Da de alta tu primer concepto de gastos en Crol ERP

Da de alta tu primer concepto de gastos

TUTORIAL ⏱ 7 min 📦 Configuración avanzada. Contabilidad. Conceptos de gastos

Al terminar este tutorial habrás registrado tu primer concepto de gastos, con su concepto acumulador y su clasificador de costo y gasto. No documentamos cada campo aquí, para eso usa la referencia de campos. Aquí solo seguimos el camino más corto a un concepto guardado.

Antes de empezar

  • Necesitas el perfil Administrador o un perfil personalizado al que tu organización le haya dado acceso a Conceptos de gastos.
  • Identifica en el plan de cuentas maestro el concepto acumulador donde va a sumar tu gasto nuevo.
  • Decide el clasificador de costo y gasto que le corresponde. En este ejemplo usamos GASTOS GENERALES.

Pasos

  1. Entra a Configuración › Todas las opciones, elige Contabilidad en la lista de la izquierda y haz clic en Conceptos de gastos. También puedes escribir «conceptos de gastos» en Buscar opciones.

El menú rápido Configuración › Contabilidad no incluye este catálogo, por eso entras por Todas las opciones.

Pantalla Todas las opciones de Crol ERP mostrando el grupo Contabilidad seleccionado y la opción Conceptos de gastos resaltada.
  1. En la pantalla de consulta de Conceptos de gastos haz clic en Nuevo.

La consulta muestra los conceptos que ya registró tu empresa. Si todavía no hay ninguno, verás el aviso No se encontraron registros.

Pantalla de consulta de Conceptos de gastos de Crol ERP mostrando la tabla vacía y el botón Nuevo resaltado.
  1. En Concepto acumulador teclea parte del nombre del concepto maestro y elígelo de la lista. En el ejemplo tecleamos «PAPEL» y elegimos [2.2.2.3.18.1]PAPELERIA Y ARTICULOS DE OFICINA.

La lista carga los conceptos de 20 en 20, así que teclear parte del nombre es la forma más rápida de encontrarlo. Cada renglón trae el código del plan de cuentas entre corchetes.

Formulario de Conceptos de gastos de Crol ERP mostrando el campo Concepto acumulador filtrado con la palabra PAPEL y la opción PAPELERIA Y ARTICULOS DE OFICINA.
  1. Lee el aviso del navegador sobre el traspaso de afectaciones y haz clic en Aceptar.
  2. Captura el Nombre del concepto y, si quieres, una Descripción. El campo Nombre se habilita en cuanto eliges el concepto acumulador.
  3. En la pestaña Clasificadores de costo y gasto marca la casilla Activo del clasificador que le corresponde. En el ejemplo marcamos GASTOS GENERALES.

Tienes que activar al menos un clasificador. Los de mano de obra solo se habilitan cuando el concepto acumulador pertenece a la cuenta acumuladora BENEFICIOS A EMPLEADOS.

Formulario de Conceptos de gastos de Crol ERP mostrando el concepto PAPELERIA DE PUNTO DE VENTA capturado y el clasificador GASTOS GENERALES activado.
  1. Revisa las tasas del bloque Impuestos. Si el gasto no lleva un tratamiento especial, déjalas como vienen.
  2. Haz clic en Guardar.
Importante: Al elegir el concepto acumulador, Crol te avisa que «todas las afectaciones a la fecha del concepto acumulador […] se traspasarán al nuevo concepto de gasto que estás capturando». Al guardar, todos los movimientos que tenía el concepto maestro pasan al concepto nuevo, incluidos los de periodos cerrados, y el maestro se convierte en acumulador: ya no recibe movimientos directos. Si vuelves a generar la balanza de un mes anterior, el saldo aparece en el concepto nuevo. La contabilidad electrónica no cambia, porque se presenta hasta el nivel del concepto acumulador.

¿Qué deberías ver al terminar?

Los campos se muestran en gris y la barra de opciones habilita Nuevo, Modificar y Eliminar. Eso confirma que el concepto quedó guardado.

Concepto de gastos guardado en Crol ERP mostrando la barra de opciones con Nuevo, Modificar y Eliminar habilitados.
  • El concepto acumulador ya no muestra el código, solo el nombre del concepto maestro.
  • Al cerrar el formulario y pulsar el botón de recargar de la consulta, el concepto aparece con su acumulador y su clasificador.
  • La casilla Activo queda marcada, así que ya puedes usar el concepto en tus transacciones.

Si algo salió diferente

«Debe seleccionar un concepto acumulador antes de continuar.»

Causa: Hiciste clic en Guardar sin elegir el concepto acumulador.

Solución: Elige el concepto maestro en Concepto acumulador y vuelve a guardar.

«Es necesario seleccionar al menos un clasificador de costo»

Causa: Ningún clasificador quedó activo en la pestaña Clasificadores de costo y gasto.

Solución: Marca la casilla Activo de al menos un clasificador y guarda de nuevo.

Guardé el concepto y no aparece en la consulta

Causa: La pantalla de consulta no se actualiza sola al cerrar el formulario.

Solución: Haz clic en el botón de recargar, a la derecha de la barra de paginación.

Para los demás casos revisa Errores al registrar un concepto de gastos.

Hazlo simple.