Cómo generar una póliza contable (póliza manual) en Crol

Registrar una póliza contable de forma manual

TUTORIAL⏱ 5 min📦 Contabilidad y finanzas. Póliza contable

Al terminar este tutorial habrás capturado una póliza contable manual con sus partidas cuadradas y la verás en el listado con su folio. Aquí seguimos el camino más corto; para el detalle de cada campo usa la Referencia.

Cuándo usar una póliza manual

En Crol la mayoría de las pólizas son automáticas: nacen del registro de las transacciones del sistema. La póliza manual existe para los movimientos contables que ninguna transacción genera, como el traspaso de impuestos acreditables y por pagar, los ajustes por impuestos diferidos, los movimientos entre cuentas de capital o el registro de movimientos a cuentas de orden.

Tenlo presente antes de capturar. Los movimientos de una póliza contable solo afectan los saldos y la información contable —saldos de cuentas, balanza, auxiliares de mayor, estados financieros—, no los módulos de bancos, compras y gastos o ventas. Si una partida toca una cuenta bancaria, el movimiento no aparecerá en el libro de bancos ni en los movimientos de esa cuenta; y si toca cuentas de clientes o proveedores, sus saldos discreparán de las cuentas por cobrar y por pagar de ventas y compras.

Antes de empezar

  • Contar con un perfil con acceso a la transacción Póliza contable: los perfiles maestros (administrador, capturista global, administrador de firma o ejecutivo de cuenta) o un perfil creado por la empresa con ese permiso.
  • Tener configurado el catálogo de cuentas de la empresa.
  • Saber qué cuentas vas a afectar y con qué importes de cargo y abono.

Pasos

  1. Abre la transacción Póliza contable. Llegas a la pantalla de Consulta: aquí ves las pólizas manuales ya registradas y el botón Nuevo.
Pantalla de consulta de Póliza contable con las pólizas manuales y el botón Nuevo
  1. Haz clic en Nuevo. Se abre el formulario vacío con las partidas en blanco.
Formulario vacío de una póliza contable nueva con las partidas en blanco
  1. Elige el Tipo de póliza (Ingreso, Egreso, Diario u Orden) y confirma la Fecha (debe ser posterior a la fecha de bloqueo del sistema).
  2. Escribe el Concepto que describe la póliza (por ejemplo, "Ajuste de IVA del mes").
  3. En cada renglón de Partidas: si lo necesitas, ajusta la Sucursal, el Proyecto y el Clasificador de costo y gasto (columna C. Costo) —vienen con un valor por defecto—; después elige la Cuenta contable y captura su importe en Cargos o en Abonos según corresponda.
Partidas de la póliza contable con las cuentas, los cargos, los abonos y las sumas iguales
  1. Verifica que la póliza cuadre: el total de Cargos debe ser igual al total de Abonos en SUMAS IGUALES.
  2. Haz clic en Guardar.

¿Qué deberías ver al terminar?

  • La póliza queda guardada y Crol le asigna un Folio.
  • Al volver a la pantalla de Consulta, la póliza aparece en el listado con su fecha, folio, tipo, concepto, origen Manual y estado Elaborado.

Si algo salió diferente

No puedo guardar porque las sumas no son iguales

Causa: el total de cargos no coincide con el total de abonos. Una póliza no cuadrada no se puede guardar.

Solución: revisa los importes de cada partida hasta que SUMAS IGUALES muestre el mismo total en Cargos y en Abonos.

No se guarda porque falta un campo obligatorio

Causa: quedó vacío un campo requerido. Los campos obligatorios son los que aparecen resaltados en amarillo en el formulario.

Solución: completa los campos en amarillo y vuelve a Guardar.

Hazlo simple.