Registra tu primer depósito

Registra tu primer depósito

TUTORIAL ⏱ 10 min 📦 Contabilidad y finanzas. Bancos y tesorería. Depósitos

Vas a cobrar una factura de venta de principio a fin: eliges al cliente, traes la factura, capturas el importe y guardas. Al terminar tendrás un depósito saldado, su póliza y —si la factura era PPD— su Recibo Electrónico de Pago.

Este tutorial es para la primera vez. No supone que sepas nada del formulario: te lleva por el camino más corto y te explica en cada paso por qué lo que sigue estaba bloqueado y ahora no.

Antes de empezar: la transacción se llama Depósito. Un depósito registra el dinero que entra. Si vas a registrar dinero que sale, esa es otra transacción.

Lo que necesitas

  • Una factura de venta de un cliente, con saldo pendiente.
  • Una cuenta de caja o banco dada de alta en Crol.
  • Saber por qué medio entró el dinero: transferencia, efectivo, tarjeta. Eso es la forma de pago.

Paso 1 — Abre un depósito nuevo

Entra a Bancos y tesorería › Depósitos y pulsa Nuevo. También puedes usar el acceso directo Depósito del tablero, que abre un documento en blanco.

Fíjate en la pantalla que aparece: casi todo está en gris. No está descompuesto. El depósito se desbloquea en cadena, y por ahora solo hay dos puertas abiertas: Contacto y Movimientos no reconocidos.

Paso 2 — Elige al cliente

Escribe las primeras letras del nombre en Contacto y elige de la lista. En cuanto lo hagas pasan tres cosas: se llena el Domicilio fiscal, y se encienden Cuenta bancaria y Forma de pago.

Bloque Información de contacto del depósito en Crol ERP con el Contacto elegido y el Domicilio fiscal ya autocompletado.

Paso 3 — Trae la factura que vas a cobrar

Pulsa el icono de Selección de documentos, a la derecha del bloque. Se abre la ventana Documentos con todo lo que ese cliente te debe: facturas de venta (FV) y notas de venta (NV), con su folio, fecha, concepto y total.

Ventana Documentos del depósito en Crol ERP mostrando las facturas y notas de venta con saldo del cliente, con sus columnas Folio, Fecha, Concepto y Total.

Marca la casilla del documento y pulsa Aceptar. Crol agrega el renglón a la pestaña Partidas con el importe topado al saldo de ese documento.

La lista no se filtra por la moneda de la cuenta que elegiste: puede traer pesos y dólares mezclados. Revisa la columna Total antes de aceptar.

Paso 4 — Di dónde entró el dinero

En el bloque Banco elige la Cuenta bancaria y la Forma de pago. Al elegir la forma de pago se encienden Importe del depósito y Referencia bancaria.

Bloque Banco del depósito en Crol ERP con la cuenta, la forma de pago y el importe capturados.
En la Referencia bancaria escribe el número de la transferencia o del cheque. No es obligatorio, pero es el dato con el que después vas a conciliar contra el estado de cuenta. Vale la pena capturarlo.

Paso 5 — Captura el importe

Escribe en Importe del depósito lo que realmente entró a la cuenta. Ese número desbloquea el Importe del renglón en la rejilla de Partidas.

Pestaña Partidas del depósito en Crol ERP con el renglón del documento cobrado y su importe capturado.

Baja al Resumen del documento de abajo: el Total tiene que coincidir con el Importe del depósito. Si no coinciden, el guardado no procede.

Si cobras menos de la factura, captura el importe real y ya. La factura conservará su saldo; el depósito no.

Paso 6 — Guarda

Pulsa Guardar. En un par de segundos Crol hace cuatro cosas sin preguntarte:

  1. Le asigna folio al depósito.
  2. Genera la póliza contable. No es inmediata: si ves el aviso de que sigue en proceso, pulsa Actualizar y vuelve a mirar.
  3. Guarda el PDF del depósito en Archivos digitales.
  4. Si la factura era PPD, timbra el Recibo Electrónico de Pago.

Paso 7 — Comprueba que quedó bien

Abre la pestaña Bitácora. Un cobro normal deja tres renglones en tres segundos: Aplicado y Elaborado a tu nombre, y Saldado a nombre de Sistema.

Pestaña Bitácora de un depósito recién guardado en Crol ERP mostrando los renglones Aplicado, Elaborado y Saldado.

Y en la consulta de depósitos, tu documento aparece con Saldo 0.00 y estado Saldado. Eso es todo: el cobro quedó registrado.

¿Cómo saber si se timbró el REP? Abre Archivos digitales. Si ves un par de archivos PDF y XML nombrados con el folio y un identificador largo, en lugar del Depósito <folio>.pdf de siempre, es que se timbró.

Qué hacer si algo no se deja

Lo que ves Qué pasa
El Importe del depósito está en gris Todavía no eliges Forma de pago. Es el paso que lo abre
El Importe del renglón está en gris Todavía no capturas el Importe del depósito. Primero el encabezado, luego el renglón
El icono de Selección de documentos no hace nada O no has elegido Contacto, o el depósito ya está guardado. Solo funciona durante la captura
Referencia externa no se deja escribir Nunca se captura a mano. La llena Registro de depósitos cuando el movimiento entra por la plantilla de importación
Pulsas Guardar y no pasa nada Casi siempre es una validación rechazada. Revisa que el Total del resumen cuadre con el Importe del depósito y que cada partida tenga concepto
Hazlo simple.

El lado fiscal

Qué pide el SAT cuando un depósito cubre varias facturas, o varias facturas un solo depósito: