CASO PRÁCTICO ⏱ 8 min 📦 Contabilidad y finanzas. Bancos y tesorería. Depósitos

El escenario

Facturaste $7,109.00 a la plataforma por la venta del mes. La plataforma te depositó $6,490.02 y retuvo el resto: te lo entera al SAT a tu nombre y te lo ampara con un CFDI de retenciones. Esa diferencia no es un descuento ni una pérdida — es impuesto tuyo pagado por anticipado, y lo recuperas al declarar.

Así se descompone la factura:

Las dos retenciones se calculan sobre el monto antes de IVA, no sobre el total. La tasa de ISR depende del tipo de servicio que registró la plataforma en el complemento:

En este caso es una cafetería que vende por una plataforma de entrega, así que aplica entrega de alimentos preparados: ISR al 2.1 por ciento e IVA retenido al 50 por ciento.

Antes de empezar

• Ten a la mano el CFDI de retenciones que te emitió la plataforma. De ahí salen los dos importes; no los calcules tú.
• La factura de venta a la plataforma ya debe estar registrada y con saldo pendiente.
• Tu catálogo de conceptos necesita dados de alta IVA RETENIDO ACREDITABLE e ISR RETENIDO POR EL USO DE PLATAFORMAS TECNOLOGICAS ACREDITABLE. Si no aparecen en el paso 5, pídelos a tu contador o a soporte antes de seguir.
• Identifica en qué cuenta bancaria cayó el depósito.

La solución paso a paso

El orden importa: primero el depósito del neto, después las dos retenciones. Son tres documentos y ninguno sustituye a otro.

PASO 1 El depósito del neto

Empieza en la pantalla de consulta de Depósito. La encuentras en Opciones › Bancos › Depósito. Haz clic en Nuevo.

1Captura el Contacto: la plataforma a la que le facturaste. El domicilio fiscal se llena solo.

2Haz clic en el ícono a la derecha de Selección de documentos. Se abre la ventana Documentos con lo que le tienes pendiente de cobro. Marca la casilla de tu factura y pulsa Aceptar.

En esta ventana los folios llevan el prefijo de su serie, y la lista mezcla facturas con notas de venta. Fíjate bien en cuál marcas.

3Elige la Forma de pago. Si la plataforma te depositó a la cuenta, es 03 - TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA DE FONDOS.

4Captura el Importe del depósito: los 6,490.02 que sí entraron al banco.

Estos dos campos van en ese orden y no es capricho del formulario: hasta que eliges la forma de pago, el importe del depósito está bloqueado.

5En la pestaña Partidas, captura el mismo importe en la columna Importe del renglón de la factura, y guarda.

El depósito toma folio y el saldo de tu factura baja a 618.98, que es justo la suma de las dos retenciones que faltan por registrar.

PASO 2 Las dos retenciones

Las retenciones no mueven dinero, así que no van por Bancos: van por Abonos a cuentas por cobrar. La encuentras en Opciones › Todas las opciones › Ventas, en el grupo Ajuste de saldos.

Aquí está la regla que explica por qué son dos documentos y no uno: cada abono admite un solo Concepto, y el concepto es lo que decide a qué cuenta contable se carga la retención. Una retención, un concepto, un abono.

6Haz clic en Nuevo y captura el Contacto. Hasta que lo elijas, el campo Concepto sigue deshabilitado.

7Abre Concepto y elige IVA RETENIDO ACREDITABLE.

Cuidado al elegir: el catálogo trae varios conceptos parecidos. El de ISR de plataformas no es el mismo que el de RESICO ni que el de otros impuestos retenidos.

8Con el ícono de Selección de documentos, marca la misma factura y pulsa Aceptar.

9Captura 490.28 en la columna Importe del renglón. En Notas, anota el folio fiscal del CFDI de retenciones: te va a servir cuando concilies.

10Guarda.

El saldo de la factura baja otra vez, ahora a 128.70.

11Repite los pasos 6 a 10 para el ISR: mismo contacto, misma factura, importe 128.70, y concepto ISR RETENIDO POR EL USO DE PLATAFORMAS TECNOLOGICAS ACREDITABLE.

¿Qué deberías ver al terminar?

El saldo de la factura queda en cero. Ese es el resultado que buscas: el cliente ya no te debe nada, aunque a tu banco solo hayan entrado 6,490.02.

Si quieres comprobar que quedó bien contabilizado, abre la pestaña Póliza contable de cualquiera de los dos abonos. Vas a ver cuatro renglones:

Esos dos últimos renglones son los que sorprenden a mucha gente. Crol desglosa el abono en base más IVA porque el IVA se causa cuando se cobra: al abonar la cuenta por cobrar, la parte proporcional del IVA deja de estar pendiente y pasa a cobrada. Súmalos entre los tres documentos y te dan exactamente el IVA de tu factura.

Por último, guarda el comprobante. El XML del CFDI de retenciones se adjunta en los abonos a cuentas por cobrar, no en el depósito: es ahí donde vive la retención. Abre la pestaña Archivos digitales del abono y sube el archivo a su carpeta.

Si algo salió diferente

El campo Concepto está en gris y no puedo elegir nada

Causa: todavía no capturaste el Contacto. El concepto depende de él.

Solución: captura primero el contacto y el campo se habilita solo.

La factura no aparece en la ventana de selección de documentos

Causa: la ventana solo lista documentos con saldo pendiente del contacto que elegiste. Si ya la saldaste, o si el contacto no es el mismo con el que facturaste, no va a salir.

Solución: verifica que el contacto sea el correcto y que la factura conserve saldo. Recuerda que la ventana mezcla facturas con notas de venta, y que la columna del tipo de documento es lo único que las distingue.

La factura quedó con un saldo pequeño que no cuadra

Causa: casi siempre es que las retenciones se calcularon sobre el total facturado y no sobre la base sin IVA, o que se registró una sola de las dos.

Solución: compara los dos importes contra el CFDI de retenciones de la plataforma. Si te equivocaste en un abono, cancélalo con el botón ✕ de la barra de opciones y captúralo de nuevo: al cancelar, el saldo regresa a la factura.

La pestaña Póliza contable dice que la póliza está en proceso de generación

Causa: la póliza no se arma en el mismo instante en que guardas.

Solución: espera unos segundos, vuelve a abrir el documento desde la pantalla de consulta y entra otra vez a la pestaña.