Registrar la estimación de cuentas incobrables con una póliza contable
CASO PRÁCTICO ⏱ 7 min 📦 Contabilidad y finanzas. Póliza contable
El escenario
La estimación de cuentas incobrables no espera a que un cliente deje de pagar. Bajo la NIF C-16, la entidad reconoce desde el principio la parte de su cartera que espera no cobrar, con base en su experiencia de pérdidas, las condiciones actuales y los pronósticos razonables. Para cuentas por cobrar a clientes sin un componente de financiamiento importante, la norma permite un enfoque simplificado: aplicar un porcentaje de pérdida esperada a cada rango de antigüedad.
La Casa del Café tiene una cartera de 151,000.00 al 30 de septiembre de 2026. Con su historial de cobranza ajustado a las condiciones del periodo, define estos porcentajes de pérdida crediticia esperada (PCE):
| Antigüedad | Saldo | PCE | Importe |
|---|---|---|---|
| Por vencer | 80,000.00 | 1 % | 800.00 |
| 1 a 30 días | 30,000.00 | 5 % | 1,500.00 |
| 31 a 60 días | 16,000.00 | 15 % | 2,400.00 |
| 61 a 90 días | 10,000.00 | 30 % | 3,000.00 |
| Más de 90 días | 15,000.00 | 60 % | 9,000.00 |
| Total | 151,000.00 | 16,700.00 |
Es la primera vez que la empresa reconoce la estimación, así que su saldo es cero y la póliza registra los 16,700.00 completos. En los cierres siguientes solo se registra la diferencia entre la estimación que calculas y el saldo que ya tiene la cuenta.
En la póliza participan dos cuentas del plan de cuentas de la empresa:
- [2.3.2.8] PERDIDA POR CUENTAS INCOBRABLES. Es la pérdida por deterioro del periodo, una cuenta de resultados. Se carga.
- [1.1.1.3.2.9.1] ESTIMACION DE CUENTAS INCOBRABLES NACIONAL. Es la estimación, una cuenta complementaria de activo que vive bajo A cargo de otros deudores y resta a las cuentas por cobrar. Se abona.
Antes de empezar
- Necesitas un perfil con acceso a la transacción Póliza contable.
- Calcula la estimación fuera de Crol, en tu papel de trabajo, con la antigüedad de saldos de clientes al cierre y los porcentajes de pérdida esperada que definió la empresa.
- Consulta en la balanza el saldo actual de 1.1.1.3.2.9 ESTIMACION DE CUENTAS INCOBRABLES. El importe de la póliza es la diferencia entre la estimación calculada y ese saldo.
- La fecha de la póliza no puede ser posterior al día en que la capturas. Para un cierre mensual, usa el último día del mes.
La solución paso a paso
Son cuatro bloques: abrir una póliza nueva, llenar el encabezado, capturar las dos partidas y guardar. Las partidas siguen el orden del asiento: primero el cargo a la pérdida y después el abono a la estimación.
PASO 1 Abre una póliza nueva
Empiezas en la pantalla de consulta de Póliza contable, donde ves las pólizas manuales que ya existen.
1Escribe Póliza contable en Buscar opciones, en la barra superior, y elige la opción Póliza contable.
Se abre la pantalla de consulta con el botón Nuevo arriba de la tabla de documentos.
2Haz clic en Nuevo. Se abre el formulario de la póliza con cinco partidas vacías.
PASO 2 Llena el encabezado
El encabezado dice qué tipo de póliza es, en qué fecha se registra y qué operación describe.
3En Tipo de poliza elige DIARIO. Hasta que eliges el tipo, la columna Cuenta de las partidas no se habilita.
4En Fecha escribe 30/09/2026, la fecha de cierre a la que calculaste la estimación.
5En Concepto describe la operación. En el ejemplo: ESTIMACION CUENTAS INCOBRABLES SEP 2026. Deja Póliza aplicada marcada para que la póliza afecte los saldos contables.
Así queda el encabezado antes de capturar las partidas.
PASO 3 Captura las dos partidas
La columna Cuenta busca mientras escribes: puedes teclear el número o parte del nombre. Al escribir incobrables aparecen juntas las cuentas de estimación, la de recuperación y la de pérdida.
6En el renglón 1, escribe incobrables en Cuenta y elige [2.3.2.8] PERDIDA POR CUENTAS INCOBRABLES.
7En Cargos del renglón 1 escribe 16,700.00 y pasa al siguiente campo con Tab.
8En el renglón 2, escribe estimacion de cuentas incobrables nacional en Cuenta y elige [1.1.1.3.2.9.1] ESTIMACION DE CUENTAS INCOBRABLES NACIONAL.
Revisa la cuenta acumuladora: la nacional cuelga de 1.1.1.3.2.9, mientras que la de partes relacionadas cuelga de 1.1.1.4.12.
9En Abonos del renglón 2 escribe 16,700.00 y pasa al siguiente campo con Tab.
Al pie de las partidas, los totales de Cargos y Abonos deben coincidir antes de guardar.
El asiento completo queda así:
| Cuenta | Cargos | Abonos |
|---|---|---|
| [2.3.2.8] PERDIDA POR CUENTAS INCOBRABLES | 16,700.00 | 0.00 |
| [1.1.1.3.2.9.1] ESTIMACION DE CUENTAS INCOBRABLES NACIONAL | 0.00 | 16,700.00 |
PASO 4 Guarda y revisa el asiento
Con las partidas cuadradas, la póliza está lista para guardarse.
10Haz clic en Guardar. Crol asigna el Folio, en el ejemplo D0000354, y muestra la leyenda SUMAS IGUALES junto a los totales.
11Abre la pestaña Visualizar póliza para revisar el asiento con sus cuentas de mayor.
Ahí ves cada partida con su cuenta acumuladora: el cargo en 2.3.2 OTROS GASTOS y el abono en 1.1.1.3.2.9 ESTIMACION DE CUENTAS INCOBRABLES.
¿Qué deberías ver al terminar?
La póliza aparece en la pantalla de consulta con fecha 30/09/2026, folio D0000354, tipo DIARIO, origen Manual y estado Elaborado. En la balanza del periodo, 1.1.1.3.2.9 ESTIMACION DE CUENTAS INCOBRABLES muestra un saldo acreedor de 16,700.00 y la pérdida del mismo importe aparece en el estado de resultados; ve NIF B-3 Estado de resultado integral. Los saldos de cada cliente no cambian: la estimación es una reserva sobre la cartera, no una cancelación de facturas.
Si algo salió diferente
La fecha se borra o el campo se pone en rojo
Causa: escribiste una fecha posterior al día en que capturas. La póliza no acepta fechas futuras.
Solución: usa una fecha igual o anterior a hoy, por ejemplo el último día del mes que estás cerrando.
El abono quedó en la estimación equivocada
Causa: al buscar elegiste la estimación de extranjero o la de partes relacionadas, que tienen nombres casi iguales.
Solución: antes de guardar, vuelve a elegir la cuenta revisando que sea [1.1.1.3.2.9.1]. Si ya guardaste, modifica la póliza y corrige la cuenta del renglón.
La estimación quedó duplicada en la balanza
Causa: la cuenta ya tenía saldo de un cierre anterior y registraste la estimación completa en lugar de la diferencia.
Solución: modifica la póliza para que el importe sea la estimación calculada menos el saldo anterior. Si la estimación calculada es menor que el saldo, la diferencia se registra al revés: cargo a la estimación y abono a resultados.
No puedo guardar porque los totales no coinciden
Causa: el importe del cargo y el del abono son distintos.
Solución: corrige los importes hasta que los totales de Cargos y Abonos sean iguales y vuelve a guardar.