Registrar una factura de compras y gastos

Registrar una factura de compras y gastos

TUTORIAL⏱ 5 min📦 Compras, gastos e inventarios. Factura de compras y gastos

Al terminar este tutorial habrás registrado manualmente una factura de compras y gastos, desde la pantalla de consulta hasta el guardado. Seguimos el camino más corto: encabezado, partidas y totales. No documentamos cada campo aquí — para eso usa la Referencia de campos.

Antes de empezar

  • Ten a la mano el comprobante del proveedor (folio, fecha, importe y, si aplica, el XML del CFDI).
  • Verifica que el proveedor exista en tu catálogo de contactos. Si no existe, puedes darlo de alta al momento.
  • Asegúrate de tener seleccionada la sucursal y el almacén correctos.

Pasos

  1. Dirígete a Opciones > Todas las opciones > Compras y gastos > Factura de compras y gastos. Se abrirá la pantalla de consulta con las facturas ya registradas.
  1. Haz clic en el botón Nuevo en la barra de herramientas para iniciar un registro en blanco.
  2. En Datos generales, captura el Contacto (proveedor), el Folio del comprobante, la Fecha del documento y la Fecha de recepción.
  1. En el área de Partidas, agrega cada producto, servicio o gasto: selecciona la Descripción, captura la Cantidad y el Costo unitario. El sistema calcula el importe y los impuestos.
  1. Revisa el bloque de Totales en la parte inferior y confirma que el Total coincide con el comprobante del proveedor.
  1. Haz clic en Guardar en la barra de opciones. El sistema procesará el registro.

¿Qué deberías ver al terminar?

  • La factura queda en estado Capturado.
  • Se genera automáticamente la póliza contable y la póliza electrónica.
  • Si la factura incluye productos, se registra la entrada al inventario correspondiente.
  • Si cargaste el XML del CFDI, queda almacenado en la pestaña de archivos digitales.

Si algo salió diferente

El total no coincide con el comprobante

Causa: hay diferencias de redondeo, un descuento no capturado o una tasa de impuesto distinta en alguna partida.

Solución: revisa partida por partida la cantidad, el costo unitario, el descuento y la tasa de IVA/IEPS hasta que el total cuadre con el del proveedor.

El proveedor no aparece en la lista

Causa: el contacto aún no existe en el catálogo.

Solución: da de alta al proveedor desde el propio campo Contacto y continúa con el registro. Los datos mínimos para el alta rápida son el RFC y el Nombre o razón social.

Hazlo simple.