Guía Completa para Crear Facturas de Venta en Crol ERP

Cómo crear una factura de venta

En esta guía, te proporcionaremos las instrucciones necesarias para crear una factura de venta con Crol, aprovechando al máximo las opciones que esta plataforma tiene para ofrecerte en esta operación. Descubre cómo simplificar y agilizar el proceso de emisión de comprobantes fiscales digitales de manera eficiente. ¡Comencemos!


Crear una factura de venta


Para crear una factura de venta, debe seguir los siguientes pasos:
 
 1.     Haz clic en Opciones > Todas las opciones > Ventas> Factura de venta en la barra de menú y se mostrará la siguiente pantalla:



La pantalla de consulta permite ver los últimos movimientos registrados en el sistema y tiene los siguientes campos o columnas:

Fecha: Indica la fecha de registro de la transacción. Se puede ordenar la lista de movimientos por este campo, haciendo clic en el encabezado de la columna.

Folio: Indica el número de folio de la transacción. Se puede buscar un movimiento específico por este campo, ingresando el folio en el campo de búsqueda.
Contacto: Indica el nombre del cliente. Se puede filtrar la lista de movimientos por este campo, ingresando el cliente deseado en el campo de búsqueda.
Total: Indica el monto total de la transacción. Se muestra con dos decimales y el símbolo de la moneda correspondiente.
Saldo: Indica el saldo actual de la transacción. Se muestra con dos decimales y el símbolo de la moneda correspondiente.
Moneda: Indica la moneda de registro de la transacción. Se puede cambiar la moneda de visualización, ingresando la moneda en el campo de búsqueda.
Estado: Indica el estado en que se encuentra la transacción en el sistema (Capturado, aplicado, autorizado, cancelado, ec.).
Referencia: Indica el número de referencia registrada en la transacción. Se puede buscar un movimiento específico por este campo, ingresando el número de referencia en el campo de búsqueda.

Para encontrar el registro que necesitas, puedes usar el componente de búsqueda  que se encuentra debajo del nombre de cada columna. Así podrás filtrar los resultados según tus criterios. Si el registro tiene algún archivo adjunto, verás este icono  en la primera columna de la pantalla.

2.  Haz clic en Nuevo en la barra de opciones para iniciar un nuevo registro.

 

 

  Es necesario ingresar la información en los siguientes campos:

Área de encabezado

 Datos generales

 Para crear la factura de venta, primero debes ingresar la información básica en esta sección. Cada campo tiene una función específica que te explicamos a continuación:



Sucursal: Aquí debes elegir la sucursal donde vas a registrar la transacción. Esto es importante para que el sistema pueda asignar el folio correcto y llevar un control de las ventas por sucursal.
Almacén: Aquí debes elegir el almacén de donde saldrá la mercancía que vas a vender. Esto es importante para que el sistema pueda actualizar el inventario y verificar la existencia de los productos.
Proyecto: Si tu factura está relacionada con un proyecto específico, debes elegirlo aquí. Esto es importante para que el sistema pueda asignar los ingresos y los gastos al proyecto correspondiente y generar reportes financieros.
Folio: Este campo se llenará automáticamente con el número de folio que el sistema asignará a tu factura. No tienes que modificarlo ni preocuparte por él, el folio es único y consecutivo.
Fecha: Aquí debes ingresar la fecha en que se realiza la venta. Por defecto, aparecerá la fecha de hoy, pero puedes cambiarla hasta 24 horas antes. Recuerda que solo puedes timbrar la factura en ese periodo, de lo contrario el SAT la rechazará.
Tipo de comprobante: Aquí debes elegir el tipo de comprobante fiscal que corresponde a tu factura electrónica. Puede ser INGRESO, si es una factura normal; SUSTITUCIÓN DE CFDI, si es una factura que sustituye a otra y que va a ser cancelada; SUSTITUCIÓN DE CFDI CON NOTAS DE VENTA RELACIONADAS, si es una factura que sustituye a otra que va a ser cancelada y que tiene notas de venta asociadas; o RELACIONAR FACTURA, si es una factura que se relaciona con otra factura previa.
Documentos relacionados: Si quieres generar la factura a partir de un documento que ya tienes registrado (como una cotización, un pedido de cliente o una nota de venta), debes elegir ese documento aquí. El sistema copiará la información del documento al detalle de la factura, y podrás modificarla si es necesario.


Folio sustitución: Si el tipo de comprobante es de SUSTITUCIÓN DE CFDI o SUSTITUCIÓN DE CFDI CON NOTAS DE VENTA RELACIONADAS, debes elegir el CFDI que vas a reemplazar con la factura nueva. Al hacerlo, todos los detalles del CFDI original, incluyendo datos e importes, se transferirán automáticamente a la nueva factura, facilitando así la precisión y eficiencia del proceso de sustitución. Ten en cuenta que las facturas que ya han sido canceladas no aparecerán en la lista de opciones disponibles para sustitución.


Etiqueta: Si quieres, puedes asignar una etiqueta a la factura. Esto te ayudará a filtrar y consultar la información en los reportes del sistema. Por ejemplo, puedes usar etiquetas como "Ventas en línea", "Ventas al contado", "Ventas a crédito", etc.

 Datos fiscales

Esta sección contiene la información fiscal que se requiere para emitir la factura electrónica.


 

Los campos que contiene son los siguientes:

 

Nombre o Razón social: Selecciona el nombre o razón social de la organización que recibirá la factura. Este dato es obligatorio y debe coincidir con el RFC del receptor del CFDI. Si se trata de un cliente nuevo, es necesario registrarlo previamente en el catálogo de Contactos. Para facilitar este proceso, puedes acceder directamente al catálogo haciendo clic en el ícono ubicado al lado derecho de este campo. Este paso asegura que todos los datos del cliente estén actualizados para la facturación.

RFC: Muestra el registro federal de contribuyentes correspondiente al contacto. Este dato es obligatorio y debe tener 12 o 13 caracteres.
Domicilio fiscal: Elige el domicilio fiscal del cliente de la lista desplegable. Si no lo cambias, se usará el domicilio principal que se registró previamente. Este dato es obligatorio y debe contener calle, número, colonia, código postal, municipio y estado.
Ciudad: Muestra la ciudad y el estado del domicilio fiscal. Estos datos se llenan automáticamente al elegir el domicilio fiscal.
Método de pago: Elige si el pago se hará en una sola exhibición (PUE) o en parcialidades o diferido (PPD). Este dato es obligatorio y debe corresponder al contrato o acuerdo con el cliente.
Forma de pago (que liquidó la operación): Elige cómo se pagará la factura de la lista desplegable. Si el método de pago es PPD, la forma de pago debe ser 99 – POR DEFINIR. Este dato es obligatorio y debe corresponder al medio de pago que se usó o se usará para liquidar la operación.
Referencia del pago: Si aplica, ingresa la referencia del pago que identifica al medio de pago que se usó o se usará para liquidar la operación. Por ejemplo, número de cheque, número de tarjeta, clave interbancaria, etc. Este dato es opcional pero puede facilitar la conciliación bancaria.
Complemento: Si aplica, elige el complemento del CFDI de la lista desplegable. El complemento es un conjunto de datos adicionales que se requieren para algunos tipos de operaciones, como CFDI expedidos al INE, Notarios públicos, etc. Este dato es opcional, pero puede ser necesario para cumplir con las disposiciones fiscales.
IVA: Elige la tasa del impuesto al valor agregado de la lista desplegable. Por defecto, se usará el IVA del 16%. Este dato es obligatorio y debe corresponder al tipo de producto o servicio que se factura.
Uso del CFDI: Elige el uso del CFDI según el catálogo del SAT. El uso del CFDI es el propósito que le dará el cliente a la factura, como gastos en general, adquisición de mercancías, por definir, etc. Este dato es obligatorio y debe ser informado por el cliente.
Referencia: Si quieres, puedes registrar una referencia a la factura que te ayude a identificarla o clasificarla. Por ejemplo, número de pedido, número de contrato, nombre del proyecto, etc. Este dato es opcional, pero puede facilitar el control administrativo.
Domicilio de entrega: Elige el domicilio donde se enviarán los productos facturados de la lista desplegable. Si no lo cambias, se usará el mismo domicilio fiscal del cliente. Este dato es opcional, pero puede ser útil para coordinar la logística de entrega.

Condiciones

Esta sección contiene las condiciones y datos adicionales sobre las cuales se generará la factura.

 

Los campos que contiene son los siguientes:

 

Moneda: Elige la moneda que quieres usar para la factura (pesos, dólares o euros). Si no eliges ninguna, se usará pesos por defecto. La moneda que elijas afectará al tipo de cambio y al precio de venta de los productos.
Tipo de cambio: Ingresa el valor del cambio respecto al peso. El sistema te mostrará el tipo de cambio del día según el Banco de México. Si quieres usar otro tipo de cambio, puedes modificarlo manualmente.
Porcentaje mensual de interés moratorio: Indica el porcentaje mensual de interés que se aplicará por el retraso en el pago de la factura. Para una comprensión detallada y cálculo preciso de estos intereses moratorios, puedes consultar el reporte “Cálculo de Intereses Moratorios", al cual se puede acceder fácilmente desde la opción de búsqueda del sistema, para facilitar este proceso.
Vender sin existencia: Marca esta casilla si quieres vender productos que no tienes en stock. Si no lo haces, el sistema te avisará si hay escasez de inventario y no te permitirá facturar los productos que no tengas en stock.
Lista de precios: Selecciona la lista de precios que corresponda al cliente, si así lo requieres. Una vez elegida, el sistema mostrará los precios de los productos de acuerdo con la lista seleccionada. Es importante tener en cuenta que, si el contacto ya cuenta con una lista de precios preasignada, esta no podrá ser modificada durante el proceso de facturación. Además, el sistema permite tener múltiples listas de precios, cada una con diferentes precios y condiciones, adaptándose así a las necesidades específicas de cada cliente.
Precio de venta: Para establecer el precio de venta, puedes elegir entre cuatro opciones de la lista de precios. El sistema comprobará que el precio de venta no sea menor que el costo del producto, si así está configurado en la opción  “Información de la empresa”.
Días de crédito: Especifica el número de días que tendrá el cliente para pagar la factura. El sistema calculará la fecha límite basándose en esta información.
Vencimiento: Revisa la fecha límite para el pago de la factura. Puedes modificarla si lo necesitas, siempre que no sobrepases los días de crédito del cliente.
Vendedor: Escoge el vendedor al que se le asignará la factura. Si no lo haces, se usará el vendedor asignado al cliente por defecto. El vendedor puede recibir una comisión por cada factura que realice.
Saldo actual del cliente: Muestra el saldo actual del cliente. El sistema te alertará si el cliente supera su límite de crédito o si tiene facturas vencidas. Si el cliente tiene un saldo en anticipos, puedes aplicarlo a la factura actual.
Límite de crédito: Muestra el límite de crédito del cliente. Este es el monto máximo que el cliente puede deber sin pagar. Si el cliente supera su límite de crédito, no podrás facturarle más productos hasta que pague su saldo pendiente.
Saldo en anticipos: Muestra el saldo de los anticipos realizados por el cliente. Estos son pagos anticipados que el cliente hace para asegurar su pedido o reservar su producto. Puedes puedes aplicar el saldo en anticipos a la factura actual.
 

Área de detalle

 

Partidas

 

En esta sección ingresarás los datos de los productos o servicios que vas a facturar. Es importante destacar que estos deben haber sido configurados previamente en el catálogo de productos y servicios.



 

Cada partida tiene los siguientes campos:

No.: Es el número que identifica cada partida.

Proyecto: Es el proyecto al que pertenece la partida que está facturando.
Descripción: Es el nombre del producto o servicio que se está facturando.
Unidad: Es la unidad de medida del producto o servicio vendido.
Existencia: Es el campo que indica la cantidad disponible del producto.
Cantidad: Es el campo donde debes ingresar la cantidad de producto o servicio que estás facturando.
Precio unitario: Es el precio del producto según la lista de precios, si tiene una asignada, o cero en caso contrario. Puedes modificar o ingresar el precio que deseas facturar por la partida.
% Desc. 1: Es el campo donde puedes aplicar un descuento en porcentaje.
$ Descuento: Es el campo donde puedes aplicar un descuento en monto.
Importe: Es el valor de la partida sin impuestos.
Total: Es el valor de la partida con impuestos incluidos.
Notas: Es el campo donde puedes escribir observaciones de la partida.

 

Totales

 Aquí se presentan los montos a facturar por los conceptos que se han registrado en las partidas.



Los campos que contiene son los siguientes:


Importe: Es la suma de los importes de las partidas.
IVA: Es la suma del impuesto al valor agregado de los productos y servicios, que se han calculado en las partidas.
IVA retenido: Es la suma de los impuestos al valor agregado retenidos por los productos y servicios, que se han calculado en las partidas.
ISR retenido: Es el total del impuesto sobre la renta retenido por los conceptos, que se han determinado en las partidas.
Total: Importe neto de la factura (importe + - impuestos).
Saldo: Muestra el saldo del documento.  Si consulta la factura ya fue pagada, mostrará saldo cero.

 

 Notas de crédito

El propósito de esta sección es registrar las notas de crédito a clientes que se han emitido previamente y que reducen el saldo de la factura de venta correspondiente.



 

Los campos que se deben llenar son:


No.: Es el identificador de la partida de la nota de crédito.

Documento: Se selecciona la nota de crédito a clientes que se va a aplicar a la factura.

Fecha: Se muestra la fecha en que se emitió la nota de crédito.

Moneda: Se indica la moneda en que se expresó la nota de crédito.

Tipo de cambio: Se especifica el tipo de cambio que se usará si la nota de crédito es en moneda extranjera.

Importe: Se ingresa el monto del saldo de la nota de crédito que se va a aplicar a la factura.

Aplicado: Se muestra el saldo aplicado en la moneda de la factura de venta.


Impuestos locales


Los impuestos locales son gravámenes fiscales creados por estados del país para contribuir a los gastos públicos de los municipios en que residen los contribuyentes, como, por ejemplo, el impuesto sobre nóminas, el impuesto de hospedaje, etcétera.




 Para poder incluir el impuesto de hospedaje en la factura de venta, es necesario seguir estos pasos previos:

  1. Registrar el impuesto de hospedaje en el catálogo de Impuestos locales, siguiendo las instrucciones de este enlace: https://ayuda.crol.mx/hc/es/articles/231738768-Registrar-un-impuesto-local.
  2. Asignar el impuesto de hospedaje al producto o servicio correspondiente en el catálogo de productos o servicios, siguiendo las instrucciones de este otro enlace: https://ayuda.crol.mx/hc/es/articles/231275527-Registrar-un-producto-o-servicio .

Esta sección muestra los campos que se calculan según el catálogo de impuestos locales y la asignación del impuesto local al producto o servicio. Los campos calculados son:

Descripción: Indica el impuesto local que corresponde a cada producto o servicio de las partidas.

Importe: Indica el valor que se obtiene de aplicar el impuesto local del catálogo de impuestos locales.



Leyendas fiscales


Las leyendas fiscales son requisitos obligatorios de los comprobantes fiscales digitales y se aplican cuando las disposiciones fiscales así lo indican. 




 Los campos que debes llenar para incorporar la leyenda fiscal al CFDI son:

 

No.: Es el número que corresponde a la partida de la leyenda fiscal en el documento.

Disposición fiscal: Es la referencia a la disposición fiscal que se aplica a la transacción, según la legislación aplicable vigente.

Norma: Es la referencia a la norma fiscal que se aplica a la transacción, según la legislación aplicable vigente.

Leyenda fiscal: Es el texto que contiene la leyenda fiscal que se debe incluir en el documento, según la disposición y la norma aplicable.


Información del pago

 Esta sección le permite consultar los detalles de los pagos realizados a una factura de venta.

    Si haces clic en este botón, podrá ver la transacción correspondiente al pago o abono de la factura, lo que te ayudará a controlar y verificar los movimientos de pago de la factura.
Fecha:  Indica la fecha de la transacción de pago o abono de la factura.
Folio:  Indica el número de la transacción de pago o abono de la factura.Cuenta: Indica la cuenta bancaria donde se recibió el pago de la factura.
Forma de pago: Indica el método utilizado para realizar el pago o abono de la factura.
Referencia: Indica el número o código que identifica el pago.
Moneda: Indica la moneda en la que se efectuó el pago o abono de la factura.
Aplicado: Indica el monto que se descontó del saldo de la factura.
Total: Indica el monto total del pago o abono de la factura en la moneda de pago.


Documentos relacionados


Aquí puedes ver los documentos o transacciones que se relacionan con la factura de venta, como una nota de venta, una cotización, un pedido, etc. Esto te ayuda a rastrear y consultar las transacciones relacionadas desde la factura de venta.


 

Los datos que se presentan en esta sección son:

Fecha: La fecha del documento relacionado.
Folio: El folio del documento relacionado.
Documento: El tipo de documento o transacción relacionada.
Contacto: El nombre o razón social del contacto.
Importe: El monto del documento relacionado.
Moneda: La moneda del documento relacionado.

Inventarios

En esta sección, podrás consultar el registro de los movimientos de inventario que se generan al vender la mercancía. 


 

Los campos que se muestran son los siguientes:

Si haces clic en este botón, podrás ver la transacción de salida de inventario, lo que te permitirá analizar y rastrear los movimientos de inventario de mercancía.

Fecha: Indica la fecha del movimiento de inventario.
Folio: Indica el folio asignado al movimiento de inventario.
Operación: Indica el tipo de movimiento que se realizó en inventarios.
Almacén: Indica el nombre del almacén donde se realizó el movimiento de inventario.
Total: Indica el costo del movimiento de inventario.


Cobranza

 

Esta sección contiene los datos de seguimiento de cobro de la factura que se han ingresado mediante la opción Registro de seguimiento de cobro en las acciones de la transacción de factura de ventas. Este registro muestra la fecha de seguimiento, la fecha de promesa de pago y el medio de contacto utilizado.




Los campos que aparecen en esta sección son:

Fecha: Indica la fecha en que se intentó cobrar la factura.
Promesa de pago: Indica la fecha en que se espera recibir el pago de la factura.
Medio de comunicación: Indica el medio de comunicación que se usó para el cobro.
Usuario: Indica el nombre de la persona que hizo el seguimiento de cobro.
Nota: Indica el comentario que se escribió al hacer el cobro.


Póliza contable


En esta sección se visualiza la póliza contable generada por el sistema en forma automática.



Los datos que se presentan son los siguientes:

En la barra descripción de la póliza, se indica la sucursal en la que se realizó el registro contable, la fecha y número de póliza, el tipo de registro y el folio del mismo.

Además, se detallan las partidas o movimientos de la póliza con la siguiente información:

No.: Número de partida o movimiento.
Cuenta: Descripción de la cuenta o concepto contable.
Cargos: Importe de los cargos contables.
Abonos: Importe de los abonos contables.
Referencia: Referencia de las partidas o movimientos.

Por otro lado, se verifica la suma de cargos y abonos de la póliza, que debe ser igual para que la póliza esté balanceada.

Bitácora

 

La bitácora es el registro que guarda el sistema de las etapas o afectaciones que ha tenido una transacción desde su creación. En ella se pueden ver los estados de la transacción a lo largo del tiempo, así como la acción efectuada (capturado, aplicado, autorizado, cerrado, cancelado, etc.), el usuario que la realizó y un comentario definido por el sistema.


 

Los campos que se muestran en esta sección son:

Fecha: Fecha en la que se efectuó la afectación a la transacción.
Flujo: Nombre de la acción efectuada.
Usuario: Usuario que realizó la acción.
Notas: Comentario definido por el sistema para dar a conocer un mensaje o una anotación.


Finalizar la transacción

Para finalizar la transacción, presiona el botón Guardar  y espera a que el sistema se comunique con el proveedor autorizado de certificación (PAC) para obtener el timbre del comprobante fiscal.


Archivos digitales


Esta sección contiene los archivos XML y PDF del CFDI, que se adjuntan automáticamente al guardar la transacción. Puedes descargar los archivos PDF y XML haciendo clic en ellos.

 

También puedes adjuntar otros archivos relacionados con la transacción.




 

Para hacerlo, sigue estos pasos:

1.- Haz clic en el botón de archivos digitales  en la barra superior del catálogo. Se abrirá la siguiente pantalla.

  

 

 2.- Haz clic en el botón adjuntar  . Se abrirá la siguiente pantalla:



 


 3.- Haz clic en el botón seleccionar y elige los archivos que quieres adjuntar.

 

4.- Después de seleccionar los archivos, haz clic en el botón adjuntar  . Los archivos se añadirán a la carpeta seleccionada.

 


 

 Las otras opciones de la barra de menú de archivos digitales son las siguientes:

 

    Desplazarse entre los archivos.

 

            Abrir archivos.

 

             Actualizar archivos.

 

             Crear carpetas.

 

            Eliminar archivos. Seleccione el archivo y luego de clic en este ícono.


Video Tutorial 



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