Registrar una póliza contable de forma manual

Registrar una póliza contable de forma manual

TUTORIAL⏱ 5 min📦 Contabilidad y finanzas. Póliza contable

Al terminar este tutorial habrás capturado una póliza contable manual con sus partidas cuadradas y la verás en el listado con su folio. Aquí seguimos el camino más corto; para el detalle de cada campo usa la Referencia.

Cuándo usar una póliza manual

En Crol la mayoría de las pólizas son automáticas: nacen del registro de las transacciones del sistema. La póliza manual existe para los movimientos contables que ninguna transacción genera, como el traspaso de impuestos acreditables y por pagar, los ajustes por impuestos diferidos, los movimientos entre cuentas de capital o el registro de movimientos a cuentas de orden.

Tenlo presente antes de capturar. Los movimientos de una póliza contable solo afectan los saldos y la información contable —saldos de cuentas, balanza, auxiliares de mayor, estados financieros—, no los módulos de bancos, compras y gastos o ventas. Si una partida toca una cuenta bancaria, el movimiento no aparecerá en el libro de bancos ni en los movimientos de esa cuenta; y si toca cuentas de clientes o proveedores, sus saldos discreparán de las cuentas por cobrar y por pagar de ventas y compras.

Antes de empezar

  • Contar con un perfil con acceso a la transacción Póliza contable: los perfiles maestros (administrador, capturista global, administrador de firma o ejecutivo de cuenta) o un perfil creado por la empresa con ese permiso.
  • Tener configurado el catálogo de cuentas de la empresa.
  • Saber qué cuentas vas a afectar y con qué importes de cargo y abono.

Pasos

  1. Abre la transacción Póliza contable. Llegas a la pantalla de Consulta: aquí ves las pólizas manuales ya registradas y el botón Nuevo.
  1. Haz clic en Nuevo. Se abre el formulario vacío con las partidas en blanco.
  1. Elige el Tipo de póliza (Ingreso, Egreso, Diario u Orden) y confirma la Fecha (debe ser posterior a la fecha de bloqueo del sistema).
  2. Escribe el Concepto que describe la póliza (por ejemplo, "Ajuste de IVA del mes").
  3. En cada renglón de Partidas: si lo necesitas, ajusta la Sucursal, el Proyecto y el Clasificador de costo y gasto (columna C. Costo) —vienen con un valor por defecto—; después elige la Cuenta contable y captura su importe en Cargos o en Abonos según corresponda.
  1. Verifica que la póliza cuadre: el total de Cargos debe ser igual al total de Abonos en SUMAS IGUALES.
  2. Haz clic en Guardar.

¿Qué deberías ver al terminar?

  • La póliza queda guardada y Crol le asigna un Folio.
  • Al volver a la pantalla de Consulta, la póliza aparece en el listado con su fecha, folio, tipo, concepto, origen Manual y estado Elaborado.

Si algo salió diferente

No puedo guardar porque las sumas no son iguales

Causa: el total de cargos no coincide con el total de abonos. Una póliza no cuadrada no se puede guardar.

Solución: revisa los importes de cada partida hasta que SUMAS IGUALES muestre el mismo total en Cargos y en Abonos.

No se guarda porque falta un campo obligatorio

Causa: quedó vacío un campo requerido. Los campos obligatorios son los que aparecen resaltados en amarillo en el formulario.

Solución: completa los campos en amarillo y vuelve a Guardar.

Hazlo simple.