Cómo registrar una factura de compras y gastos en Crol ERP

Cómo registrar una factura de compras y gastos en Crol ERP

Bienvenido a la guía de ayuda de Crol ERP, diseñada para apoyarte en el registro y control de facturas de compras y gastos de forma ágil, precisa y conforme a los procesos operativos y contables de tu organización.

Con Crol ERP, cuentas con una solución integral que te permite registrar y administrar facturas de compras y gastos, asegurando un control preciso de los pagos a proveedores, la gestión de inventarios y el impacto contable de cada operación. 

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A través de esta transacción, podrás registrar las compras de productos terminados para comercializar, compras de insumos, gastos y compras de activos fijos.

Podrás generar facturas de compras y gastos a partir de una orden de compra o una cotización aprobada. También es posible realizar el registro en forma automática e inteligente, cargando el CFDI del proveedor directamente a la transacción.

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Para facilitar el seguimiento de tus compras y egresos, la consulta histórica de facturas en Crol incluye accesos directos a documentos relacionados, como órdenes de compra, cotizaciones, requisiciones, entradas de mercancías al inventario y los pagos realizados.

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En esta guía, te proporcionaremos las instrucciones necesarias para registrar, consultar y gestionar una factura de compras y gastos en Crol ERP, maximizando las funcionalidades que la plataforma ofrece en este proceso. Descubre cómo simplificar y agilizar la administración de tus compras y gastos de manera organizada y eficiente.

Formas de registrar una factura de compras y gastos

  1. Puedes capturarla manualmente, ingresando los datos directamente en cada sección de la transacción
  2.  Puedes usar la carga inteligente de CFDI, arrastrando el archivo XML  para que el sistema llene automáticamente los campos.
  3. También puedes utilizar la herramienta AutoTran, que permite realizar el registro inteligente con base en reglas y datos configurados previamente.

Registro manual de una factura de compras y gastos

Acceso al módulo

Desde esta sección puedes ingresar al módulo de compras y gastos del sistema, donde podrás consultar registros existentes y capturar nuevas facturas. Este punto explica cómo acceder al módulo desde el menú principal del sistema.

Para acceder a la factura de compras y gastos, sigue estos pasos:


1. Dirígete a Opciones > Todas las opciones > Compras y gastos > Factura de compras y gastos.

2. Se abrirá la pantalla de consulta donde puedes visualizar las facturas registradas.


Esta pantalla muestra todas las facturas registradas en el sistema. Permite aplicar filtros para realizar búsquedas específicas y visualizar información importante como el estado del CFDI, contacto, importe y estado de validación ante el SAT.

Los datos que se presentan son los siguientes: 

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Archivo adjunto: Indica si la factura tiene un archivo adjunto, como el XML o PDF del comprobante fiscal. 

Validación del CFDI del SAT: Muestra el estado de validación del comprobante fiscal ante el SAT. 

Fecha: Indica la fecha de registro de la factura en el sistema. 

Folio: Número de referencia asignado a la factura. 

Contacto: Nombre del proveedor que emitió la factura. 

Total: Monto total de la factura, expresado en la moneda correspondiente. 

Moneda: Tipo de moneda en la que fue registrada la transacción. 

Saldo: Monto pendiente de pago de la factura. 

Referencia: Información adicional sobre la factura. 

Estado: Indica el estatus actual de la factura (capturado, aplicado, cancelado, saldado, pendiente de revisión, etc.).


Acciones disponibles en la pantalla de consulta 

Buscar y filtrar registros: Utiliza las barras de búsqueda debajo de cada columna para encontrar facturas específicas.
Registrar una nueva factura: Haz clic en el botón "Nuevo" para iniciar el registro de una nueva factura.
Consultar detalles: Haz clic en el folio de una factura para acceder a su información completa.

3. Haz clic en Nuevo en la barra de opciones para iniciar un nuevo registro. 

Área de encabezado 

Datos generales 

En esta sección se capturan los datos generales del comprobante, como el proveedor, sucursal, almacén, fechas clave y tipo de documento. Estos campos permiten registrar correctamente la compra y vincularla a procesos internos como inventarios, contabilidad o validación fiscal.



Los datos que se presentan son los siguientes:
 

Sucursal: Selecciona la sucursal donde se registrará la factura.

Almacén: Define el almacén donde se almacenarán los productos adquiridos.

Proyecto: Permite asignar la factura a un proyecto específico o dejarlo como 'ninguno'.

Contacto: Proveedor que emite la factura.

Folio: Número de referencia asignado automáticamente por el sistema.

Fecha del documento: Fecha en la que se emite la factura de compra.

Fecha de recepción: Fecha en la que se reciben los bienes o servicios.

Moneda: Moneda en la que se registra la compra.

Total del documento: Monto total de la factura, incluyendo impuestos.

Etiqueta: Permite asignar una categoría a la factura para su clasificación.

Documento no deducible: Opción para marcar si la factura no es deducible para efectos fiscales.

Aplica reembolso: Indica si la factura aplica para un reembolso.

Documentos relacionados: Permite asociar la factura con otros documentos, como órdenes de compra o notas de crédito.

Tipo de documento: Este campo se utiliza únicamente cuando el registro se realiza desde la transacción de saldos iniciales.

Validación del CFDI: Indica si el comprobante ha sido validado ante el SAT.

Condiciones de pago

Esta sección define los términos pactados con el proveedor para liquidar el importe de la factura. Establecer correctamente estos datos permite llevar un control efectivo de las cuentas por pagar y facilita la gestión de flujos de efectivo dentro de la empresa.

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Los datos que se presentan son los siguientes:

 

Días de crédito: Número de días de plazo otorgado por el proveedor para realizar el pago.

Vencimiento: Fecha límite para efectuar el pago.

Saldo: Monto pendiente de pago de la factura.

Saldo en anticipos: Monto disponible en anticipos registrados para este proveedor que pueden ser aplicados a la factura.

Lista de precios: Lista de precios seleccionada para determinar los valores de compra.

Precio de compra: Indica la referencia de precios utilizada en la factura (ej. Precio 1, Precio 2).

Método de pago: Forma en la que se realizará el pago conforme al SAT.


Área de detalle 

Partidas 

En esta sección se registran los conceptos de productos o servicios incluidos en la factura. Cada partida representa un ítem individual adquirido, permitiendo desglosar la operación con información detallada sobre su destino, valor y atributos fiscales.


Los datos que se presentan son los siguientes:

 

No.: Número consecutivo asignado automáticamente a cada partida.

Almacén: Almacén al que se destina el producto o servicio registrado en la partida.

Proyecto: Proyecto relacionado con la compra, si aplica.

Centro de costo (C. Costo): Clasificación que permite asociar la partida a un centro de costo específico.

Descripción: Detalle del producto o servicio registrado.

Unidad: Unidad de medida (ej. pieza, litro, servicio, etc.).

Cantidad: Número de unidades adquiridas.

Costo unitario: Valor por unidad del producto o servicio.

Importe: Resultado de multiplicar cantidad por costo unitario.

$ Descuento: Monto de descuento aplicado a la partida.

IVA: Tasa de IVA aplicada.

IEPS: Indica si el producto está afecto a IEPS.

IVA retenido: Monto o condición de IVA retenido, si aplica.

ISR retenido: Monto o condición de ISR retenido, si aplica.

IEPS retenido: Indica si existe retención de IEPS.

Total: Importe total resultante de la partida.

Notas: Comentarios adicionales.

No deducible: Indica si la partida no es deducible fiscalmente.

Información del pago

Esta sección permite visualizar los pagos realizados a la factura registrada, indicando las fechas, las cuentas utilizadas y la forma en que se realizaron.


Los datos que se presentan son los siguientes:

 

Fecha: Fecha en que se registró el pago.

Folio: Número de folio del documento de pago asociado.

Forma de pago: Método utilizado.

Cuenta: Cuenta desde donde se realizó el pago.

Referencia: Referencia del pago.

Aplicado: Indica si el pago ya fue aplicado.

Total: Monto del pago.

Inventarios

Cuando una factura de compras incluye productos, el sistema realiza una entrada de inventario automáticamente. Esta sección muestra el detalle del movimiento generado en inventarios, lo cual permite validar que los artículos fueron ingresados correctamente al almacén correspondiente y están disponibles para su uso o venta.


Los datos que se presentan son los siguientes:

Fecha: Fecha en la que se registró el movimiento de entrada al inventario.

Folio: Folio del documento que genera la entrada.

Operación: Tipo de operación realizada en inventarios.

Almacén: Almacén físico donde se registró el ingreso de los productos.

Total: Importe total del valor de los productos ingresados al inventario.

Póliza contable

Cada factura de compras genera un registro contable automático, reflejado en la póliza contable. Esta póliza contiene los cargos y abonos que afectan las cuentas contables configuradas, permitiendo mantener actualizados los registros contables de forma automática y confiable.


Los datos que se presentan son los siguientes:

 

Cuenta: Cuenta contable afectada en el sistema.

Cargos: Monto cargado a la cuenta.

Abonos: Monto abonado a la cuenta.

Referencia: Descripción o referencia de la operación.

Proyecto: Proyecto al cual se asigna la partida contable.

Clasificador de costo y gasto: Clasificador de costo y gasto de la partida.

Bitácora

Esta sección muestra el historial de acciones realizadas sobre la factura. Permite rastrear quién y cuándo realizó alguna modificación o cambio de estatus dentro del sistema, ofreciendo trazabilidad para auditoría interna y control de procesos.



Los datos que se presentan son los siguientes:


Fecha: Fecha y hora en que se registró la acción.
Flujo: Acción realizada, como "Capturado", "Aplicado", etc.
Usuario: Nombre de la persona que realizó la acción.
Notas: Comentario adicional si se ingresó alguno durante el registro del movimiento.

Revisión 

Al registrar una factura de compras y gastos, es posible que esta pase por un proceso interno de revisión antes de ser aprobada para su aplicación contable o su pago. Esta validación puede ser parte de un flujo de autorización implementado dentro de la empresa, donde se revisa que los datos capturados coincidan con los comprobantes emitidos por el proveedor, que la factura esté debidamente validada ante el SAT y que cumpla con los requisitos internos de deducibilidad, presupuesto y políticas de compra.


Los datos que se presentan son los siguientes:

Fecha: Fecha en que se realizó la revisión.
Estado: Estado de la factura (pendiente, aprobada, rechazada).
Usuario: Persona que realizó la revisión.
Comentario: Comentario sobre la validación o rechazo.

Archivos digitales 

Esta sección está diseñada para asociar documentos digitales relevantes a la factura, como archivos XML, PDF del proveedor, órdenes de compra o documentos escaneados. Facilita la validación y consulta documental, manteniendo todos los archivos relacionados disponibles en un solo lugar para consulta y auditoría. 

Para hacerlo, sigue estos pasos: 
1.- Haz clic en el botón de archivos digitales  en la barra superior del catálogo. Se abrirá la siguiente pantalla.


2.- Haz clic en el botón adjuntar  Se abrirá la siguiente pantalla:


3.- Haz clic en el botón seleccionar y elige los archivos que quieres adjuntar.
 
4.- Después de seleccionar los archivos, haz clic en el botón adjuntar  . Los archivos se añadirán a la carpeta seleccionada.

Las otras opciones de la barra de menú de archivos digitales son las siguientes:

 
   Desplazarse entre los archivos.
 
Abrir archivos.
 
Actualizar archivos.
 
  Crear carpetas.
 
Eliminar archivos. Seleccione el archivo y luego de clic en este ícono.

Totales del documento 

Esta sección presenta el resumen numérico de la factura, calculado con base en las partidas registradas. Es fundamental para validar el monto final antes de guardar el documento en el sistema.

 

Los datos que se presentan son los siguientes:

 
Importe: Suma del total antes de impuestos de todas las partidas registradas.
Descuento: Monto total de los descuentos aplicados a nivel partida.

IVA: Monto correspondiente al impuesto al valor agregado (IVA) aplicado sobre el subtotal.
Total: Suma total de la factura incluyendo IVA y después de aplicar descuentos.
Saldo del documento: Monto total pendiente de pago, útil para identificar si hay pagos aplicados o anticipos relacionados.

Notas: Espacio libre para registrar observaciones generales del documento.

Carga inteligente de CFDI

Esta funcionalidad te permite agilizar el registro de facturas de compras y gastos, importando directamente el archivo XML emitido por tu proveedor. El sistema lee y extrae automáticamente la información fiscal contenida en el comprobante, minimizando errores de captura y reduciendo el tiempo de registro.

Pasos para realizar la carga inteligente del CFDI:

 
  1. Selecciona Opciones > Todas las opciones > Compras y gastos > Factura de compras y gastos.
  2. Haz clic en Nuevo en la barra de opciones para iniciar un nuevo registro.
  3. Haz clic en la opción   Importar XML.
  4. Se abrirá una ventana donde podrás seleccionar el archivo CFDI (XML) de tu proveedor.
  5. Haz clic en Aceptar y el sistema iniciará la carga del archivo.
  6. Verifica que la información importada sea correcta y completa los campos requeridos.
  7. Selecciona Guardar en la barra de opciones para registrar la factura.

Notas

  • Si el proveedor no existe, el sistema lo agregará automáticamente al catálogo de contactos.
  • A través de la herramienta inteligente de reconocimiento InteliTran, el sistema identificará y registrará automáticamente los productos o servicios contenidos en el CFDI del proveedor que hayan sido utilizados en transacciones anteriores. Esto permite realizar registros de compras y gastos de forma más rápida y sencilla.
  • En los campos de notas de las partidas, se registrará la descripción de los productos o servicios facturados por el proveedor.
  • Si lo necesitas, puedes editar los campos de las partidas, ya sea para agregar o modificar un concepto, cambiar el almacén, el proyecto o el clasificador de costos y gastos.
  • Al concluir el registro, Crol dará entrada al inventario por los productos adquiridos, registrará los gastos y generará la póliza contable y la póliza electrónica de forma automática.
  • El archivo digital del CFDI se almacenará en la pestaña de archivos digitales. También puedes agregar el PDF de la representación impresa haciendo clic en la opción Cargar archivo digital, ubicada en la barra de opciones de la transacción.

Registro a través de AutoTran

Crol ERP cuenta con una herramienta inteligente llamada AutoTran, diseñada para facilitar el registro automático de facturas de compras, gastos o ventas. Esta funcionalidad utiliza reglas predefinidas y patrones aprendidos para identificar conceptos frecuentes, aplicar clasificaciones y generar registros contables de forma automática, sin intervención manual.


AutoTran es ideal para empresas que desean automatizar el registro de sus facturas y  optimizar sus procesos administrativos.

Para conocer el funcionamiento detallado del registro con AutoTran, consulta la guía Registrar facturas de compras, gastos o ventas de forma inteli​gente.

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