Registra tu primera factura de compras y gastos
TUTORIAL⏱ 5 min📦 Cómo comprar y gestionar inventarios. Factura de compras y gastos
Al terminar este tutorial habrás registrado manualmente una factura de compras y gastos, desde la pantalla de consulta hasta el guardado. Seguimos el camino más corto: encabezado, partidas y totales. No documentamos cada campo aquí — para eso usa la Referencia de campos.
Antes de empezar
- Ten a la mano el comprobante del proveedor (folio, fecha, importe y, si aplica, el XML del CFDI).
- Verifica que el proveedor exista en tu catálogo de contactos. Si no existe, puedes darlo de alta al momento.
- Asegúrate de tener seleccionada la sucursal y el almacén correctos.
Pasos
- Dirígete a Opciones > Todas las opciones > Compras y gastos > Factura de compras y gastos. Se abrirá la pantalla de consulta con las facturas ya registradas.
- Haz clic en el botón Nuevo en la barra de herramientas para iniciar un registro en blanco.
- En Datos generales, captura el Contacto (proveedor), el Folio del comprobante, la Fecha del documento y la Fecha de recepción.
- En el área de Partidas, agrega cada producto, servicio o gasto: selecciona la Descripción, captura la Cantidad y el Costo unitario. El sistema calcula el importe y los impuestos.
- Revisa el bloque de Totales en la parte inferior y confirma que el Total coincide con el comprobante del proveedor.
- Haz clic en Guardar en la barra de opciones. El sistema procesará el registro.
¿Qué deberías ver al terminar?
- La factura queda en estado Capturado.
- Se genera automáticamente la póliza contable y la póliza electrónica.
- Si la factura incluye productos, se registra la entrada al inventario correspondiente.
- Si cargaste el XML del CFDI, queda almacenado en la pestaña de archivos digitales.
Si algo salió diferente
El total no coincide con el comprobante
Causa: hay diferencias de redondeo, un descuento no capturado o una tasa de impuesto distinta en alguna partida.
Solución: revisa partida por partida la cantidad, el costo unitario, el descuento y la tasa de IVA/IEPS hasta que el total cuadre con el del proveedor.
El proveedor no aparece en la lista
Causa: el contacto aún no existe en el catálogo.
Solución: da de alta al proveedor desde el propio campo Contacto y continúa con el registro. Los datos mínimos para el alta rápida son el RFC y el Nombre o razón social.
Hazlo simple.
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