Registrar un anticipo a proveedor y asignarlo en Crol ERP

Registrar un anticipo a proveedor y asignarlo a una factura

CÓMO SE HACE ⏱ 6 min 📦 Contabilidad y finanzas. Bancos y tesorería. Egresos

Un anticipo es un egreso que sale del banco sin aplicarse todavía a ninguna factura, así que conserva saldo. Aquí registras el anticipo y después, cuando llega la factura del proveedor, se lo asignas. Al terminar, el saldo del egreso baja a cero y la factura queda pagada.
Este artículo es del lado de compras. Aquí tú pagas un anticipo a un proveedor y después lo aplicas a su factura. No se emite CFDI: el comprobante lo expide el proveedor.

Si lo que recibiste es un anticipo de un cliente, el flujo es otro. Lo regula la guía de llenado del Anexo 20 del SAT, que define dos esquemas:

Antes de empezar

  • Necesitas un concepto de cuenta por cobrar: anticipo a proveedores, anticipo de salarios, otros pagos anticipados, deudores diversos o depósitos en garantía. Es lo que hace que el egreso conserve saldo.
  • Con cualquier otro concepto, sea de costos y gastos, pasivo, capital u otros activos, el egreso se salda al guardarse y no habrá nada que asignar después.
  • Para la segunda parte necesitas que ya exista la factura del proveedor contra la que vas a aplicar el anticipo.

Registrar el anticipo

  1. Abre Egreso, haz clic en Nuevo y captura el Contacto.
  2. Deja el Criterio de búsqueda en Sin referencia: no vas a pagar ningún documento todavía.
  3. En la tabla de Partidas, elige el concepto de anticipo y captura el importe. Completa el bloque Banco y guarda.
Renglon de Partidas con el concepto Anticipo a proveedor y el Saldo del documento en 10,000, que muestra que el egreso conserva saldo

Fíjate en el Saldo del documento: quedó en 10,000.0000, no en cero. Ese saldo es dinero que ya salió del banco pero que todavía no se aplicó a ninguna factura. Es lo que vas a poder asignar después.

Asignar el anticipo a una factura

  1. Abre el egreso y despliega el menú Acciones. Elige Asignar documento por pagar.
Menu Acciones del egreso desplegado con la opcion Asignar documento por pagar habilitada
  1. Se abre la ventana Asignación de facturas de compras o gastos. Elige el Documento y captura la Fecha de aplicación. Crol te muestra el saldo del egreso y el del documento para que no te pases.
  2. Captura el Importe que vas a aplicar y acepta.
Ventana Asignacion de facturas de compras o gastos con el documento 7890 elegido y el importe de 10,000 a aplicar

Resultado esperado

El anticipo aparece en la pestaña Asignaciones con el documento al que se aplicó, y el Saldo del documento del egreso baja a cero. La factura del proveedor también baja su saldo por el importe aplicado.

Pestana Asignaciones con el documento 7890 ya asignado y el Saldo del documento del egreso en cero
Nota: la asignación deja el rastro en la pestaña Asignaciones, no en Partidas. Son dos mecanismos distintos con el mismo efecto sobre la factura, y por eso conviene saber en qué pestaña buscar.

Errores frecuentes

El egreso quedó saldado y no me deja asignar nada. El concepto que usaste no es de cuentas por cobrar, y solo esas generan saldo. Revisa la Referencia de conceptos para ver cuáles sí.

La opción Asignar documento por pagar está en gris. El egreso no tiene saldo disponible, o no lo has guardado todavía. Guarda primero.

Quiero aplicar el anticipo a dos facturas. Repite la asignación una vez por factura. El saldo del egreso va bajando con cada una.

Me equivoqué de factura al asignar. Se puede deshacer con Desasignar documento por pagar, que devuelve el saldo al egreso y a la factura.

Hazlo simple.

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