Registrar el saldo inicial de clientes en Crol ERP

Registrar clientes en saldos iniciales

CÓMO SE HACE ⏱ 7 min 📦 Configuración avanzada. Saldos iniciales. Cuentas por cobrar

Registra cada factura de venta que tus clientes te debían al cierre del mes anterior a tu inicio de operaciones en Crol. Capturas la factura con sus partidas y Crol sugiere el saldo de cada cliente en el balance inicial. Si tienes el XML de la factura, también puedes importarlo.

Pre-requisitos

  • Tu fecha de inicio de operaciones ya está definida. Si empiezas a operar en Crol el 1/01/2026, la fecha de los saldos iniciales es el 31/12/2025.
  • El cliente ya está dado de alta en Contactos y los productos o servicios de la factura, en su catálogo.
  • Registra aquí solo las facturas que emitiste antes de tu inicio de operaciones y que seguían pendientes de cobro al cierre. Las que emites a partir del inicio se registran en Factura de venta.

Pasos

  1. Selecciona Configuración › Todas las opciones › Saldos iniciales › Clientes y, en la pantalla de consulta, haz clic en Nuevo.

La opción está en el bloque Activo del grupo Saldos iniciales. La Fecha ya trae el último día del mes anterior a tu inicio de operaciones.

  1. Elige el Tipo de documento y captura el Folio de la factura.

Captura primero el folio: el campo Nombre / Razón social se habilita hasta que el documento tiene folio. Usa el mismo folio de la factura original.

Formulario de Clientes en Saldos iniciales de Crol ERP mostrando resaltado el campo Folio en el encabezado.
  1. En Datos fiscales, elige el cliente en Nombre / Razón social.

Crol llena el RFC, el Domicilio fiscal y la Ciudad desde el catálogo de contactos. Revisa el Método de pago, la Forma de pago y el Uso del CFDI para que coincidan con la factura.

Formulario de Clientes en Saldos iniciales de Crol ERP mostrando resaltado el cliente CROL DEMO en Nombre o Razón social.
  1. En Condiciones, revisa la Moneda, los Días de crédito y el Vencimiento.
  1. En la pestaña Partidas, captura cada concepto de la factura con su Cantidad y Precio unitario, y escribe una nota en Notas.

Los totales del pie deben coincidir con los de la factura: Subtotal, IVA, Total y Saldo.

Formulario de Clientes en Saldos iniciales de Crol ERP mostrando resaltada la pestaña Partidas con un renglón capturado y los totales de la factura.
  1. Haz clic en Guardar.

Resultado esperado

  • El documento queda guardado con su folio. En la pestaña Bitácora aparecen los pasos Capturado y Aplicado.
  • No se genera póliza. La pestaña Póliza contable muestra el mensaje: «El saldo de la póliza se vera reflejado en el saldo sugerido del balance inicial, ya que la fecha de registro es menor a la fecha de inicio de operación.»
Factura de saldo inicial de Clientes en Crol ERP mostrando resaltada la pestaña Póliza contable con el mensaje de que el saldo se refleja en el saldo sugerido del balance inicial.

El saldo aparece como Saldo sugerido en Saldos iniciales › Balance inicial, en la subcuenta del cliente dentro de Cuentas por cobrar › A cargo de clientes. El sugerido suma todas las facturas del cliente, con IVA incluido.

Pantalla Balance inicial de Crol ERP mostrando resaltados los renglones de clientes nacionales con su saldo sugerido.

El IVA de las facturas se sugiere en IVA trasladado 16% no cobrado, porque todavía no se cobra. Cuando registres el cobro, Crol lo traslada.

Pantalla Balance inicial de Crol ERP mostrando resaltada la cuenta IVA trasladado 16 por ciento no cobrado con su saldo sugerido.

Variaciones / Notas

  • Factura en dólares: elige la Moneda y revisa el Tipo de cambio, que sí puedes editar. El saldo sugerido sale en pesos.
  • Con el XML de la factura: en lugar de capturarla a mano puedes importarla. Los pasos están en Importar facturas de saldo inicial de clientes desde XML.
  • Recomendación: captura el balance inicial hasta que termines de registrar todos tus saldos iniciales. Si después cambias algo, vuelve a abrir Balance inicial desde el menú: el saldo sugerido no se refresca solo.

Errores frecuentes

El campo Nombre / Razón social no deja elegir al cliente

Causa: el documento todavía no tiene folio.

Solución: captura primero el Folio y después elige el cliente.

Registré una factura con un error

Causa: un documento guardado no se modifica.

Solución: cancélalo y regístralo de nuevo. Los pasos están en Cancelar una factura de saldo inicial de clientes.

Hazlo simple.