Registrar el saldo inicial de bancos y cajas en Crol ERP

Registrar efectivo y equivalentes de efectivo

CÓMO SE HACE ⏱ 6 min 📦 Configuración avanzada. Saldos iniciales. Efectivo y equivalentes de efectivo

Registra el saldo inicial de cada cuenta de caja y bancos con la conciliación bancaria del cierre del mes anterior a tu inicio de operaciones en Crol. Capturas el saldo del estado de cuenta y las partidas que quedaron en conciliación. Crol calcula el Saldo conciliado y lo sugiere en el balance inicial de esa cuenta.

Pre-requisitos

  • La cuenta ya está dada de alta en el catálogo Cuentas de caja y bancos, con una fecha de apertura igual o anterior a la fecha del saldo inicial.
  • Tienes a la mano el estado de cuenta y la conciliación bancaria al último día del mes anterior a tu inicio de operaciones. Si empiezas a operar en Crol el 1/01/2026, la fecha del saldo inicial es el 31/12/2025.
  • Los clientes y proveedores de las partidas en tránsito ya están dados de alta en Contactos.

Pasos

  1. Selecciona Configuración › Todas las opciones › Saldos iniciales › Efectivo y equivalentes de efectivo.

La opción está en el bloque Activo del grupo Saldos iniciales.

Pantalla Todas las opciones de Crol ERP mostrando el grupo Saldos iniciales y la opción Efectivo y equivalentes de efectivo resaltada.
  1. En la pantalla de consulta, haz clic en Nuevo.

La consulta muestra un registro por cuenta, con su Folio, Año, Mes, Cuenta y Estado.

Pantalla de consulta de Efectivo y equivalentes de efectivo en Crol ERP mostrando resaltado el botón Nuevo.
  1. Elige la cuenta en Cuenta de caja y bancos y captura el Saldo según estado de cuenta.

El desplegable muestra tus cuentas de banco y tus cajas. Si eliges una caja, captura el saldo en caja al cierre. Año y Mes los pone Crol con el mes anterior a tu inicio de operaciones y no se modifican.

Encabezado de Efectivo y equivalentes de efectivo en Crol ERP mostrando resaltados el desplegable Cuenta de caja y bancos abierto y el campo Saldo según estado de cuenta con 152,480.00.
  1. En la pestaña Depósitos en tránsito, captura un renglón por cada depósito que registraste y que el banco todavía no refleja.

Llena Fecha, Contacto, Referencia y Total. La columna Total se habilita cuando eliges el contacto. Si el depósito cobra una factura con IVA o IEPS, elige en la columna IVA o IEPS la tasa que dice NO COBRADO, por ejemplo IVA TRASLADADO 16% NO COBRADO.

Pestaña Depósitos en tránsito de Crol ERP mostrando resaltado un renglón con CROL DEMO, referencia FICHA 1045, total 8,700.00 e IVA trasladado 16 por ciento no cobrado.
  1. En la pestaña Egresos en tránsito, captura los cheques y transferencias que emitiste y que el banco aún no ha cobrado.

Se capturan igual que los depósitos. Si el egreso paga una factura con IVA, elige la tasa que dice PENDIENTE DE PAGO, por ejemplo IVA ACREDITABLE 16% PENDIENTE DE PAGO.

Pestaña Egresos en tránsito de Crol ERP mostrando resaltado un renglón con CROL DEMO, referencia CHEQUE 0158, total 4,350.00 e IVA acreditable 16 por ciento pendiente de pago.
Nota: El IVA y el IEPS de una partida en tránsito todavía no se cobran ni se pagan para efectos fiscales. Cuando el banco refleje la partida y la concilies en la conciliación bancaria de ese mes, Crol registra el traslado o el acreditamiento del impuesto en tu contabilidad y en tus reportes fiscales.
  1. En la pestaña Movimientos bancarios no reconocidos por nosotros, captura los cargos y abonos que aparecen en el estado de cuenta y que tú no registraste.

En Movimiento elige DEPÓSITO o EGRESO. Una comisión bancaria, por ejemplo, es un EGRESO.

Pestaña Movimientos bancarios no reconocidos por nosotros de Crol ERP mostrando resaltado un renglón EGRESO con referencia COMISION BANCARIA DIC y total 290.00.
  1. Revisa el resumen al pie del formulario. El Saldo conciliado debe coincidir con el saldo de la cuenta en tu contabilidad.

Los depósitos en tránsito y los egresos no reconocidos suman al saldo del estado de cuenta; los egresos en tránsito y los depósitos no reconocidos restan. La fórmula completa está en el artículo Campos de la conciliación inicial de efectivo y equivalentes de efectivo.

Resumen de Efectivo y equivalentes de efectivo en Crol ERP mostrando resaltados el saldo según estado de cuenta, las partidas en conciliación y el saldo conciliado de 157,120.00.
  1. Haz clic en Guardar.
Nota: Solo puedes registrar una conciliación inicial por cuenta. Si tienes varias cuentas, repite el procedimiento con cada una.

Resultado esperado

  • Crol muestra el aviso «El registro ha sido guardado.». El registro recibe folio y queda en estado Autorizado en la pantalla de consulta. La pestaña Bitácora muestra los pasos Elaborado y Autorizado.
  • No se genera póliza. La pestaña Póliza contable lo indica con el mensaje: «El saldo de la póliza se vera reflejado en el saldo sugerido del balance inicial, ya que la fecha de registro es menor a la fecha de inicio de operación».
Pestaña Póliza contable de Efectivo y equivalentes de efectivo en Crol ERP mostrando resaltado el mensaje de que el saldo se refleja en el saldo sugerido del balance inicial.

El Saldo conciliado aparece como Saldo sugerido de la cuenta en Saldos iniciales › Balance inicial, en el renglón de la subcuenta del banco o la caja.

Pantalla Balance inicial de Crol ERP mostrando resaltado el renglón CHEQUES BAJÍO con saldo sugerido de 157,120.00.

Variaciones / Notas

  • Cajas: el desplegable de cuentas incluye tus cajas y se registran con la misma opción. En Saldo según estado de cuenta captura el saldo en caja.
  • Cuentas en moneda extranjera: captura los importes en la moneda de la cuenta. El saldo pasa al balance inicial al tipo de cambio histórico del día anterior a tu inicio de operaciones.

Errores frecuentes

«No es posible registrar dos conciliaciones iniciales para la misma cuenta bancaria.»

Causa: ya existe un registro autorizado de saldo inicial para la cuenta que elegiste.

Solución: un registro guardado no se modifica. Si el que existe tiene un error, cancélalo (ver el artículo Cancelar un registro de efectivo y equivalentes de efectivo) y captura el nuevo. Si está bien, no hace falta otro.

«La fecha del registro no puede ser menor a la fecha de apertura de la cuenta utilizada.»

Causa: la cuenta tiene en el catálogo una fecha de apertura posterior a la fecha del saldo inicial.

Solución: revisa la fecha de apertura de la cuenta en Cuentas de caja y bancos. Si la cuenta ya existía antes de tu inicio de operaciones, corrígela para que sea igual o anterior a la fecha del saldo inicial y vuelve a guardar.

La columna Total no deja capturar el importe

Causa: el renglón todavía no tiene contacto.

Solución: elige primero el Contacto y después captura el Total.

Hazlo simple.