CONCEPTO
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📦 Configuración avanzada. Contabilidad. Conceptos de gastos
Un concepto de gastos es una subcuenta de gastos de operación que agregas al plan de cuentas maestro de Crol cuando tu empresa necesita más detalle del que traen las cuentas predefinidas. Aquí verás qué es, cuándo conviene crear uno y qué pasa con los movimientos que ya tenías registrados.
Qué es
Crol ERP cuenta con un plan de cuentas maestro que incluye las cuentas y conceptos de costos y gastos más comunes en las empresas. Dependiendo del giro o la actividad de cada empresa, puede hacer falta un detalle adicional. Para eso existe el catálogo Conceptos de gastos.
Cada concepto que registras cuelga de un concepto acumulador, que es un concepto maestro de gasto de operación predefinido en el sistema. Por ejemplo, una cafetería puede separar sus rollos de ticket y comandas en un concepto propio, PAPELERIA DE PUNTO DE VENTA, que acumula en el maestro [2.2.2.3.18.1] PAPELERIA Y ARTICULOS DE OFICINA.
En Crol las cuentas contables no se dan de alta a mano. Los gastos nuevos entran por este catálogo, y el concepto hereda del maestro su lugar en el plan de cuentas y en los reportes.
Cuándo usar
- Cuando quieres ver por separado un gasto que hoy se mezcla con otros en la misma cuenta maestra.
- Cuando el giro de la empresa tiene gastos propios, como insumos de un servicio o mantenimiento de un equipo específico.
- Cuando necesitas que un gasto proponga siempre las mismas tasas de impuestos al capturarlo en una transacción.
Cuándo no usar
- Si el gasto ya existe en el plan de cuentas maestro con el nivel de detalle que necesitas: úsalo tal cual.
- Si lo que quieres es separar el gasto por área o función de la empresa. Eso se resuelve con los clasificadores de costo y gasto, no con un concepto nuevo.
- Para conceptos de sueldos y demás remuneraciones de nómina. Esos se dejan como vienen en el plan de cuentas maestro.
Qué pasa con los movimientos que ya tenías
Importante: Al elegir el concepto acumulador, Crol te avisa que «todas las afectaciones a la fecha del concepto acumulador […] se traspasarán al nuevo concepto de gasto que estás capturando». Al guardar, todos los movimientos que tenía el concepto maestro pasan al concepto nuevo, incluidos los de periodos cerrados, y el maestro se convierte en acumulador: ya no recibe movimientos directos. Si vuelves a generar la balanza de un mes anterior, el saldo aparece en el concepto nuevo. La contabilidad electrónica no cambia, porque se presenta hasta el nivel del concepto acumulador.
Estados
Un concepto de gastos está Activo o inactivo. Al registrarlo, la casilla Activo viene marcada. Si la desmarcas, el concepto ya no se puede usar en las transacciones del sistema y solo se puede seleccionar en las consultas y reportes. Puedes volver a activarlo cuando lo necesites.
Cómo se conecta con otros módulos
- Clasificadores de costo y gasto. Todo concepto necesita al menos un clasificador activo. Ahí defines si el gasto es de administración, de venta, general o de producción. Para crear un clasificador nuevo consulta Registrar un clasificador de costo y gasto.
- Impuestos. Las tasas que asignas al concepto se proponen cuando lo usas en una Factura de compras y gastos o en una Póliza contable.
- Contabilidad. El concepto aparece en el plan de cuentas debajo de su concepto acumulador y en los reportes que lo agrupan.
Hazlo simple.