación se mostrará en el encabezado de la transacción.

Ten en cuenta que no es necesario validar manualmente todos los CFDI, ya que el sistema realiza validaciones periódicas de forma automática. Sin embargo, es recomendable verificar manualmente aquellos comprobantes que muestren un estado de validación pendiente o cuando necesites confirmar su vigencia antes de una auditoría o cierre contable.

Enviar observaciones al cliente

Esta acción permite a las firmas de contadores o al personal de contabilidad enviar comentarios u observaciones directamente al cliente o usuario responsable de la factura, utilizando la plataforma como canal de comunicación interno. Es útil para notificar inconsistencias, datos faltantes o cualquier situación que requiera atención antes de que la factura sea procesada. Para enviar observaciones, sigue estos pasos:

1. Accede a la sección Acciones en la barra de menú de la transacción.
2. Selecciona la opción Enviar observaciones al cliente.

1. Observaciones: Campo de texto libre donde debes redactar el mensaje con los comentarios o irregularidades que deseas comunicar al cliente o usuario responsable.

1. Redacta el mensaje con las observaciones que deseas comunicar.
2. Confirma haciendo clic en Aceptar para enviar las observaciones.

Solventar observaciones

Esta acción es utilizada por el cliente o el usuario responsable de la factura para responder a las observaciones enviadas previamente por la firma de contadores o el área de contabilidad. Permite documentar la atención dada a cada observación y mantener un historial del proceso de revisión. Para solventar observaciones, sigue estos pasos:

1. Accede a la sección Acciones en la barra de menú de la transacción.
2. Selecciona la opción Solventar observaciones.
3. Ingresa la respuesta o aclaración correspondiente a la observación recibida.
   
4. Confirma haciendo clic en Aceptar.

Transacción pendiente de revisión

Esta acción revierte el estado de una factura previamente marcada como revisada, devolviéndola a estado Pendiente de revisión. Se utiliza cuando es necesario corregir, complementar o volver a validar el documento antes de continuar con su proceso.Para aplicar esta marca, sigue estos pasos:

1. Accede a la sección Acciones en la barra de menú de la transacción.
2. Selecciona la opción Transacción pendiente de revisión.
3. Confirma la acción haciendo clic en Aceptar. La transacción quedará marcada como pendiente en el sistema.

Transacción revisada

Esta acción marca la factura como revisada, confirmando que el documento ha sido validado y aprobado por el área responsable. Al aplicarla, el estado de la transacción cambia a Revisada, indicando que puede continuar con su proceso contable o de pago. Para marcar la transacción como revisada, sigue estos pasos:

1. Accede a la sección Acciones en la barra de menú de la transacción.
2. Selecciona la opción Transacción revisada.
3. Confirma la acción haciendo clic en Aceptar. La transacción quedará marcada como revisada en el sistema.