Adjuntar el complemento de pago de un proveedor al egreso
CÓMO SE HACE ⏱ 4 min 📦 Contabilidad y finanzas. autoTran+
El interruptor vive en la pestaña Automatización, debajo del buzón inteligente.
El detalle del renglón. Para cambiarlo entra con MODIFICAR y al terminar pulsa GUARDAR.
Los pasos que siguen son para los dos casos en que el trabajo no se hace solo: cuando el interruptor está apagado, y cuando el complemento llegó antes de que el egreso existiera en Crol ERP.
¿Por qué importa este comprobante? Sin él no puedes acreditar el IVA de una factura PPD ni, en su caso, deducirla. Lo explicamos en Complemento de pago, requisito para acreditamiento y deducción de impuestos.
Pre-requisitos
- El egreso con el que pagaste esas facturas ya está registrado en Crol ERP.
- El complemento de pago ya llegó a autoTran+: por la descarga automática del SAT, por el buzón inteligente o porque cargaste el XML a mano.
- El comprobante está vigente. Uno cancelado ante el SAT no se adjunta.
- El periodo contable del mes del pago sigue abierto en Crol ERP.
Paso 1. Filtra la bandeja a comprobantes de pago
- Entra a autoTran + desde la barra superior de Crol ERP y abre Bandeja CFDIs.
- Quédate en la pestaña RECIBIDOS y elige el año y el mes en que hiciste el pago. El complemento que se adjunta a un egreso siempre es un CFDI recibido: lo emite tu proveedor.
- Abre el filtro de la columna COMPROBANTE y marca PAGO. La bandeja se queda solo con los complementos de pago del mes.
La bandeja con el filtro puesto: todos los renglones traen el chip PAGO.
El detalle del filtro, para ubicarlo más rápido.
Paso 2. Comprueba que el comprobante es el tuyo
- Haz clic en el ojito del renglón para abrir el comprobante. Arriba de todo, la franja verde MONTO DEL PAGO te dice el importe que el proveedor recibió: ese es el que debe cuadrar con tu egreso.
- Baja hasta DOCUMENTOS RELACIONADOS. Ahí están las facturas que ese pago liquida, con la parcialidad, el saldo anterior, lo pagado y lo que queda insoluto. Si las facturas no son las que pagaste, no lo registres.
Los datos del pago y las facturas que liquida.
El detalle de la tabla: la suma de la columna PAGADO es el total del complemento.
Paso 3. Regístralo en Crol ERP
- Con el comprobante en Pendiente de registro, pulsa REGISTRAR EN CROL ERP. Se abre la ventana Registrar documento con el emisor y el folio.
- Verifica que sean los del comprobante que revisaste y confirma con Registrar documento.
La ventana de confirmación, sobre la bandeja.
El detalle de la ventana.
Atajo. Registra varios complementos de una vez
Si traes varios complementos pendientes no hace falta abrirlos uno por uno. Marca la casilla de cada renglón que quieras registrar, o la de la cabecera para tomarlos todos, y arriba aparece una barra con REGISTRAR EN ERP. La ventana de confirmación es la misma, solo que en vez del emisor te muestra cuántos documentos llevas y la suma de sus importes. Conviene revisar ese total antes de confirmar, porque el registro se lanza para todos a la vez y ya no hay paso atrás.
La barra de selección y la ventana con la suma de los tres complementos marcados.
Paso 4. Espera el resultado del registro
- Al confirmar sale el aviso Procesando registro. El registro se encola, así que el desenlace no es inmediato. Pulsa ACEPTAR y vuelves a la bandeja.
- El renglón queda en En proceso. Refresca la bandeja con el botón de recarga hasta que cambie. Si registraste varios de una vez, el aviso viene en plural y todos los renglones avanzan juntos.
El aviso, encima de la bandeja de CFDIs.
El detalle del aviso.
Resultado esperado
- En la columna ESTADO el renglón queda en Registrado. Si se quedó en Con error de registro, revisa más abajo.
- Al abrir el comprobante, la franja MONTO DEL PAGO ya trae la etiqueta Registrado a la derecha.
- El XML del complemento queda guardado en el egreso de Crol ERP, en la pestaña Archivos digitales.
El comprobante ya registrado, con su importe y la etiqueta de estado.
El detalle de la franja.
Del lado de Crol ERP, abre el egreso y ve a la pestaña Archivos digitales. Ahí está el XML del complemento, junto a los demás archivos del pago. El nombre del archivo empieza con el folio del comprobante, así que lo reconoces de un vistazo.
El egreso, con el XML ya guardado en Archivos digitales.
El detalle de la lista: el XML lleva el folio del comprobante.
Notas
- Los complementos de pago emitidos no van aquí. En la pestaña EMITIDOS también hay comprobantes tipo pago: son los que tú le emites a tus clientes cuando te pagan, y esos se adjuntan al depósito, no al egreso.
- Un complemento de pago no tiene conceptos. El visor no te muestra la tabla de partidas que verías en una factura, porque el detalle vive en el complemento.
- La fecha que manda es la del pago. En la bandeja y en el análisis el comprobante cae en el periodo en que se pagó, no en el que se timbró. Por eso a veces lo buscas en el mes equivocado.
- Un mismo complemento puede liquidar varias facturas. Se registra una sola vez y queda ligado al pago; no hay que registrarlo una vez por factura.
Errores frecuentes
No encuentro el complemento en la bandeja
Causa: casi siempre es el mes. El comprobante se acomoda por la fecha del pago, y si el proveedor timbró después, el mes del timbrado no es el mes en que lo vas a encontrar. También puede ser que aún no llegue: la descarga automática del SAT corre cada seis horas.
Solución: revisa el mes del pago, no el de la factura. Si sigue sin aparecer, espera a la siguiente descarga o carga el XML a mano desde el Tablero.
El botón Registrar en Crol ERP está deshabilitado
Causa: hay tres estados que lo bloquean.
| Estado | Por qué no se puede registrar |
|---|---|
| Registrado | El comprobante ya está en Crol ERP. |
| En proceso | Hay un registro en curso. Espera a que termine. |
| Fuera de periodo de registro | El periodo contable de esa fecha ya cerró en Crol ERP. |
Solución: si dice Fuera de periodo de registro, pide que se reabra el periodo o registra el comprobante en el periodo abierto que corresponda. Desde Pendiente de registro, Con error de registro, Cancelado y No registrable sí puedes intentarlo.
El renglón quedó en Con error de registro
Causa: el intento falló y el motivo viene del SAT o de una condición del propio documento.
Solución: pasa el cursor sobre el chip del estado. El tooltip trae la descripción larga con el código y el texto del SAT, que es lo que necesita soporte para ayudarte.
El renglón lleva rato en En proceso
Causa: el registro se encola y la bandeja no se actualiza sola.
Solución: pulsa el botón de recarga de la bandeja. Si pasa de una hora en En proceso, levanta un ticket con soporte.
Ya adjunté el XML al egreso a mano y sigue pidiéndomelo
Causa: adjuntar el archivo tú mismo en el egreso no es lo mismo que registrarlo desde la bandeja. autoTran+ solo da por atendido el comprobante cuando el registro pasa por aquí.
Solución: regístralo desde la Bandeja de CFDIs con el botón REGISTRAR EN CROL ERP. No se duplica nada: si el archivo ya estaba adjunto, el registro desde la bandeja solo lo marca como Registrado.